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机关单位电子公文处理流程规范范例

一、总则

为进一步规范我单位电子公文处理工作，提高公文处理效率和质量，确保公文运转安全、有序、高效，根据国家有关法律法规及上级机关相关规定，结合我单位实际，制定本规范。本规范适用于单位内部所有以电子形式制发、流转、办理、归档的公文处理活动。电子公文处理应遵循统一规范、安全保密、高效便捷、全程可控的原则，与纸质公文处理具有同等效力。

二、电子公文处理基本流程

电子公文处理流程主要包括：拟制、审核、签批、签发、编号、排版、分发、接收、办理、归档等环节。各环节应紧密衔接，责任到人，确保公文处理的规范性和时效性。

（一）拟制与审核

1.起草：承办部门根据工作需要，由指定人员负责电子公文的起草工作。起草人应确保公文内容真实准确、观点明确、条理清晰、语言精炼，并使用符合标准的电子文档格式。涉及敏感信息或秘密级以上公文，须在专用涉密设备上制作，并严格遵守保密规定。

2.部门审核：公文初稿完成后，由承办部门负责人对公文的内容、格式、政策依据等进行审核把关，确保符合部门职责和工作要求。审核人应在电子公文处理系统中签署明确的审核意见。

3.办公室核稿：部门审核通过的公文，提交至单位办公室（或指定的公文管理部门，下同）进行核稿。办公室重点审核公文的格式规范、文种使用、行文规则、是否需要会签等。对不符合要求的公文，退回承办部门修改。

（二）签批与签发

1.会签（如需）：涉及多个部门职责的公文，应进行会签。由承办部门通过电子公文系统将公文发送至相关会签部门，会签部门负责人应在规定时限内完成审核并签署意见。如有不同意见，应协商解决。

2.签批：经审核（会签）合格的公文，按照公文审批权限，由承办部门负责人、分管领导等依次进行签批。签批人应认真审阅公文内容，明确签署意见、姓名及日期。

3.签发：对于以单位名义发出的正式公文，须由单位主要负责人或其授权的其他负责人签发。签发人在电子公文处理系统中完成签发操作，签发即为公文生效。

（三）编号与排版

1.编号：公文签发后，由办公室根据公文种类、年份、顺序号等规则统一进行电子编号。编号应具有唯一性，便于识别和管理。

2.排版：办公室或承办部门根据公文格式标准对已编号的公文进行版式排版，确保字体、字号、行距、页码等符合规范要求，生成正式的电子公文版式文件（如PDF格式）。

（四）分发与传递

1.分发范围确定：承办部门或办公室根据公文内容和工作需要，确定公文的分发范围和对象。

2.电子分发：办公室通过电子公文处理系统或指定的安全通讯渠道，将正式电子公文分发至接收单位或内部相关部门、人员。分发过程应做好记录，确保可追溯。

3.传递要求：电子公文的传递应确保安全、及时、准确。涉密电子公文必须通过符合保密规定的涉密信息系统或载体进行传递。

（五）接收与办理

1.接收登记：单位内部接收人员或指定岗位收到电子公文后，应在电子公文处理系统中进行接收登记，核对公文信息，确保无误。

2.拟办与分办：办公室或相关负责人根据公文内容和职责分工，提出拟办意见，将公文分办给具体承办人员。

3.承办：承办人员收到公文后，应按照要求及时办理。办理过程中如需查阅相关资料或协调其他部门，应主动沟通。对于有明确时限要求的公文，必须在规定时限内办结。

4.反馈与归档提示：公文办理完毕后，承办人员应在电子公文处理系统中填写办理结果或反馈意见。办结公文应及时整理，准备归档。

（六）归档与管理

1.归档范围：凡在单位工作活动中形成的具有查考、保存价值的电子公文，均应按照档案管理规定进行归档。

2.归档要求：电子公文归档应包括公文正文、附件、办理过程中的签批意见、修改记录等全套电子材料。归档的电子公文应符合长期保存的技术要求。

3.档案管理：归档电子公文由单位档案管理部门统一管理，按照档案管理规范进行分类、编目、存储和提供利用。应定期进行数据备份和检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

三、保障措施

1.制度保障：单位应建立健全电子公文处理相关的配套制度，明确各环节职责、工作标准和奖惩措施，确保规范落到实处。

2.系统支持：配备功能完善、安全可靠的电子公文处理系统和档案管理系统，为电子公文处理提供技术支撑。加强系统日常维护和升级，保障系统稳定运行。

3.安全保密：严格执行国家信息安全和保密规定，加强对电子公文处理全过程的安全保密管理。涉密电子公文的处理必须符合国家秘密载体管理要求，严防失泄密事件发生。定期开展安全保密检查和培训。

4.人员培训：加强对工作人员电子公文处理知识和技能的培训，提高其规范操作意识和能力，熟悉系统功能和保密要求。

5.监督检查：单位办公室、纪检监察部门应定期对电子公文处理流程的执行情况进行监督检查，对发