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企业采购订单及合同审核清单模板

适用场景与协作范围

审核流程与操作步骤

第一步：材料接收与初步登记

操作内容：

采购部门或需求部门提交完整的采购订单（含供应商报价单、技术规格书等）及合同文本（初稿），同时提供供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证等）。

审核专员（通常为采购部内勤或指定文员）接收材料后，登记《审核材料台账》，记录订单/合同编号、提交部门、提交人、提交日期、涉及供应商名称及预计审核时限。

责任主体：审核专员

关键动作：核对材料是否齐全，缺失材料需及时反馈提交部门补充，保证审核基础信息完整。

第二步：形式合规性初审

操作内容：

基础信息完整性检查：确认订单/合同文本中是否包含核心要素，如订单号/合同编号、签订日期、双方主体信息（供应商全称、统一社会信用代码、地址；采购方全称、部门等）、采购商品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、付款方式、签字盖章页等。

文件规范性检查：确认订单与合同文本中的关键信息（如供应商名称、金额、日期）是否一致，合同条款是否编号清晰、无涂改（若有修改需双方盖章确认），供应商资质文件是否在有效期内。

责任主体：采购部门负责人

输出结果：《形式审核记录表》，标注“通过”或“需补充/修订”，并明确修改点及时限。

第三步：业务实质审核

操作内容：

需求部门审核：

核对采购商品/服务的规格型号、技术参数、质量标准是否符合业务需求；

确认交付时间、地点、验收方式是否满足项目进度要求；

对服务类采购，审核服务范围、交付成果是否与需求说明书一致。

责任人：需求部门负责人（如生产部经理、项目部主管）

采购部门审核：

审核供应商选择是否符合企业采购制度（如是否经过比价、招标或议价程序，供应商资质是否达标）；

核对价格构成（单价、总价、折扣、税费等）是否合理，是否超出预算（超预算需附说明及审批文件）；

确认交付周期、运输方式、包装要求等商务条款是否可执行。

责任人：采购部门经理*

输出结果：各部门在《审核清单》中签署意见，标注“同意”或“需调整”，并说明修改建议。

第四步：法务合规性审核

操作内容：

主体资格审核：确认供应商为合法存续的企业，经营范围涵盖所供商品/服务，无重大失信或诉讼记录（可通过“信用中国”等公开渠道核实）。

条款合法性审核：

检查合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等），是否存在“霸王条款”；

明确违约责任（如逾期交付、质量不达标的责任界定）、争议解决方式（建议约定由采购方所在地法院管辖）；

审核知识产权条款（如涉及技术采购，需明确知识产权归属及侵权责任）；

确认保密条款是否覆盖商业秘密范围及保密期限。

风险点排查：针对大额或复杂采购，重点审核“不可抗力”“合同解除权”等条款是否完备，避免权责不对等风险。

责任主体：法务部门专员*（无法务部门的企业可外聘法律顾问）

输出结果：出具《法务审核意见书》，列明法律风险点及修改建议，需采购部门与供应商沟通修订后重新提交。

第五步：财务合规性审核

操作内容：

预算与资金安排审核：确认采购金额是否在部门预算额度内，超预算部分是否完成审批流程；

付款方式与条款审核：

核对付款节点（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）是否符合企业财务制度，避免提前支付或资金占用风险；

确认收款账户信息是否与供应商营业执照一致，防范“账户异常”风险；

税费与票据审核：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具要求及税率，保证后续财务抵扣合规。

责任主体：财务部门主管*

输出结果：在《审核清单》“财务意见”栏签署“符合预算，同意付款”或“调整付款方式后同意”，并附财务审核说明。

第六步：综合会签与最终审批

操作内容：

审核专员汇总各部门（采购、需求、法务、财务）审核意见，形成《综合审核报告》，列明无异议条款及需修订的核心条款（附修订前后对比）。

采购部门根据修订意见与供应商沟通，最终确认合同文本，提交企业分管领导或总经理进行最终审批。

最终审批通过后，在合同文本上加盖企业公章及合同专用章，订单同步生效；若未通过，退回采购部门重新启动修订流程。

责任主体：分管领导/总经理、审核专员

关键动作：保证所有部门意见闭环处理，审批文件与合同文本一并归档。

第七步：归档与执行跟踪

操作内容：

审核专员将最终版订单、合同、审核记录表、各部门意见单等材料整理归档（电子版存入企业ERP系统，纸质版装订成册），保存期限不少于合同履行完毕后5年。

采购部门根据合同约定跟踪订单执行情况（如交付进度、质量验收），财务部门根据付款条款安排资金支付，保证合同履行全程可追溯。

责任主体：采购部门档案管理员、财务部门出纳

审核清单模板

审核大类

审核项目

审核标准

审核结果（通过/不通过/需修订）

责任人

备注

基础信息

订单号/合同编号

唯一、规范，符合企业编号规则

审核专员

双