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合同审查及签署标准化流程表

一、适用范围与核心目标

本流程适用于企业内部各类合同（含采购、销售、服务、合作、租赁等）的审查、审批与签署环节，旨在通过标准化操作规范合同管理全流程，降低法律风险，提升审批效率，保证合同内容合法合规、权责清晰，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与提报

发起主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员等）根据业务需求发起合同流程。

准备材料：

合同草案（需包含合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素）；

对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等，首次合作需提供）；

业务背景说明（如合作目的、前期沟通记录、需求必要性等）；

其他支撑材料（如技术附件、验收标准、报价单等）。

系统提交：通过企业OA或合同管理系统填写《合同审批单》，上述材料，选择审批路径，提交至部门负责人审核。

（二）初步审核（业务部门）

审核主体：业务部门负责人（如销售总监、采购部经理）。

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价款等关键信息是否准确；

对方主体资质是否真实有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容）；

履行期限、交付方式等是否与业务计划匹配；

初步评估商业风险（如对方履约能力、市场价格波动等）。

输出结果：

审核通过：提交至法务部门审查；

需修改：注明修改意见，退回经办人调整后重新提交；

不通过：说明理由，终止流程（需经部门负责人确认）。

（三）法务审查（法务部门）

审查主体：法务专员或法务经理（根据合同金额/重要性分级审查）。

审查重点：

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；

合规性：是否涉及行业监管要求（如数据安全、反垄断等），是否符合企业内部制度；

完整性：核心条款是否齐全（如违约责任、知识产权归属、保密条款、争议解决方式等）；

风险点：是否存在格式条款陷阱、权利义务不对等、不可控免责条款等风险；

表述规范性：术语是否准确，有无歧义，逻辑是否清晰。

输出结果：

出具《法务审查意见书》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，并逐条列明修改建议；

对重大风险合同（如金额超500万元、涉及核心业务等），组织业务部门、财务部门召开专项评审会。

（四）业务部门确认与修改

操作主体：业务经办人及部门负责人。

操作要求：

仔细研读《法务审查意见书》，对法务提出的修改意见逐项落实；

对于不采纳的修改意见，需在《法务审查意见书》中说明理由，并提交法务部门复核；

修改完成后，重新提交合同草案及修改说明，进入下一审批环节。

（五）最终审批（按权限分级）

审批层级划分（示例）：

一般合同（金额≤50万元）：业务负责人→法务负责人→分管副总*；

重大合同（50万元＜金额≤200万元）：业务负责人→法务负责人→分管副总→总经理*；

特重大合同（金额＞200万元或涉及战略合作）：业务负责人→法务负责人→分管副总→总经理→董事会*。

审批重点：

合同是否符合企业战略目标；

投入产出比是否合理，成本效益是否匹配；

审批流程是否符合权限规定。

输出结果：

审批通过：进入用印环节；

需进一步论证：要求补充材料或组织专项评估；

审批不通过：终止流程，通知业务部门。

（六）用印管理

用印申请：经办人凭最终审批通过的《合同审批单》《法务审查意见书》及合同文本，向行政部或公章管理部门提交《用印申请表》。

用印审核：公章管理员核对审批材料是否齐全、合同文本与审批内容是否一致，无误后安排用印。

用印规范：

合同文本需为最终版本，修改处需加盖骑缝章或双方签字确认；

严禁在空白合同、未审批合同上用印；

用印后，行政部在《用印登记表》中记录用印日期、合同编号、份数等信息。

（七）合同签署与交付

签署方式：优先采用签署盖章（双方签字+盖章），电子签名（符合《电子签名法》要求）可作为辅助方式。

签署要求：

双方签字人需持有有效授权委托书，签字需清晰可辨；

合同一式多份（如正本2份、副本若干份），正本由双方各执1份，副本由业务部门、财务部、法务部分别存档。

交付与归档：

业务经办人负责将签署完成的正本合同交付对方，并获取《合同签收回执》；

同时将合同扫描件及纸质版提交至档案管理部门，完成归档。

（八）履行跟踪与归档管理

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，定期向法务部门、财务部门反馈履行情况（如交付验收、款项支付等）；

归档要求：档案管理部门按合同编号分类存放，保证合同文本、审批材料、签署记录、履行凭证等资料完整，保存期限符合档案管理规定（一般不少于合同履行结束后10年）。

三、流程执行记录表（模板）

步骤编号

流程环节

责任部门/岗位

操作说明

所需材料

完成时限

输出成果

备注

1

合同发起与提报

业务经办人

填写《合同审批单》，合同草