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项目合同管理模板与流程规范

一、适用范围

本规范适用于公司各类项目的合同管理工作，涵盖工程建设、软件开发、咨询服务、采购供应等类型的项目合同，旨在规范合同全生命周期管理，防范合同风险，保障项目顺利实施。适用于项目发起部门、法务部门、财务部门、业务部门及合作方在合同签订、履行、变更、归档等环节的操作。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）需求发起与合同立项

需求提出

业务部门根据项目需求，填写《合同立项申请表》，明确项目背景、合同类型（如工程类、服务类、采购类）、预算金额（大写/小写）、合作方初步意向、主要需求条款（如标的、履行期限、质量标准）等，附项目可行性研究报告或需求说明，提交至项目管理办公室。

立项审批

项目管理办公室对申请材料进行初审，重点审核预算合理性、需求必要性及合作方初步资质（如营业执照、相关行业资质），通过后提交至分管领导审批；涉及重大金额（如超过500万元）或高风险项目，需提交至总经理办公会审议。审批通过后，完成合同立项，明确项目编号及负责人（*经理）。

（二）合同谈判与起草

谈判准备

业务部门牵头，联合法务部门、财务部门组成谈判小组，明确谈判底线（如价格、付款周期、违约责任），收集合作方资质文件（营业执照、资质证书、授权委托书等），核实合作方履约能力（如过往业绩、信用记录）。

合同谈判

谈判小组与合作方就合同核心条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、验收标准、违约责任、争议解决方式等）进行协商，形成谈判纪要，明确双方一致意见及分歧点。

合同起草

业务部门根据谈判纪要起草合同文本，法务部门审核条款合法性、合规性及逻辑严谨性，保证以下关键要素完整：

当事人信息（名称、地址、法定代表人、联系方式、统一社会信用代码）；

合同标的（名称、规格、型号、数量、技术参数）；

履行期限（开始/结束时间、关键节点进度要求）；

付款方式（金额、比例、时间节点、账户信息、发票类型及开具要求）；

验收标准（依据的规范、流程、验收时限及异议处理）；

违约责任（违约情形、赔偿计算方式、违约金上限）；

保密条款（保密范围、期限及违约责任）；

不可抗力（定义、通知义务及处理机制）；

合同份数及生效条件（如“双方签字盖章后生效”）。

（三）合同评审与审批

部门评审

起草完成后，合同文本需经以下部门评审并签署意见：

法务部门：审核条款合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、权利义务对等性、争议解决方式（如约定诉讼或仲裁）及法律风险点；

财务部门：审核付款条件合理性、资金安排可行性、税费承担方式及发票要求（如增值税专用发票的开具时限）；

业务部门：审核标的、技术参数、履行期限是否匹配项目需求，保证可执行性；

风控部门（如有）：评估合作方信用风险、履约风险及行业政策风险。

审批确认

各部门评审通过后，形成《合同评审表》，由业务部门汇总评审意见，修改合同文本并再次确认；最终审批权限按合同金额及项目类型划分（如100万元以下由分管领导审批，100万元以上由总经理审批）。审批通过后，合同文本定稿，准备签署。

（四）合同签署与生效

签署方式

纸质合同：双方授权代表（需提供授权委托书）在合同文本上签字并加盖单位公章（或合同专用章），保证骑缝章完整；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台签署，保证电子签名有效且符合《电子签名法》规定。

生效条件

合同自双方签字盖章（或电子签名确认）之日起生效，另有约定的除外（如“预付款到账后生效”）。生效后，业务部门将合同复印件分发给相关部门（法务、财务、项目组），原件由档案室统一保管。

（五）合同履行与跟踪

履行台账建立

业务部门建立《合同履行跟踪表》，记录合同编号、名称、合作方、履行阶段（准备阶段/执行阶段/验收阶段/质保阶段）、关键节点（如交付时间、验收时间、付款节点）、计划完成情况、实际完成情况及差异说明，明确责任人（*专员）。

动态监控

业务部门定期（如每周/每月）跟踪合同履行进度，对照《合同履行跟踪表》检查合作方是否按约定交付标的、提供服务或支付款项；

发觉履约偏差（如延迟交付、质量不达标），及时与合作方沟通，发出《履约整改函》，要求限期整改并留存沟通记录；

财务部门监控付款节点，保证按合同约定支付款项，避免超付或逾期支付。

验收与确认

合同标的或服务完成后，业务部门组织验收小组（含技术、业务、法务人员）按照合同约定的标准进行验收，形成《验收报告》，由双方代表签字确认；验收不合格的，要求合作方限期整改并重新验收。

（六）合同变更与续签

变更申请

因项目需求调整、政策变化等需变更合同时由业务部门填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容（条款修改/新增/删除）、对合同金额/期限的影响及风险分析，附合作方确认的变更意向书及相关证明材料（如技术方案调整说明）。

变更审批与签署

合同变更流程参照原合同审批流程，经法务