文件管理控制程序文件.docxVIP

1.目的

为规范公司各类文件的管理，确保文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、保管、更改、评审及作废等过程得到有效控制，保证各部门使用的文件均为有效版本，防止误用失效或作废文件，特制定本程序。本程序旨在维护文件的系统性、完整性和有效性，为公司各项业务活动提供准确、可靠的依据，支持公司管理体系的有效运行与持续改进。

2.范围

本程序适用于公司内部所有与管理体系运行相关的文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、规范、标准、记录表格、外来文件等）的控制和管理。公司各部门及所有员工在文件的编制、流转、使用和保管过程中均须遵守本程序的规定。

3.术语与定义

3.1文件：信息及其承载媒介。媒介可以是纸张、磁盘、光盘、照片、标准样品或电子媒体等。

3.2受控文件：指在公司管理体系运行中起关键作用，需要进行严格控制其分发、更改和作废的文件，确保其在使用处均为有效版本。

3.3非受控文件：指用于参考、宣传等目的，其更改和作废无需严格控制的文件，通常会在文件上明确标识“非受控”。

3.4外来文件：指从公司外部获取的，与公司管理体系运行相关的文件，如国家/行业标准、法律法规、客户提供的图纸或规范等。

3.5记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊类型的文件，应按照《记录管理规定》进行管理。

4.职责

4.1公司管理层负责批准公司质量手册、程序文件等重要管理文件。

4.2各相关职能部门负责本部门职责范围内文件的编制、审核、修订和评审，并确保文件的适宜性和充分性。

4.3行政部（或指定的文件管理部门）负责文件的统一编号、登记、分发、回收、归档和作废管理，监督检查各部门文件管理的执行情况。

4.4各部门文件管理员负责本部门受控文件的接收、登记、保管、发放和回收，并确保在工作场所使用的文件为有效版本。

4.5全体员工负责正确使用和保管所领用的受控文件，对文件的保密性和完整性负责，发现文件问题及时向本部门负责人或文件管理部门报告。

5.文件管理控制流程

5.1文件的编制与审核

5.1.1文件编制应遵循“谁主管、谁负责”的原则，由相关业务部门指定熟悉业务的人员进行编制。文件内容应符合国家法律法规、行业标准及公司实际情况，做到内容准确、表述清晰、逻辑严谨、可操作性强。

5.1.2文件编制完成后，编制部门负责人应对文件初稿进行审核，审核内容包括文件的完整性、准确性、适宜性及与其他文件的协调性。必要时，可征求相关部门的意见。

5.2文件的批准

5.2.1经审核通过的文件，应按规定的审批权限报请相应管理层或授权人员批准。质量手册通常由最高管理者或其授权代表批准；程序文件由管理者代表或相关分管领导批准；作业指导书及其他技术性文件由部门负责人或其授权人员批准。

5.2.2未经批准的文件不得发布和使用。

5.3文件的编号与版本控制

5.3.1所有受控文件均需由行政部（或指定的文件管理部门）进行统一编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。编号规则可另行制定并作为本程序的支持性文件。

5.3.2文件应进行版本控制，通常以版本号（如V1.0,V1.1）和修订状态（如0版、1版）来标识。每次文件进行实质性修改后，版本号或修订状态应随之更新。文件的首次发布，版本号通常为V1.0，修订状态为0版。

5.4文件的发布与分发

5.4.1经批准的文件，由行政部（或指定的文件管理部门）负责及时发布。发布方式可包括纸质版发放、内部网络共享平台上传等。

5.4.2受控文件的分发应建立分发清单，明确分发部门、分发份数和分发日期。领取文件时，领用人应在分发记录上签字确认。确保各相关岗位和场所都能得到所需的有效版本文件。

5.4.3对于电子版本的受控文件，应采取适当的权限控制措施，防止非授权的访问、修改和删除。

5.5文件的使用与保管

5.5.1各部门及员工在工作中必须使用有效版本的受控文件。严禁使用未经批准、作废或复印的非受控文件作为工作依据（除非有特殊规定并标识清楚）。

5.5.2文件应妥善保管，存放于干燥、清洁、通风、安全的地方，防止损坏、丢失、污损或泄密。纸质文件应保持整洁，电子文件应定期备份。

5.5.3受控文件未经文件管理部门批准，不得擅自复制、转借、涂改、抽取、撤换或销毁。确因工作需要复制时，须经本部门负责人同意并报文件管理部门备案，复制件视同原件管理。

5.5.4员工调离岗位或离职时，应将所领用的全部受控文件（包括电子文档）交还所在部门文件管理员或行政部，并办理交接手续。

5.6文件的更改与评审

5.6.1当公司内部管理体系发生变化、外部法律法规或标准更新、工艺流程改进、或在实际运行中发现文件存在不适宜之处时，应由文件原编制部门或相关部门提出文件更改申请。

5.6.2