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工程监理档案管理实施细则

工程监理档案是工程项目建设过程中监理单位履行职责的原始记录，是反映工程质量、进度、投资控制及合同管理、信息管理等工作的重要依据，也是工程竣工验收、质量追溯及后期维护的关键资料。为规范监理档案管理，确保档案完整、准确、系统，结合工程监理实际工作流程，制定本实施细则。

一、管理职责划分

监理单位为档案管理责任主体，需建立由总监理工程师牵头、专业监理工程师配合、专职资料员具体实施的三级管理体系。总监理工程师全面负责档案管理工作，需在项目开工前组织制定档案管理制度，明确分类标准、收集范围及归档要求；定期（每月不少于1次）检查档案管理情况，对重要文件的完整性、真实性负领导责任。专业监理工程师为所负责专业档案的第一责任人，需在日常监理工作中同步收集本专业相关文件（包括施工方案审批记录、材料进场验收单、隐蔽工程验收记录等），经审核签字后3个工作日内移交资料员；对文件内容的准确性、签认合规性负责，不得遗漏关键环节记录。专职资料员负责档案的日常整理、编目、保管及利用服务，需熟悉工程建设程序和监理规范，掌握档案管理专业知识；接收文件时需核对文件份数、签认手续是否齐全，不符合要求的应退回整改；定期（每季度）对档案进行清查，确保账物一致。

二、文件分类与范围界定

监理档案按内容性质和形成阶段分为五大类，具体范围如下：

1.监理管理文件：包括监理合同（含补充协议）、监理规划（含安全监理规划）、监理实施细则（含安全监理细则）、项目监理机构组织架构及人员变更文件、监理工作制度（如例会制度、验收制度）、监理人员资格证书（复印件需加盖单位公章）、建设单位授权书等。

2.监理工作记录：涵盖监理日志（需逐日记录天气、施工部位、人员机械投入、问题处理等内容）、旁站监理记录（需明确旁站部位、时间、施工情况及监理措施）、巡视检查记录（含质量、安全、进度问题描述及整改要求）、平行检验记录（需附检测数据、结论及检测单位资质证明）、见证取样记录（含样品名称、数量、送检时间、检测结果）等。

3.监理验收文件：包括检验批质量验收记录（需施工单位自检、监理单位验收双签）、分项工程质量验收记录（含各检验批汇总结论）、分部工程质量验收记录（需勘察、设计、建设、施工、监理五方签认）、单位工程预验收记录（附整改清单及闭合证明）、竣工预验收报告（含工程质量评估结论）等。

4.监理协调文件：包含第一次工地会议纪要（明确各方责任及工作程序）、监理例会纪要（记录进度偏差、质量问题、协调事项及责任单位）、专题会议纪要（如安全专项会议、设计变更会议）、监理通知单（含问题描述、整改期限及复查要求）、工作联系单（用于非指令性事项沟通）、工程暂停令及复工令（需建设单位签认）等。

5.监理成果文件：主要为工程质量评估报告（竣工后提交，需总监理工程师签字并加盖单位公章）、质量事故处理报告（含事故原因分析、处理方案及验收结论）、工程竣工总结（总结监理工作成效及经验教训）等。

三、收集与整理要求

（一）收集原则：坚持“同步收集、及时完整”原则，所有监理文件应随工程进度同步形成，避免事后补记。专业监理工程师需在完成现场验收、审批等工作后24小时内填写记录，3个工作日内移交资料员；需建设单位、施工单位签认的文件，应在签认完成后1个工作日内收集归档。

（二）质量要求：归档文件应为原件（特殊情况需复印件时，需注明“与原件一致”并加盖提供单位公章）；签字栏需手写签名，不得代签或漏签，签名字迹清晰可辨；表格类文件需使用工程所在地建设行政主管部门或行业协会发布的统一格式，无统一格式的应采用监理单位标准化模板；文件内容需完整，如监理通知单应包含问题部位、违反规范条款、整改要求及复查时间，不得仅写“整改”等模糊表述。

（三）整理方法：按“分类-分阶段-分专业”三级体系整理。首先按五大类分类，每类下按工程建设阶段（准备阶段、施工阶段、竣工阶段）细分，阶段内再按专业（土建、安装、市政等）组卷。卷内文件按时间顺序排列，同一事项的来文与复文、请示与批复应集中放置，批复在前、请示在后；施工方案审批记录应按“施工单位申报稿-专业监理工程师审查意见-总监理工程师审批意见”顺序排列。卷内目录需逐项填写文件题名、编制日期、编制单位、页号，目录与文件内容一一对应；卷内备考表需注明卷内文件数量、缺损情况及立卷人、审核人签字、日期。

四、归档与保存规范

（一）归档时间：项目竣工预验收通过后30个工作日内完成档案归档，形成《监理档案归档目录》，经总监理工程师审核后移交监理单位档案管理部门；需向建设单位移交的档案，应在工程竣工验收后15个工作日内完成移交，双方签署《档案移交清单》，注明文件名称、份数、移交日期及经办人。

（二）保存环境：档案库房需满足防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘要