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一、适用范围与典型应用场景
本采购申请单标准格式及审批流程适用于各类企业、事业单位及社会组织的常规采购需求管理，涵盖制造业、服务业、行政机构等多行业场景。典型应用包括但不限于：日常办公物料（如文具、耗材）采购、生产设备配件补充、服务类项目（如咨询、维护）委托、固定资产（如电脑、仪器）购置等。当部门或项目组因工作需要对外采购商品或服务时，均需通过此流程规范申请行为，保证采购合规、资源高效配置。
二、采购申请全流程操作指南
（一）需求发起与申请单填写
需求确认：申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算上限，与需求部门负责人沟通确认采购必要性。
填写申请单：登录采购管理系统或填写纸质《采购申请单》，完整填写以下信息：
基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、期望到货日期；
采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、单价（预估）、总价（预估）、预算科目；
采购理由：详细说明采购用途（如“用于XX项目研发”“替换报废办公设备”）、紧急程度（普通/紧急）；
供应商信息（若有初步意向）：名称、联系人、报价单（作为附件）。
附件：如涉及大额采购、特殊设备或服务，需附上技术参数说明、比价记录（至少3家供应商报价）、项目立项批复等支撑材料。
（二）部门内部审核
需求部门负责人审核：申请单提交后，由需求部门负责人（如部门经理）对采购必要性、数量合理性、预算匹配性进行审核，确认后在“部门负责人”栏签字（系统审批或纸质签字），并注明“同意”或“需补充说明”。
跨部门会签（如适用）：若采购涉及其他部门协作（如IT部门确认设备兼容性、行政部门确认库存），需发起跨部门会签，相关部门在2个工作日内反馈意见。
（三）财务预算审核
财务部门核验：财务专员在收到申请单后1个工作日内，重点审核：
预算科目是否正确，是否有足够预算余额；
预估单价、总价是否符合市场价格（参考历史采购数据或市场行情）；
大额采购是否履行了预算审批程序（如超过部门权限需附上级批复）。
反馈结果：审核通过后，在“财务审核”栏签字；若预算不足或价格异常，注明“驳回”并说明原因，退回申请人调整。
（四）分级审批权限执行
根据采购金额及类型，按以下权限分级审批（示例，企业可自行调整）：
小额采购（≤5000元）：由采购部门负责人审批，在“采购部门审批”栏签字；
中额采购（5000元-5万元）：由分管副总/副院长审批，在“分管领导审批”栏签字；
大额采购（＞5万元）：需提交总经理/单位负责人审批，必要时经总经理办公会审议，在“总经理审批”栏签字。
注：紧急采购（如生产突发故障需立即抢修）可先电话报备，后补流程，但需在申请单中注明“紧急”及原因。
（五）采购执行与进度跟踪
采购部门接单：审批通过后，采购专员在1个工作日内接收申请单，确认采购需求，启动采购流程（招标、询价、定点采购等）。
供应商选择与订单下达：按采购制度选择合格供应商，签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等，并将合同复印件反馈至申请部门。
进度同步：采购过程中，若遇交期延迟、规格变更等异常情况，及时通知申请人；货物到货后，申请人需在2个工作日内验收，并在《到货验收单》上签字确认。
（六）归档与记录留存
采购完成后，采购专员将申请单、审批记录、合同、验收单、发票（复印件）等资料整理归档，保存期限不少于3年（涉密资料按保密规定执行），以备审计或追溯。
三、采购申请单标准模板及填写说明
（一）采购申请单模板
基础信息
申请部门
申请日期
申请人
联系方式
期望到货日期
年月日
采购类型
采购明细
序号
物品/服务名称
规格型号
技术参数（可选）
单位
数量
1
2
合计金额（大写）
小写
￥
采购说明
采购理由（详细说明用途、紧急程度等）：
初步意向供应商（若有）：
附件清单（可另附页）：□比价记录□技术参数□立项批复□其他：
审批流程
审批意见
部门负责人签字：
日期：年月日
财务审核：
日期：年月日
采购部门审批：
日期：年月日
分管领导审批：
日期：年月日
总经理审批：
日期：年月日
执行与验收
采购订单号：
实际到货日期：年月日
验收人签字：
验收结果：□合格□不合格（请注明原因）：
（二）填写说明
基础信息：“申请部门”需填写全称，“联系方式”保证畅通；“采购类型”勾选对应类别，便于分类统计。
采购明细：“规格型号”“技术参数”需清晰明确（如办公纸需注明“A4、80g”），避免歧义；“预算科目”需按财务制度填写（如“行政费用-办公费”）。
采购说明：“采购理由”需具体，避免模糊表述（如“办公用”改为“用于部门日常文件打印”）；附件需齐全，大额采购无附件可能导致审批驳回。
审批流程：签字需手
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