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供应链采购流程及审批模板

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作指引

1.需求发起与申请

操作内容：申请部门根据业务需求（如生产计划、办公需求等），填写《采购申请单》，明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息。

责任主体：申请部门经办人（如）、部门负责人（如）。

所需材料：《采购申请单》（含部门签字及预算依据）。

注意事项：需保证需求描述清晰、预算符合公司财务制度，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）。

2.采购部门审核

操作内容：采购部门收到《采购申请单》后，重点审核需求的合理性、预算准确性及采购必要性。对于常规采购（如标准化办公用品），可直接审核通过；对于复杂采购（如大型设备、定制化服务），需组织技术部门或使用部门共同确认需求细节。

责任主体：采购专员（如**）、采购部门负责人（如赵六）。

输出结果：审核通过后，进入询价流程；驳回则需反馈具体原因（如“超预算”“需求描述不清晰”），申请部门修改后重新提交。

3.供应商寻源与比价

操作内容：

询价：采购部门根据需求通过合格供应商库、公开招标或定向询价方式获取至少3家供应商报价，要求供应商提供报价单（含单价、总价、交付周期、质量标准等）。

比价：组织采购、财务、使用部门成立比价小组，综合评估价格、供应商资质（如营业执照、行业认证）、交付能力、售后服务等因素，形成《询价比价记录表》，推荐最优供应商。

责任主体：采购专员（如）、比价小组成员（如、孙七）。

所需材料：《供应商报价单》《询价比价记录表》。

注意事项：严禁仅以价格作为唯一选择标准，需保证供应商具备合法经营资质及履约能力。

4.合同签订与订单下达

操作内容：

合同拟定：与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务，包括标的物详情、金额、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

订单下达：合同审批通过后，采购部门向供应商下达《采购订单》，作为后续交付依据。

责任主体：采购专员（如**）、法务部门（如周八，若需）、采购负责人（如赵六）。

所需材料：《采购合同》《采购订单》（需双方签字盖章）。

注意事项：合同条款需严谨，避免模糊表述（如“尽快交付”需明确具体日期），重大合同需经法务部门审核。

5.物资交付与验收

操作内容：

交付：供应商按合同约定时间交付物资，采购部门核对物资名称、数量、规格是否与《采购订单》一致，检查外包装完整性。

验收：组织使用部门、质检部门（如需）共同验收，重点核对质量是否符合合同标准（如提供检测报告、试用功能等），填写《物资验收单》，验收合格后签字确认；不合格则需及时联系供应商退换货。

责任主体：采购专员（如）、使用部门经办人（如）、质检员（如吴九）。

所需材料：《采购订单》《物资验收单》。

注意事项：验收需在物资交付后24小时内完成，特殊情况需书面说明原因；验收单需多方签字确认，保证责任可追溯。

6.付款结算与归档

操作内容：

付款申请：采购部门凭《采购合同》《物资验收单》《发票》等材料，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。

付款执行：财务部门核对单据无误后，按合同约定方式（如银行转账）支付款项，保留付款凭证。

资料归档：采购部门将采购全流程资料（申请单、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年。

责任主体：采购专员（如**）、财务专员（如郑十）、财务负责人（如钱十一）。

注意事项：发票需与合同、验收单信息一致（如公司名称、税号等），避免税务风险；付款前需确认供应商无未决纠纷。

三、关键表单模板

模板1：采购申请单

申请部门

申请日期

采购类型（□原材料□办公用品□设备□服务）

物资/服务名称

规格型号

单位

预算金额（元）

资金来源（□部门预算□专项预算）

期望交付时间

需求描述（用途、技术参数等）

申请人

部门负责人签字

采购部门审核意见

□通过□驳回（原因：____________________）审核人：______日期：______

模板2：询价比价记录表

物资名称

规格型号

数量

供应商A（A公司*）

供应商B（YY公司）

供应商C（ZZ公司）

单价（元）

总价（元）

交付周期

资质情况

比价结论

推荐供应商：____________________理由：______________________________________比价小组签字：______日期：______

模板3：物资验收单

采购订单号

验收日期

验收地点

供应商名称

物资名称

规格型号

数量

验收标准（□合同约定□技术图纸□样品）

验收结果

□合格□不合格（不合格描述：____________________）

使用部门意见

经办人：______负责人：______

采购部门意见

经办人：__