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企业采购验收管理标准流程
一、适用范围与应用场景
本流程适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购物品验收管理，涵盖原材料、设备、办公用品、服务成果等各类采购对象的验收环节。适用于采购部门、仓库管理部门、质检部门、使用部门及相关协作岗位，旨在规范验收行为，保证采购物品符合合同约定、质量标准及企业需求，防范不合格品入库、资源浪费及法律风险。当企业发生外部供应商送货、内部部门间物品交接、项目成果交付等需确认接收的场景时，均需参照本流程执行。
二、采购验收标准操作流程
（一）验收准备阶段
通知与资料收集
采购部在物品/服务到货前1个工作日，通过OA系统、邮件或书面形式通知仓库管理部门、质检部门及使用部门，明确以下信息：采购订单号、物料/服务名称、规格型号、数量、预计到货时间、存放地点、特殊验收要求（如需冷链存储、第三方检测等）。
仓库管理部门收到通知后，提前准备验收场地、工具（如称重设备、检测仪器、防护用品）及单据（如《送货单》《采购订单》复印件）。
资料核对
验收人员（仓库管理员为第一责任人，配合质检员、使用部门代表*）需提前获取以下资料，并核对一致性：
采购订单（含合同附件，明确质量标准、交付条款）；
供应商《送货单》（需注明订单号、物料编码、批次号、生产日期等）；
质量检验标准文件（如国标、行标、企业技术规范或供应商提供的技术参数）。
（二）现场验收阶段
数量与外观核对
数量清点：根据采购订单及送货单，对实物进行逐件或批量清点。
固定物品：采用点数、称重、测量等方式，保证实收数量与订单数量误差在允许范围内（如±0.5%，具体按合同约定）；
流动货物（如液体、颗粒状）：通过流量计、容器刻度等方式核对，留存计量记录；
服务类成果（如软件交付、工程完工）：对照交付清单，核对功能模块、文档数量、完成标志等。
外观检查：检查物品包装是否完好、有无破损、变形、受潮、污染；标识（如生产日期、保质期、合格证、警示标识）是否清晰、合规。
质量检验
检验方式分类：
简易物品（如办公用品、标准件）：由仓库管理员*依据验收标准进行全检或抽检（抽检比例不低于10%，且不少于5件）；
关键物料/设备（如原材料、精密仪器）：由质检员*按《质量检验规程》执行全检或抽样检验（抽样依据GB/T2828.1或合同约定标准）；
服务类成果：由使用部门代表*联合采购部、质检部，依据服务合同约定的验收指标（如响应时间、合格率、文档完整性）进行功能验证或效果评估。
检验记录：详细记录检验过程、数据及结果，填写《质量检验记录表》，对不合格项注明具体问题（如尺寸偏差、功能不达标、文档缺失）。
（三）验收结论与处理阶段
验收结果判定
验收人员根据数量、外观、质量检验结果，综合判定验收结论：
合格：全部指标符合要求，由验收人员在《采购验收单》上签字确认，标注“合格”；
让步接收：存在轻微不合格项（如不影响使用的外观瑕疵、可修复的参数偏差），经使用部门确认后，由采购部联系供应商协商处理（如降价、后续整改），并在《采购验收单》上注明“让步接收”及处理方案；
拒收：存在严重不合格项（如数量短缺、功能失效、安全指标不达标），或供应商未提供有效质量证明文件，由验收人员当场拒收，并在《采购验收单》上注明“不合格”及具体原因。
不合格品处理
拒收物品：仓库管理员*负责将不合格品隔离存放（设置“不合格品”标识区），采购部在2个工作日内通知供应商办理退货/换货手续，明确退换货期限（一般不超过5个工作日），同步更新采购订单状态。
让步接收物品：使用部门需制定《不合格品使用跟踪表》，记录使用过程中的问题及处理结果，保证风险可控。
单据流转与归档
验收合格后，仓库管理员*凭签字齐全的《采购验收单》办理入库手续，更新库存台账；采购部将验收单、检验报告、送货单等单据汇总，3个工作日内提交至财务部门作为结算依据。
所有验收相关单据（含电子及纸质版）由采购部统一归档，保存期限不少于3年（重要设备、长期服务类合同保存期限不少于合同结束后5年）。
三、配套管理表格模板
表1：采购验收单
采购订单号
供应商名称
到货日期
物料/服务名称
规格型号
单位
采购数量
实收数量
验收项目
标准要求
验收结果
备注
数量核对
外观检查
质量检验
验收结论：□合格□让步接收□不合格（不合格原因：_________________________）
责任签字
采购员：*
仓库管理员：*
质检员：*
使用部门代表：*
日期：____年__月__日
表2：不合格品处理单
采购订单号
物料名称
批次号
不合格数量
不合格原因
处理方式：□退货□换货□报废□让步接收
问题描述：
（附检验记录、照片等）
供应商确认||内部审批||
联系人：*|意见：_____________________
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