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企业行政预算快速审核手册

前言

本手册旨在规范企业行政预算审核流程，提升审核效率，保证预算资金合理分配与合规使用。通过明确审核标准、简化操作步骤、提供实用工具，帮助行政部门与财务部门协同完成预算审核工作，为企业行政事务的高效开展提供保障。

一、适用场景与对象

（一）适用场景

常规预算审核：适用于企业月度、季度、年度行政预算（如办公费用、差旅费用、固定资产采购、维修维护等）的常规审核流程。

临时预算追加：针对计划外行政支出（如突发设备故障维修、临时会议保障等）的预算追加申请审核。

预算调整审核：因业务变化或政策调整需对已批复行政预算进行修改时的审核流程。

（二）适用对象

预算申报部门：企业各行政部门（如行政部、办公室、后勤部等）负责编制和提交预算申请的专员。

审核执行部门：企业财务部预算审核专员、行政部负责人、分管行政/财务的领导。

二、预算审核操作流程

（一）第一步：预算提交与资料准备

操作内容：

预算申报部门根据企业年度/季度行政工作计划，填写《行政预算申报表》（模板见第三章），详细列明预算项目、明细金额、测算依据、使用周期等。

附送必要的支撑材料，如：

固定资产采购需提供供应商报价单、采购需求说明；

大型维修项目需提供工程预算明细单、验收标准；

差旅费用需提供出差计划、人数、行程安排等。

经部门负责人签字确认后，在预算申报截止日期前提交至财务部预算审核专员。

责任主体：行政部门预算专员、部门负责人

时间要求：月度预算需在每月25日前提交，季度预算需在季度末前10天提交。

（二）第二步：初审（行政部内部审核）

操作内容：

行政部负责人收到预算申请后，重点审核以下内容：

预算项目是否符合年度行政工作重点；

预算金额与历史同期数据、实际需求的匹配度（如办公费用是否较上季度异常增长）；

支撑材料是否完整、数据是否准确（如采购报价是否符合市场行情）。

对符合要求的预算申请，签署“初审通过”意见；对存在问题的（如预算偏高、项目不必要），退回申报部门修改完善，并明确修改意见（如“建议降低办公耗材预算10%，补充批量采购优惠说明”）。

责任主体：行政部负责人

时间要求：收到申请后2个工作日内完成初审。

（三）第三步：复审（财务部审核）

操作内容：

财务部预算审核专员收到初审通过的预算申请后，重点审核：

预算是否符合企业财务制度（如是否超预算科目、是否遵循“先预算后支出”原则）；

费用测算是否合理（如差旅费用是否按职级标准核定、办公费用是否考虑人均成本）；

资金来源是否明确（如是否动用专项储备、是否影响其他项目预算）。

对符合财务规定的预算，签署“复审通过”意见；对不符合要求的，与行政部沟通调整（如“建议将差旅住宿标准调整为不超过500元/晚，符合公司差旅管理办法”），必要时上报财务经理复核。

责任主体：财务部预算审核专员、财务经理（需复核时）

时间要求：收到初审通过申请后3个工作日内完成复审。

（四）第四步：终审（管理层审批）

操作内容：

财务部将复审通过的预算汇总整理，形成《行政预算审批汇总表》，提交至分管行政/财务的领导（如行政总监、财务总监）或总经理办公会终审。

管理层重点审核：

预算总体金额是否在企业年度预算总盘子内；

重点项目（如大型设备采购、重要会议保障）的必要性及投入产出比；

是否与企业战略目标一致（如是否支持绿色办公、降本增效目标）。

审批通过后，财务部下达《预算批复通知书》；未通过的，由财务部反馈至行政部调整。

责任主体：分管领导/总经理办公会

时间要求：收到汇总表后2个工作日内完成终审（紧急项目可加急处理）。

（五）第五步：反馈与归档

操作内容：

财务部将终审结果（通过/驳回及修改意见）书面反馈至行政部，行政部据此调整预算并执行。

所有审核资料（含预算申报表、支撑材料、审核意见表、批复通知书）整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

责任主体：财务部档案专员、行政部预算专员

时间要求：终审结束后1个工作日内完成反馈，资料归档于每月5日前完成。

三、预算模板示例

（一）行政预算申报表

预算周期

部门

申报日期

申报人

联系方式

序号

预算项目

项目明细

预算金额（元）

测算依据

使用周期

备注

1

办公用品

A4纸（100包/月）、签字笔（50支/月）

3,000

历史月均消耗量*采购单价

2024年Q1

批量采购可享9折

2

差旅费用

员工市内交通（20人/月，50元/人）

1,000

出勤率*交通补贴标准

2024年Q1

按实际出差实报实销

3

设备维修

办公打印机维修（含配件）

2,500

上半年维修记录*预估涨幅

2024年1月

已联系供应商报价

…

…

…

…

…

…

…

部门负责人签字：____________日期：____________

（二）行政预算审核表

预算项目

预算金额