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EPC工程项目信息文档管理与控制管理办法

第一章总则

1.1目的与依据

为规范EPC工程项目（以下简称“项目”）信息文档的编制、流转、分发、保管、归档和利用等全过程管理，确保项目信息的准确性、完整性、系统性、安全性和可追溯性，有效支撑项目决策、质量控制、进度管理、成本控制及竣工验收，保障项目顺利实施和后续运营维护，依据国家相关法律法规、行业标准及公司项目管理体系文件，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司承接的各类EPC总承包项目的信息文档管理与控制工作。项目各参与方，包括公司内部各职能部门、项目管理团队、设计分包商、施工分包商、设备材料供应商等，均应遵照本办法执行。

1.3基本原则

1.全过程管理原则：信息文档管理应贯穿于项目策划、启动、实施、控制、收尾的整个生命周期。

2.准确性与真实性原则：确保所有信息文档内容真实、数据准确、依据充分。

3.系统性与规范性原则：建立统一的文档分类、编码、格式和管理流程，实现规范化管理。

4.安全与保密原则：严格执行保密规定，确保涉密信息和敏感信息的安全。

5.可追溯性原则：信息文档的形成、流转、修改、版本更新等过程应有明确记录，确保可追溯。

6.实用与高效原则：便于信息检索、利用和共享，服务于项目管理和决策需求。

第二章组织与职责

2.1项目管理团队

项目经理是项目信息文档管理的第一责任人，对项目信息文档管理的有效性负总责。其主要职责包括：

批准项目信息文档管理实施细则；

确保文档管理所需资源（人员、软硬件、资金）的投入；

协调解决文档管理中的重大问题。

2.2项目控制部（或指定文档管理部门/岗位）

项目控制部通常作为项目信息文档管理的归口管理部门，或设立专职/兼职文档管理员。主要职责包括：

组织制定项目信息文档管理实施细则，明确分类、编码、格式、流程等具体要求；

负责项目信息文档管理体系的建立、运行和维护；

指导和监督各部门、各分包商的信息文档管理工作；

负责项目重要信息文档的接收、登记、分发、借阅、复制、保管、归档和移交；

组织项目信息文档的整理、编目、检索和利用；

负责电子文档管理系统（EDMS）的日常维护和技术支持；

组织项目信息文档管理的检查、考核和培训。

2.3各业务部门职责

设计、采购、施工、质量、安全、合同、财务等各业务部门是其专业领域信息文档的直接产生者和管理者，应指定专人负责本部门信息文档的收集、整理、审核、传递、保管和归档前的管理工作，确保本部门产生和接收的信息文档的完整性、准确性和及时性。

2.4分包商职责

各分包商应严格遵守项目信息文档管理办法及实施细则，负责其工作范围内产生的信息文档的编制、整理、审核、提交，并接受项目管理团队的监督和检查。

2.5监理单位职责（如适用）

监理单位应按照监理合同及相关规定，对项目信息文档的形成、流转、质量进行监督和审核，并负责监理工作文档的管理与提交。

第三章信息文档的分类与编码

3.1分类原则

信息文档分类应遵循科学性、系统性、可扩展性和实用性原则，便于管理和检索。可按项目阶段、专业、文档性质等进行多级分类。

3.2主要分类

EPC工程项目信息文档通常可分为但不限于以下类别：

1.项目前期与决策阶段文档：如项目建议书、可行性研究报告、项目申请报告、批复文件、项目合同、中标通知书等。

2.项目管理文档：如项目策划文件、组织架构、岗位职责、管理计划（进度、质量、安全、成本、HSE等）、会议纪要、工作报告、沟通记录等。

3.设计文档：如基础设计、详细设计、施工图设计、设计变更、工程计算书、技术规格书、设计评审记录等。

4.采购文档：如采购计划、询价文件、报价文件、采购合同、订单、设备材料技术文件（含图纸、说明书、合格证等）、监造报告、检验试验记录、到货验收单等。

5.施工文档：如施工组织设计、施工方案、施工进度计划、施工日志、技术交底记录、测量记录、隐蔽工程验收记录、质量检验评定记录、施工变更记录、现场签证、安全技术交底、施工照片/视频等。

6.试运行与验收文档：如试运行方案、试运行记录、性能考核报告、竣工图、竣工结算资料、竣工验收报告、专项验收文件等。

7.合同与商务文档：如各类合同（设计、采购、施工、服务等）、招投标文件、索赔与反索赔文件、支付申请与凭证等。

8.法律法规与标准规范文档：项目适用的国家、地方、行业法律法规、标准规范、图集等。

9.外部来文与内部发文：如业主指令、监理通知、政府部门文件、公司内部指令、函件等。

10.电子文档：上述各类文档的电子版本，以及项目管理过程中产生的各类电子数据、模型（如BIM模型）、数据库等。

3.3编码体系

项目信息文档应采用统一的编码体系，确保每一份文档具有唯一的标识符。编码规则应简洁明