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合同管理审批流程标准化操作手册

前言

为规范公司合同管理全流程，明确各环节职责分工，防范合同法律风险与经营风险，提高合同审批效率，保障公司合法权益，特制定本手册。本手册适用于公司所有对外经济合同的起草、审核、审批、签署、用印及归档管理，各部门应严格遵照执行，保证合同管理标准化、规范化、合规化。

一、适用范围与应用场景

本手册适用于公司各部门在开展业务过程中涉及的所有对外合同，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务等）、服务外包合同（技术开发、咨询、运维等）、租赁合同（场地、设备等）、合作框架协议、保密协议等。

典型应用场景：

采购部门与供应商签订原材料采购合同时；

销售部门与客户签订产品销售合同时；

技术部门与第三方合作单位签订技术开发服务合同时；

行政部门与租赁方签订办公场地租赁合同时；

各部门因业务需要签订的其他各类经济合同。

二、标准化操作流程

合同管理审批流程分为“合同发起—部门审核—法务审核—财务审核—领导审批—用印签署—归档跟踪”七个核心环节，各环节需严格按照职责分工与时限要求推进，保证流程闭环管理。

（一）合同发起与材料准备

操作主体：业务部门经办人（经办人）、部门负责人（部门负责人）

操作内容：

合同起草：业务部门根据业务需求，参照公司《合同示范文本库》（如无示范文本，可参考行业通用模板）起草合同，明确合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

材料准备：发起审批前，需同步收集以下材料，作为合同附件或审批支撑材料：

合同相对方的主体资格证明文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明书等，需加盖对方公章）；

业务需求说明（如采购申请单、项目立项批复等）；

涉及招投标的项目，需提供招投标文件及中标通知书；

其他与合同相关的证明材料（如技术参数标准、验收标准等）。

内部初审：业务部门负责人（部门负责人）对合同的业务必要性、条款完整性、数据准确性进行初步审核，确认无误后提交至下一环节。

输出结果：合同草案、附件材料齐全，通过部门初审。

（二）部门审核与业务合规性审核

操作主体：合同承办部门负责人（部门负责人）、相关协作部门（如技术部、市场部等）

操作内容：

业务合规性审核：合同承办部门负责人（部门负责人）重点审核：

合同内容是否符合公司战略规划与年度经营目标；

业务需求是否真实、必要，是否符合公司相关管理制度（如采购管理、销售管理、费用管理等规定）；

合同标的、数量、价格等是否与业务需求一致，是否存在超预算、超范围业务。

跨部门会签：根据合同类型，需征求相关部门意见：

涉及技术参数的，由技术部（技术负责人）审核技术可行性、标准合规性；

涉及市场价格的，由市场部（市场负责人）审核定价合理性（如销售价格是否符合市场策略，采购价格是否低于历史均价等）；

涉及资产使用的，由行政部/资产管理部（资产负责人）审核资产权属、使用合规性。

审核意见反馈：各相关部门需在2个工作日内完成审核，通过OA系统或书面形式反馈审核意见，对需修改的内容应明确具体修改建议。

输出结果：部门审核意见表，合同草案根据意见修改完善。

（三）法务审核与法律风险把控

操作主体：法务部（法务专员）、法务负责人（法务负责人）

操作内容：

法律合规性审核：法务部（法务专员）对合同进行法律审查，重点审核：

合同主体是否具备完全民事行为能力，授权代理人是否获得有效授权；

合同条款是否合法合规，是否存在违反法律、行政法规及公司规章制度的内容；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否有效；

是否存在格式条款陷阱，是否存在对公司不平等的免责条款。

风险提示与修改：法务部对发觉的法律风险（如主体资格瑕疵、违约责任不对等、管辖约定不明等）出具《法律风险审核意见书》，承办部门需根据意见修改合同；对一般性风险，可标注修改建议并跟踪确认。

审核时限：简单合同（如标准采购合同）需在1个工作日内完成审核，复杂合同（如重大项目合作协议）需在3个工作日内完成审核。

输出结果：法务审核意见书，合同条款经法务确认无法律风险。

（四）财务审核与资金可行性评估

操作主体：财务部（财务专员）、财务负责人（财务负责人）

操作内容：

资金与财务条款审核：财务部重点审核：

合同金额是否与预算一致，超出预算的需提供预算调整审批材料；

价款或报酬的支付方式、进度、条件是否合理，是否符合公司资金管理规定；

涉及税务条款的（如税率、发票类型）是否符合税法规定，是否明确发票开具要求；

履约保证金、质保金等约定是否合理，资金回收是否有保障。

资金风险评估：对大额合同或长期合作合同，财务部需评估对方履约能力（如财务状况、信用记录），防范资金风险。

审核反馈：财务部需在2个工作日内完成审核，通过OA