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适用会议类型与场景
会议纪要全流程操作指南
一、会前：充分准备，聚焦目标
明确会议核心目的
组织者需提前与主持人沟通，确认会议核心目标（如决策问题、同步进度、解决冲突等），避免议题发散。
确定会议时长、参会人员（必邀与可选），并提前3天发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程及预读材料（如项目文档、数据报表等）。
准备纪要框架与工具
记录人提前熟悉本模板，根据议程预填“会议基本信息”“议题列表”等基础内容，避免会议中临时整理遗漏。
准备会议记录工具（如电脑、录音设备需提前告知参会人员同意），或使用协作文档（如腾讯文档、飞书文档）实时同步记录，方便参会人补充信息。
二、会中：精准记录，锁定行动
关键信息实时记录
会议基本信息：准确记录会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及参会人员（含部门/职务，用“”代替姓名，如“市场部-经理”）、缺席人员及原因。
议题讨论过程：按议程顺序记录每个议题的讨论要点，聚焦“结论”而非“争论细节”，对分歧点需标注“未达成共识，需进一步调研”。
决议事项：对会议达成的明确决议（如“通过XX方案”“调整XX计划”），需记录决议内容、责任部门/人及生效时间。
行动项“三要素”即时确认
对会议中明确的任务，需当场与负责人确认并记录“行动项三要素”：具体任务描述（避免“跟进XX”等模糊表述，需明确“完成XX报告初稿”）、负责人（部门+姓名，如“研发部-工程师”）、计划完成时间（精确到日期，如“2024年X月X日下班前”）。
记录人需复述行动项，与参会人员交叉确认，避免责任遗漏或时间误差。
三、会后：整理分发，闭环跟进
纪要整理与审核
会议结束后24小时内，记录人需整理纪要，补充完善讨论细节、决议内容及行动项，保证语言简洁、逻辑清晰。
将纪要初稿提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项责任人与时间是否无误，审核通过后定稿。
分发与同步
定稿纪要通过邮件或企业协作平台发送至所有参会人员，抄送相关领导及项目干系人，邮件标题注明“【会议纪要】[会议名称]-[日期]”。
在协作文档中同步更新“行动项跟踪表”，标注“待执行”状态，并提醒负责人及时反馈进度。
进度跟踪与闭环
记录人每周更新行动项状态，对逾期未完成的任务，提前2天提醒负责人；若遇延期，需记录延期原因及新完成时间。
下次会议开始前，回顾上期行动项完成情况，在“其他事项”中同步已关闭/未关闭项，形成“计划-执行-检查-处理”闭环管理。
会议纪要标准模板
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
会议日期
年月日
会议时间
：-：（北京时间）
会议地点/平台
线上：__________；线下：__________
主持人
（部门/职务，如“总经理”）
记录人
（部门/职务，如“行政专员”）
参会人员
（部门/职务，如“销售部-主管”“技术部-工程师*”等，多人分行列举）
缺席人员及原因
（如“产品部-经理*：因客户拜访缺席”）
二、议题与讨论内容
议题编号
议题名称
讨论要点
关键结论/决议
1
项目A进度同步
研发组：当前完成70%，测试模块延期；市场组：竞品分析报告需补充数据。
1.研发组优先完成核心模块，测试模块延期至X月X日；2.市场组X月X日前补充数据。
2
年度预算调整申请
财务组：Q2营销费用超预算10%；市场组：需追加线上推广预算20万。
决议：线上推广预算追加15万，剩余5万需提交详细ROI分析报告，X月X日前提交财务组。
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三、行动项跟踪表
行动项编号
任务描述
负责人（部门/职务*）
协助人（部门/职务*）
计划完成时间
实际完成时间
状态（待执行/进行中/已完成/延期）
备注（如延期原因、交付物）
ACT-001
完成项目A测试模块开发
研发部-工程师*
测试部-专员*
2024-06-30
待执行
ACT-002
补充竞品分析报告数据
市场部-分析师*
-
2024-06-15
待执行
数据来源：第三方行业数据库
ACT-003
提交线上推广预算ROI分析报告
市场部-经理*
财务部-会计*
2024-06-20
待执行
需包含6-8月推广计划预测
…
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四、决议事项汇总
决议编号
决议内容
责任部门/人
生效日期
RES-001
项目A测试模块延期至2024年6月30日，研发部需每日同步进度至项目群。
研发部-经理*
2024-06-10
RES-002
同意追加线上推广预算15万，财务部X月X日前完成预算调整流程。
财务部-总监*
2024-06-12
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…
五、其他事项
下次会议安排：2024年X月X日14:00，主题“项目A中期复盘会”，地点：3楼会议室。
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