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供应商评价及合作流程标准模板

一、适用情境与启动时机

新供应商引入：首次寻求合作前，需通过标准化流程评估供应商资质与匹配度；

现有供应商定期评估：按年度/半年度对合作中的供应商进行绩效复盘，决定是否延续合作；

合作异常处理：当出现质量不达标、交付延迟、服务响应滞后等问题时，启动专项评估与整改流程；

战略合作深化：对潜力供应商进行多维度深度评估，摸索长期合作或联合开发机会；

供应商库动态更新：定期清理低效或风险供应商，保证供应商资源池的优质性与活力。

二、标准化操作流程详解

（一）供应商寻源与初步筛选

操作目标：从海量供应商中快速识别符合基本要求的潜在合作方。

操作内容：

制定寻源标准：明确产品/服务的核心需求（如质量等级、技术参数、交付周期、价格区间等），结合行业特点设定基础门槛（如注册资本、生产规模、同类项目经验等）。

多渠道收集信息：通过行业展会、专业数据库、供应商自荐、同行推荐等渠道获取供应商名录，记录供应商名称、主营产品、联系方式等基础信息。

初步筛选：根据寻源标准对供应商进行初筛，剔除明显不符合要求的供应商（如无相关资质、产能不足等），形成《潜在供应商清单》。

责任部门/人：采购部、寻源小组（由采购、技术、质量部门人员组成）

（二）资质审核与背景调查

操作目标：验证供应商的合法性、合规性及履约基础能力，降低合作风险。

操作内容：

资质文件收集：要求供应商提供营业执照（副本）、行业生产/经营许可证、ISO质量管理体系认证、相关产品检测报告（如3C认证、CE认证等）、专利证书（如涉及）等文件，保证文件在有效期内。

资质真实性核查：通过“国家企业信用信息公示系统”、行业协会平台等官方渠道核验营业执照、许可证等信息的真实性，避免虚假资质。

背景调查：

信用调查：查询供应商是否有失信记录、涉诉案件或行政处罚；

口碑核实：联系供应商的1-2家合作客户，知晓其产品质量、交付可靠性、售后服务等情况；

产能评估：要求供应商提供生产设备清单、产能说明、原材料供应渠道等，评估其是否满足订单需求。

形成《资质审核与背景调查报告》：明确审核结论（通过/不通过/补充材料），对通过审核的供应商纳入《候选供应商名单》。

责任部门/人：采购部、法务部、质量部

（三）现场考察与综合评估

操作目标：实地验证供应商的实际运营能力、质量控制水平及管理规范性，保证信息与书面材料一致。

操作内容：

制定考察计划：明确考察时间、参与人员（采购、技术、质量、生产部门代表）、考察重点（如生产车间布局、设备先进性、工艺流程、质量检测环节、仓储物流管理等）。

现场实施考察：

实地查看生产环境、设备运行状态，记录产能利用率；

抽查近期生产的产品，核对质量检测记录，知晓不合格品处理流程；

与供应商管理人员（如生产经理、质量负责人*）沟通，知晓其团队管理能力、应急响应机制；

收集供应商组织架构、管理制度、客户案例等补充材料。

形成《现场考察报告》：包含考察发觉的优势、不足、风险点及综合评分（参考《现场考察评分表》），结合背景调查结果，确定入围的《拟合作供应商名单》。

责任部门/人：采购部、质量部、技术部、生产部

（四）商务谈判与合同签订

操作目标：明确双方权利义务，通过法律约束保障合作稳定性。

操作内容：

谈判准备：梳理合作核心条款（价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任、保密协议等），制定谈判底线与策略。

多轮谈判：与供应商就核心条款进行沟通，重点确认：

价格体系：是否含税、运费、售后费用等，明确调价机制（如原材料波动时价格调整规则）；

交付条款：交货地点、运输方式、验收流程、逾期交付的违约责任；

质量条款：质量标准（国标/行标/企标）、抽检方法、不合格品处理方式、质保期；

服务条款：售后响应时间（如24小时内反馈问题）、技术支持范围、培训服务等。

合同拟定与审核：由法务部根据谈判结果拟定《供应商合同》，重点审核条款的合法性、严谨性，避免模糊表述（如“尽快”“大概”等）。

合同签订：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同生效后分发至采购、财务、质量、使用部门存档。

责任部门/人：采购部、法务部、财务部、技术部

（五）合作启动与试运行

操作目标：通过小批量订单验证供应商的实际履约能力，保证双方协作顺畅。

操作内容：

制定试运行计划：明确试运行产品、订单数量、交付时间、验收标准及参与部门（采购、使用、质量）。

订单下达与跟踪：向供应商下达《试运行订单》，同步交付要求与验收标准，定期跟踪生产进度，保证按期交付。

到货验收与问题反馈：

质量部按标准对到货产品进行检验（全检/抽检），记录检验结果；

使用部门对产品进行试用，评估功能是否符合需求；

若发觉问题，及时向供应商反馈，要求其提供原因分析及整改措施，形成《试运行问题整改跟踪表》。

试运行总结：根据验收结果、试用反馈及问