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行政事务处理流程及操作手册

为规范公司内部行政事务处理，明确各环节职责与操作标准，提高工作效率，保证事务有序推进，特制定本手册。本手册涵盖日常行政事务的典型场景、操作步骤、模板工具及注意事项，供各部门相关人员参考使用。

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于公司内部各类行政事务的处理，包括但不限于：

办公物资管理：如文具、耗材、设备等申领与领用；

空间资源协调：如会议室、洽谈室、工位等预约与使用；

文件流转审批：如通知、函件、申请类文件的起草、审核与归档；

差旅与活动支持：如员工差旅安排、公司小型活动场地与物资协调；

访客接待服务：如外部访客预约、接待流程与场地安排。

二、行政事务通用处理流程

各类行政事务均遵循“申请-审核-审批-执行-归档”的核心流程，具体环节可根据事务复杂程度调整：

申请：申请人根据需求填写对应模板表格，提交至相关部门；

审核：部门负责人*对申请的必要性、合理性进行初步审核；

审批：行政部或分管领导*根据权限进行最终审批；

执行：审批通过后，由申请人或行政部执行具体事务；

归档：事务完成后，相关材料整理存档，便于后续查阅。

三、分步骤操作说明

（一）办公物资申领与领用

适用场景：部门或员工因工作需要申领办公文具、设备耗材（如纸张、墨盒、文件夹等）。

操作步骤：

提交申请：申请人登录公司OA系统，《办公物资申领表》（见模板一），填写物资名称、规格、数量、用途、预计领用日期等信息，经部门负责人*审核后提交至行政部。

行政部审核：行政专员*核对申领物资的库存情况及部门预算，保证物资在可用范围内且符合成本控制要求。

审批：

常规物资（如A4纸、签字笔）：由行政主管*审批；

大额或特殊物资（如打印机、投影仪）：需分管行政副总*审批。

领用登记：审批通过后，申请人携带《办公物资申领表》至行政部仓库，与仓管员*核对物资名称、数量，签字确认后领用。

库存更新：仓管员*及时在系统中更新库存数据，保证账实一致。

（二）会议室使用申请

适用场景：部门或员工因会议、培训、洽谈等需要使用公司内部会议室。

操作步骤：

查询与预约：申请人通过会议室管理系统查询目标会议室的可用时段，选择符合参会人数、设备需求的会议室，填写《会议室使用申请表》（见模板二），注明会议主题、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风）及特殊需求（如茶水、横幅）。

部门审核：部门负责人*确认会议的必要性与时间合理性，审核通过后提交至行政部。

行政部审批：行政专员协调会议室资源，避免与已预约会议冲突；若涉及跨部门或大型会议（参会人数50人以上），需报行政主管审批。

使用确认：审批通过后，申请人将《会议室使用申请表》复印件张贴至会议室门口，会议前30分钟与行政部对接，确认设备调试、环境布置等事宜。

使用后反馈：会议结束后，申请人清理会议室，关闭设备，填写《会议室使用登记表》（见模板三），行政部检查场地后签字确认。

（三）文件流转审批

适用场景：公司内部通知、申请函、总结报告等文件的起草、审核与发布。

操作步骤：

文件起草：起草人根据事务性质撰写文件，明确标题、主送部门、内容要点、附件（如有）及拟办意见，保存为PDF或Word格式。

发起审批：通过OA系统发起审批流程，依次提交至部门负责人、分管领导（如涉及跨部门事务需增加相关部门负责人*会签）。

审核与修改：审核人重点核对文件内容的准确性、合规性及格式规范性，提出修改意见；起草人根据意见调整后重新提交。

签发与归档：审批通过后，由行政部统一编号、盖章，通过OA系统或内部邮件发布至相关部门；纸质文件由行政部分类存档，电子文件备份至服务器指定文件夹。

（四）差旅与活动支持

适用场景：员工因公出差（如客户拜访、项目调研）或部门组织小型活动（如团建、培训）。

操作步骤：

需求提报：

差旅：员工填写《差旅审批单》（见模板四），注明出差事由、时间、地点、交通方式、预计费用，经部门负责人*审核后提交至行政部。

活动：活动负责人填写《活动申请表》（见模板五），说明活动主题、时间、地点、参与人数、流程安排及物资需求，报部门负责人*审核。

资源协调：行政部根据审批结果，协助预订机票/酒店、联系活动场地、采购活动物资（如横幅、礼品）。

费用预支：员工凭审批通过的《差旅审批单》或《活动申请表》至财务部办理预支款手续，行政部协助对接供应商结算活动费用。

执行与反馈：差旅/活动结束后，员工及时提交报销凭证（如行程单、发票，需符合公司财务制度），活动负责人提交活动总结报告，行政部整理相关材料归档。

（五）访客接待服务

适用场景：外部客户、合作伙伴、部门等访客到公司洽谈或参观。

操作步骤：

访客预约：对接人提前1-2个工作日通过OA系统提交《访客接待申请表》（见模板六），注明访客姓名、单位、职务、到访时间、事由、陪同人员及需求（如翻译、停车）。