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企业项目采购审批模板（电子化）

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程

第一步：采购申请发起

申请人准备材料：申请人（项目经办人）需根据项目需求，明确采购品名、规格、数量、预估单价、预算金额、资金来源（如部门预算、专项经费等），并收集相关附件，包括但不限于：

项目需求说明（加盖部门公章的扫描件）；

至少3家供应商的报价单（或比价记录，扫描件）；

大额采购（如超过5万元）需提供市场调研报告或技术参数评估表。

登录系统填写申请：申请人通过企业OA系统或采购管理平台，进入“采购审批”模块，选择“项目采购”类型，逐项填写《项目采购审批表》（见模板表格），准备好的附件材料，确认信息无误后提交。

第二步：部门负责人初审

审核重点：部门负责人登录系统，查看提交的采购申请，重点审核：

采购内容是否与部门年度工作计划及项目目标一致；

预算金额是否在部门预算额度内，是否存在超预算风险；

采购附件是否齐全（如需求说明、报价单等）。

审核操作：若审核通过，“同意”并填写审核意见（如“符合项目需求，同意采购”）；若需补充材料，“驳回”并注明需补充的内容，系统将自动通知申请人修改后重新提交。

第三步：财务部门复核

复核重点：财务专员登录系统，对部门初审通过的申请进行复核，重点审核：

资金来源是否符合企业财务制度（如是否有预算指标、是否涉及专项资金）；

报价单与预算金额的合理性（如单价是否高于市场均价，总价是否超预算）；

供应商资质是否符合要求（如是否为合格供应商名录内的单位，需提供营业执照复印件扫描件）。

复核操作：若复核通过，“同意”并填写复核意见（如“资金来源合规，报价合理”）；若发觉预算超标或资质问题，“否决”并说明原因，退回申请人或部门负责人调整。

第四步：分管领导审批

审批权限划分：根据采购金额及项目类型，由不同层级分管领导审批：

金额≤2万元：由项目所属部门分管领导审批；

2万元＜金额≤10万元：由分管副总审批；

金额＞10万元：由总经理审批（重大项目需提交总经理办公会审议）。

审批操作：分管领导登录系统，查看各部门审核意见及采购详情，重点从项目必要性、成本控制、合规性等角度进行审批，“同意”或“否决”并签署审批意见。

第五步：采购执行与归档

采购执行：最终审批通过后，系统自动将采购申请推送至采购部门，采购专员根据审批结果执行采购（如签订合同、下单采购、跟进交付）。

归档管理：采购完成后，采购专员需将采购合同、验收单、发票等扫描件至系统，与原采购申请表关联，形成完整的电子档案，方便后续查阅与审计。

三、电子化审批表单结构

项目采购审批表

项目基本信息

项目名称

例：“办公楼智能化系统升级项目”

申请人

*（姓名）

所属部门

例：信息技术部

联系方式

（内部分机号，不涉及隐私）

申请日期

YYYY年MM月DD日

采购内容明细

序号

物资/服务名称

1

智能办公桌

2

会议平板

资金信息

资金来源

例：2024年度部门专项预算

预算总金额

31,000元

附件清单

□项目需求说明（盖章）□3家供应商报价单□市场调研报告（可选）

审批意见

部门审核意见

负责人：*（姓名）日期：YYYY年MM月DD日

财务复核意见

复核人：*（姓名）日期：YYYY年MM月DD日

分管领导审批意见

审批人：*（姓名）日期：YYYY年MM月DD日

最终审批意见（总经理）

审批人：*（姓名）日期：YYYY年MM月DD日

四、关键操作提示与风险规避

信息填写规范：

采购明细需具体明确，避免使用“一批”“若干”等模糊表述，规格型号、数量等需与项目需求严格对应；

预算金额需包含运费、税费等所有相关费用，保证与最终采购总金额偏差不超过10%。

附件材料要求：

报价单需加盖供应商公章（或电子签章），注明联系人及电话（仅用于内部核实，不对外公开）；

若为单一来源采购（如专利产品、定制化服务），需提供《单一来源采购说明》，详细说明无法从其他供应商处采购的理由。

审批时限提醒：

各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核，逾期未操作系统将自动提醒；

紧急采购项目（如设备故障维修需立即采购），需在申请时勾选“紧急”选项，同步电话通知审批人，保证流程加速。

系统操作注意事项：

提交申请前需检查所有附件是否成功（可“预览”确认）；

审批流程不可逆，若需撤回申请，需在当前审批人未操作时“撤回”，并说明原因；

采购完成后，验收单需由使用部门负责人签字确认（电子签章或扫描件）后，否则无法进入归档环节。

合规性风险提示：

严禁拆分采购金额规避审批（如将10万元采购拆分为2笔5万元）；

供应商需在企业《合格供应商名录》内，名录外供应商需提前提交《供应商准入申请表》并通过审核。