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供应链管理标准化流程及操作规范

一、适用范围与场景概述

本规范适用于企业内部供应链全流程管理，涵盖从需求提报到最终交付的各环节，具体场景包括但不限于：生产物料采购、非生产物资（如办公用品、设备）采购、供应商协同管理、仓储库存管控、物流配送调度等。适用于采购部、仓储部、物流部、财务部及需求部门（如生产部、销售部）的跨部门协作，旨在统一操作标准、提升流程效率、降低管理风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求识别与提报

需求发起：需求部门（如生产部根据生产计划、销售部根据客户订单）填写《需求申请表》，明确物资名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明及预算金额，经部门负责人*审批后提交至供应链管理部。

需求审核：供应链管理部对接收的需求进行合规性审核，重点核对需求的合理性（如数量与产能/订单匹配度）、预算符合性及历史库存情况，避免重复采购。审核通过后纳入采购计划；不通过则反馈需求部门调整。

（二）供应商选择与管理

供应商准入：

供应商需提交资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），由供应链管理部组织技术、质量部门*进行资质评审。

评审通过后，小批量试产/供货，质检部门*按《质量检验标准》进行全检或抽检，合格则纳入《合格供应商名录》；不合格则启动整改流程，整改后仍不达标者予以淘汰。

供应商绩效评估：每季度对合作供应商从质量合格率、交期达成率、价格竞争力、服务响应速度等维度进行量化评分，评分结果作为后续订单分配、合作等级调整（如A/B/C类供应商）的依据。

（三）采购订单执行

订单：供应链管理部根据审核通过的需求及供应商评估结果，通过ERP系统《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物资明细（名称、规格、数量、单价）、交货地点、交货周期、付款条款及技术标准，经采购经理*审批后发送至供应商。

订单跟踪：供应商确认订单后，供应链管理部指定专人跟踪生产/备货进度，关键节点（如生产启动、发货前）与供应商确认，保证按期交货。若遇可能延迟风险，供应商需提前3个工作日书面预警，供应链部协同需求部门制定应对方案（如调整交期、寻找替代供应商）。

（四）物流与收货管理

物流调度：供应商按订单约定发货后，将物流单号（如运单号、车次号）同步至供应链管理部，物流部*根据单号跟踪货物状态，保证运输过程中的安全与时效。

到货验收：

仓库管理员*核对到货物资与《采购订单》信息一致性（名称、规格、数量），检查外包装完整性，确认无误后签收《送货单》。

质检部门*按《抽样检验标准》对物资进行质量检验（如尺寸、功能、合格证等），检验合格则签署《入库验收单》；不合格则标识“待处理”区域，同步供应链管理部联系供应商退换货。

（五）库存管理

入库上架：仓库管理员*根据《入库验收单》，将合格物资录入ERP系统，库存台账，按物资属性（如批次、效期、存储要求）分区、分类上架，保证“账实相符”。

库存监控：

实行“先进先出”（FIFO）原则，优先出库早入库批次物资，避免积压过期。

设定安全库存阈值（如常用物资为15天用量），当库存低于阈值时，系统自动预警，触发补货流程。

定期盘点：每月末组织仓库、财务部门*进行全盘盘点，每季度抽盘10%-20%物资，盘点差异分析原因（如出入库操作失误、系统故障），责任到人并整改，保证库存数据准确率≥99.5%。

（六）出库与配送

出库申请：需求部门根据生产/业务需要提交《出库申请单》，注明物资名称、数量、领用用途，经部门负责人*审批后提交至仓库。

备货复核：仓库管理员按《出库申请单》备货，另一名人员交叉复核物资名称、规格、数量，确认无误后办理出库手续，《出库单》，同步更新ERP库存。

配送交接：物流部*根据配送需求安排车辆，物资出库时与领用人共同清点签字，保证“单货同行”；外部配送需跟踪签收信息，签收回单扫描存档。

（七）异常处理

到货异常：数量不符、外观破损等异常，仓库需在24小时内书面反馈供应链管理部，供应商需在48小时内提供解决方案（如补货、赔偿）。

质量异常：检验不合格物资，由质检部门*出具《质量异常报告》，供应链管理部牵头与供应商协商处理（退货、换货、扣款），同步追溯已使用该批次物资的影响范围并采取补救措施。

配送延迟：因物流原因导致延迟，物流部*需立即通知需求部门并说明预计到达时间，必要时启动应急运输方案，保证不影响生产/交付计划。

（八）付款结算

单据核对：财务部*收到供应商提交的发票（与订单、入库单信息一致）、《结算单》后，与采购合同、验收记录交叉核对，确认无误后进入付款流程。

付款审批：按企业财务审批权限逐级审批（如采购金额≤5万元由财务经理审批，＞5万元需总经理审批），审批通过后通过银行转账付款，付款周期按合同约定执行（如月结30天）。

（九）流程复盘优化

每季度由供应链管理部组织召开流程复盘会，汇总各环节运行数据（如