销售合同审查与执行记录表.docVIP

销售合同审查与执行记录表工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业销售业务中，从合同签订前审查到履行完毕的全流程管理场景。具体包括：新客户首次合作合同签订、老客户续约合同审核、大额/复杂条款合同专项审查、合同履行过程中的进度跟踪与风险预警、合同变更或终止记录等。通过系统化记录合同关键信息与执行动态，可帮助销售团队、法务部门、财务部门协同工作，保证合同条款合规、权责清晰，有效防范履约风险，同时为后续业务复盘、客户信用评估提供数据支撑。

二、全流程操作指引

（一）合同接收与初步登记

发起登记：销售专员收到客户提交的合同草案（或企业拟定的合同文本）后，立即登录系统或使用纸质模板，填写《销售合同审查与执行记录表》基础信息，包括合同编号（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-销售-001）、合同名称（如“XX公司产品销售合同”）、签约主体信息（甲方：客户公司全称、统一社会信用代码；乙方：本公司全称、纳税人识别号）、合同签订日期、预计签订日期、合同总金额、合同期限、所属销售项目名称等。

材料附件：同步合同文本、附件（如技术协议、订单、补充条款等）扫描件，保证材料完整性与可追溯性。

（二）合同审查要点核对

主体资格审查：法务专员或授权审核人核对甲方营业执照（保证在有效期内、经营范围与合同标的匹配）、法定代表人身份信息，若涉及授权代表，需核查授权委托书及代理人证件号码明，避免签约主体不适格风险。

核心条款合规性审查：重点审查以下条款：

标的物信息：产品名称、规格型号、数量、质量标准（是否明确国家标准/行业标准/双方约定标准）是否清晰；

价款与支付：单价、总价、计价方式（含税/不含税）、支付条件（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、支付期限、账户信息（乙方账户是否与公司预留账户一致）；

交付与验收：交付时间、地点、方式（运输责任承担）、验收流程（验收标准、时限、异议处理机制）；

违约责任：双方违约情形的认定标准、违约金计算方式、赔偿范围是否对等，避免“霸王条款”；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）的约定是否明确（如选择诉讼需明确管辖法院，选择仲裁需明确仲裁机构）。

风险标注：对审查中发觉的不合规、不明确或高风险条款（如“甲方有权单方解除合同”“争议管辖地不利于乙方”等），在记录表“审查意见”栏详细标注风险点及修改建议，反馈至销售专员与客户沟通调整。

（三）合同审批与签订

内部审批流程：销售专员根据审查意见与客户协商修改合同后，按公司审批权限逐级提交审批：

销售部门负责人：审核合同金额、客户信用、销售策略匹配度；

法务部门负责人：最终确认条款合规性，签署“合规审查意见”；

财务部门负责人：审核价款支付方式、税务处理、发票开具条款；

总经理/分管副总：对大额合同（如超过XX万元）或特殊条款合同进行最终审批。

签订与归档：审批通过后，由销售专员按公司规定（如用印申请流程）办理合同用印手续，保证合同文本“骑缝章”“公章”齐全。签订完成后，将原件至少2份（甲乙双方各执1份）提交行政部归档，并在记录表“签订状态”栏标注“已签订”，记录签订日期、合同份数、归档编号。

（四）合同履行过程跟踪

执行节点记录：销售专员作为合同执行第一责任人，按以下节点实时记录履行情况：

交付节点：记录产品/服务交付日期、物流单号、交付签收人（客户方签字或盖章的交付确认单编号）；

验收节点：记录客户验收日期、验收结果（合格/不合格）、不合格项处理进展（如返工、换货时间）；

回款节点：记录各笔款项到账日期、金额、到账账户（是否与合同约定账户一致），关联发票开具信息（发票号码、金额、开具日期）；

质保期节点：记录质保期起始日期、质保期届满日期，以及质保期内客户反馈问题的处理情况（如维修次数、响应时间）。

异常情况处理：若出现延迟交付、验收不合格、逾期未回款等异常，需在记录表“异常情况”栏详细描述事由、影响评估、已采取的措施（如与客户沟通函、催款通知）及下一步计划，同时抄送销售部门负责人与法务部门启动风险应对机制。

（五）合同变更与终止记录

变更流程：若需变更合同（如标的物数量、价款、交付时间等），由销售专员与客户协商签订《补充协议》或《变更函》，参照原合同审查、审批流程执行，并在记录表“变更记录”栏补充变更内容、变更协议编号、签订日期及生效条件。

终止流程：因合同履行完毕、双方协商一致或法定原因终止合同时记录终止日期、终止原因（如“正常履约完毕”“客户违约解除”）、终止后处理情况（如尾款结算、资料返还、质保期延续），并附终止协议或相关证明材料（如客户确认的终止函）。

（六）归档与总结

合同履行完毕或终止后，销售专员整理记录表及所有附件（合同文本、审批单、交付验收单、付款凭证、变更/终止协议等），提交行政部统一归档。每季度/年度，销售部门可基于记录表数据，分析合