财务报销申请单规范报销流程及凭证要求.docVIP

财务报销申请单规范操作指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于公司内部员工因公务活动产生的各项费用报销，涵盖但不限于以下场景：

日常办公费用：办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等；

差旅费用：因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、餐补助等；

业务相关支出：客户接待费（需符合公司业务招待标准）、市场推广费、会议费等；

其他合规费用：经公司批准的培训费、资料费等。

注：涉及固定资产采购、对外投资等大额支出需通过专项审批流程，不适用于本报销申请单。

二、规范操作流程及步骤

（一）申请前准备

整理合规凭证：根据费用类型收集完整、有效的原始凭证，保证凭证内容真实、清晰，如采购需提供供应商出具的合规收据或明细单，差旅需提供行程单、住宿清单等。

核对报销标准：对照公司《费用管理制度》，确认各项费用是否符合报销标准（如差住宿限额、招待费人均标准等），超标部分需提前书面说明并经分管领导审批。

填写报销申请单：根据模板准确填写申请单信息，保证字迹工整、数据无误，附件清单需与实际提交凭证一一对应。

（二）提交申请与初审

提交材料：将填写完整的报销申请单及附件材料提交至部门负责人，附件需按类别整理有序（如费用类凭证在前、审批单在后），并使用公司统一文件袋封装。

部门审核：部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点审核费用发生的真实性、必要性及是否符合部门预算，确认无误后签字并加盖部门公章。

（三）财务复审与合规核查

财务接收：部门初审通过后，将材料交至财务部，由财务专员在1个工作日内接收并登记台账。

合规核查：财务专员重点审核以下内容：

报销申请单填写是否完整（如申请人、部门、日期、费用明细等无遗漏）；

附件凭证是否合法、有效（如凭证抬头为公司全称、金额与申请单一致、无涂改痕迹）；

费用标准是否符合规定（如差旅天数与住宿天数匹配、招待事由明确）。

问题反馈：若审核发觉问题（如凭证不全、填写错误），财务专员需在1个工作日内退回并注明修改意见，申请人补充完善后重新提交。

（四）审批与付款

分级审批：根据费用金额由相应权限领导审批：

金额在5000元（含）以下：由财务负责人审批；

金额在5000-20000元（含）：由分管财务副总审批；

金额超过20000元：需提交总经理审批。

财务付款：审批通过后，财务部在3个工作日内完成付款，通过银行转账方式支付至申请人指定账户，并在报销单上标注付款日期及流水号。

（五）凭证归档

报销完成后，财务部将申请单、附件凭证等统一整理归档，保存期限不少于5年，以备后续查阅。

三、财务报销申请单模板

财务报销申请单

编号：[自动]

申请人信息

姓名：*某某

部门：*某某部门

岗位：*某某岗位

联系方式：[内部分机号]

费用基本信息

报销日期：年月*日

费用归属期间：年月

费用类型（勾选）：□日常办公□差旅□业务招待□其他：______

费用明细（请逐项填写）

序号

费用项目

1

办公用品采购

2

市内交通费

3

餐补助（*人）

合计金额（大写）：仟佰拾元角分

合计金额（小写）：X.

附件清单（请注明数量及类型）

□合规收据/明细单（共张）□行程单（共张）□审批单（共*张）□其他：______

审批意见

申请人签字：*某某

日期：年月*日

部门负责人审核：*某某

日期：年月*日

财务审核：*某某

日期：年月*日

分管领导审批（如需）：*某某

日期：年月*日

总经理审批（如需）：*某某

日期：年月*日

财务部

付款日期：年月*日

付款流水号：[系统]

财务负责人签字：*某某

四、关键注意事项与常见问题

凭证规范：

原始凭证需为原件，复印件仅作为辅助说明（如凭证遗失需提交书面说明并部门负责人签字）；

凭证抬头必须为公司全称，不得为个人或外部组织名称；

费用发生日期与报销日期间隔原则上不超过30天（特殊情况需提交延期说明）。

填写要求：

费用项目需具体明确（如“办公用品”需注明具体品名及数量），不得填写“其他”“杂费”等模糊表述；

大小写金额需一致，涂改处需申请人签字确认；

多笔费用需分项填写，不得合并为“一笔费用”。

审批时限：

申请人需在费用发生后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交需经总经理审批；

各审批环节需在2个工作日内完成，无特殊情况不得拖延。

常见问题处理：

附件不全：财务退回后，申请人需在3个工作日内补充完整，逾期未补充视为自动放弃报销；

费用超标：超标部分需提前提交《超标费用说明表》，经分管领导审批后方可报销；

信息错误：如姓名、部门、金额等填写错误，需重新填写申请单并注明“作废”字样，不得直接涂改原单。

合规原则：

所有费用需与公务活动直接相关，禁止报销与工作无关的个人支出；

严禁拆分报销（如将大额费用拆分为多笔小额费用以规避审批），一经发觉将按公司规定处理。

本指南自发布之日起执行，由财务部负责