企业文件归档与保管管理制度表.docVIP

企业文件归档与保管管理制度工具模板

一、制度适用范围与核心场景

本制度适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的行政、人事、财务、业务、法务等部门的文件归档与保管管理，覆盖纸质文件、电子文件、声像文件等多种载体。核心场景包括：日常业务文件规范化存档、重要合同及法律文书长期保管、历史文件追溯查询、审计/检查资料准备、文件生命周期终结处置等。通过标准化管理，保证文件完整、安全、可追溯，满足企业运营合规性及决策支持需求。

二、文件全生命周期管理操作流程

1.文件分类与编号规则制定

分类标准：按文件性质分为行政类（如通知、会议纪要）、人事类（如劳动合同、离职证明）、财务类（如凭证、报表）、业务类（如合同、项目方案）、法务类（如诉讼材料、合规文件）等；按密级分为公开、内部、秘密、机密四级；按载体分为纸质、电子、声像三类。

编号规则：采用“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”格式，示例：“行政部-通知-2024-001”“财务部-凭证-2024-056”。部门代码由企业统一制定（如行政部为“XZ”，人事部为“RS”）。

2.归档范围与责任划分

归档范围：明确需归档的文件类型，包括但不限于：

行政类：年度工作计划、总结、红头文件、会议记录；

业务类：客户合同、招投标文件、项目验收报告；

人事类：员工入职登记表、培训记录、绩效考核表；

财务类：会计凭证、账簿、税务申报表、审计报告；

其他：资质证书、知识产权文件、重要往来函件。

责任分工：文件形成部门为归档第一责任人，部门指定专人（如*文员）负责本部门文件收集；行政部统筹协调，定期检查归档执行情况。

3.文件收集与整理

收集要求：文件办理完毕后3个工作日内，由形成部门责任人将原件（电子文件需刻录光盘或至指定服务器）移交至部门归档员，填写《文件移交清单》（见模板1），双方签字确认。

整理规范：

纸质文件：去除金属夹、回形针，按时间顺序排序，检查完整性（如合同需含签字页、附件），统一使用A4纸打印（手写文件需用黑色签字笔）；

电子文件：命名规范与编号规则一致，存储格式为PDF（防止篡改），重要文件需加密并设置访问权限；

声像文件：标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录成不可擦写光盘，一式两份（一份归档，一份备份）。

4.立卷归档与移交

立卷要求：按“一事一卷”或“一类一卷”原则组卷，填写《文件卷内目录》（见模板2），注明卷名、页数、起止日期、保管期限，装订成册（纸质文件左侧装订，厚度不超过2cm）。

移交流程：部门归档员于每季度最后1个工作日，将整理好的文件移交至行政档案室，双方核对《文件移交清单》与实物，确认无误后签字留存。电子文件通过企业内部OA系统或加密U盘移交，需记录移交时间、接收人及文件校验码。

5.保管存放与环境维护

存放管理：

纸质文件：按编号顺序排放入档案柜，标注“部门-类别-年份”标签，秘密及以上密级文件存放于带密码锁的铁柜；

电子文件：存储于企业专用服务器，定期（每月）进行增量备份，每季度进行全量备份，备份介质异地存放；

声像文件：光盘存放于防磁柜，避免阳光直射。

环境要求：档案室配备温湿度计（温度18-22℃，湿度45%-60%），定期通风（每季度1次），配备灭火器（二氧化碳或七氟丙烷）、烟雾报警器，禁止存放易燃易爆物品。

6.借阅使用与登记

借阅权限：公开文件经部门负责人同意即可借阅；内部及以上密级文件需经分管领导（如总监）审批，涉密文件需经总经理（总经理）审批。

借阅流程：填写《文件借阅申请表》（见模板3），注明借阅理由、归还时间，经审批后由档案管理员办理借阅手续。借阅期限一般不超过5个工作日，确需延长的需提前申请。

使用规范：借阅文件不得涂改、抽取、勾画、损毁，不得转借、复制（涉密文件禁止复制），需在指定区域查阅，电子文件仅可在专用电脑上浏览，禁止。

7.鉴定与销毁

鉴定流程：档案室每两年组织一次文件鉴定，由行政部、法务部、使用部门代表组成鉴定小组，核查文件保管期限（参考《文件保管期限表》，见模板4），对到期文件提出销毁或续存意见。

销毁执行：需销毁的文件经总经理（*总经理）审批后，由档案管理员监销，纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行低级格式化或物理销毁，销毁过程填写《文件销毁清单》（见模板5），监销人签字确认，销毁清单长期保存。

三、企业文件归档管理标准表格

模板1：文件移交清单

移交部门

移交人

移交日期

文件编号

文件名称

份数

密级

接收人

备注

备注：1.纸质文件填写份数，电子文件填写“光盘/服务器路径”；2.密级分为“公开/内部/秘密/机密”。

模板2：文件卷内目录

卷名：______________________保管期限：____年|

序号|文件编号|文件名称|起止页码|形成日期|备注|

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