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合同管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同管理行为，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。本制度旨在将合同管理纳入规范化、标准化轨道，确保公司各项经济活动的顺利开展。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律文件的全过程管理。凡涉及公司权利义务的设立、变更、终止的协议、函件、确认书等具有合同性质的文件，均适用本制度。

第三条基本原则

合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规定。

（二）审慎性原则：合同谈判、起草、审核等环节应充分评估风险，确保公司权益得到最大程度保护。

（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本，提高经济效益。

（四）权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

（五）全程管理原则：对合同从立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理直至档案归档的全过程进行规范化管理。

第二章合同管理组织与职责

第四条管理机构及职责

公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

（一）公司领导层：负责审批重大合同、合同管理战略及制度的审定，协调处理重大合同纠纷。

（二）法务部门（或指定合同管理部门，下同）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订；合同范本的制定、修订与推广；合同的合法性审查；合同纠纷的协调与处理；合同管理培训；监督检查各部门合同管理执行情况。

（三）业务部门：作为合同的发起部门和履行主体，负责合同项目的可行性研究与立项；合同相对方的资信调查与评估；合同谈判与初步起草；合同的履行跟踪、信息反馈及履约过程中的风险预警；合同相关资料的收集、整理与归档（履行完毕后移交档案管理部门）。

（四）财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核；根据合同约定办理收付款业务；参与合同经济性评估。

（五）其他相关部门：根据其职能分工，参与合同相应条款的审核工作，如技术部门审核技术标准、质量部门审核质量条款等。

第五条合同管理员

各业务部门应指定专人（可兼职）担任合同管理员，负责本部门合同的初步审核、台账登记、文件流转、资料保管等日常事务，并协助法务部门开展合同管理工作。合同管理员名单应报法务部门备案。

第三章合同的订立

第六条合同相对方资信调查

在订立合同前，业务部门必须对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况、有无不良记录等进行充分的资信调查。调查可通过查阅营业执照、资质证书、财务报表、信用报告、实地考察、行业口碑等多种方式进行。对于重大合同或初次合作的相对方，应要求其提供必要的证明文件。资信调查情况应形成书面记录，作为合同审批的依据之一。

第七条合同谈判

合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。业务部门应根据项目具体情况组织谈判团队，明确谈判目标和底线。谈判过程中应注意收集和保存相关信息。对于重大或复杂的合同，法务部门可参与谈判，提供法律支持。

第八条合同起草

合同起草应优先使用公司发布的合同示范文本。无示范文本的，由业务部门根据谈判结果和交易实际情况起草，或委托法务部门、外部律师起草。合同起草应做到内容完整、条款明确、逻辑严谨、用语规范。合同一般应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

第九条合同审核与审批

合同在正式签订前，必须履行审核审批程序。

（一）业务部门内部审核：合同初稿由业务部门负责人审核其业务真实性、可行性及条款的完整性、准确性。

（二）相关部门会签审核：业务部门将合同初稿及相关资料（如相对方资信材料、谈判纪要等）提交法务、财务及其他相关部门进行审核。各审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。

（三）法务部门合法性审核：法务部门重点审核合同的主体资格、内容合法性、条款完备性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等。

（四）审批：根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同的审批权限和审批流程。合同最终须经具有相应审批权限的领导审批同意后方可签订。审批人应对合同的整体风险负责。

第十条合同签订

（一）合同经审核审批通过后，由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，明确授权范围和权限期限。

（二）合同文本应使用不易褪色的墨水打印或书写，内容应清晰完整，不得有涂改。如有修改，应经各方签署确认。

（三）合同应加盖公司合同专用章。合同专用章的管理和使用应符合公司印