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采购订单标准化审批管理流程工具模板

一、适用范围与业务背景

本流程适用于各类企业内部采购订单的标准化审批管理，涵盖物资采购、服务采购、工程采购等场景。通过规范审批环节、明确职责分工、强化过程管控，保证采购行为合规、高效，降低运营风险，保障采购需求与预算、业务目标的匹配性。适用于企业各部门发起的采购申请，根据采购金额、物料类型等差异执行分级审批机制。

二、标准化审批流程步骤详解

步骤1：采购需求发起与申请提报

责任人：需求部门经办人（经办人）、需求部门负责人（负责人）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、外包服务等），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息。

需求部门负责人（负责人）审核采购需求的合理性、必要性与预算匹配性，签字确认后提交至采购部门。

关键控制点：需提供详细需求说明，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；预估金额需符合企业预算管理体系，超预算需提前说明并附预算调整申请。

步骤2：采购部门需求复核与供应商初步筛选

责任人：采购专员（专员）、采购部门经理（经理）

操作说明：

采购专员（专员）接收《采购申请单》，核对需求信息完整性，重点确认技术参数、数量、交付时间等是否清晰。如信息不全，退回需求部门补充。

根据采购需求，通过合格供应商库筛选候选供应商，优先选择长期合作、资质齐全、价格优化的供应商；对于新供应商，需收集其营业执照、相关资质证明（如ISO认证、行业许可等）并进行初步评估。

采购部门经理（经理）复核需求复核结果及供应商筛选逻辑，保证符合企业采购政策（如集中采购、定点采购等要求）。

关键控制点：禁止选择无资质或资质过期的供应商；大宗采购需至少比价3家供应商，形成《供应商比价表》作为审批附件。

步骤3：采购订单拟定与合同评审（如需）

责任人：采购专员（专员）、法务专员（专员，如需）、财务部门对接人（对接人）

操作说明：

采购专员（专员）根据确定的供应商信息，拟定《采购订单》，明确订单号、供应商全称、物料/服务明细（含规格、数量、单价、总价）、交付条款（时间、地点、方式）、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

涉及框架协议或长期合作的采购，需同步拟定或补充合同条款，由法务专员（专员）审核合同合规性，避免法律风险。

财务部门对接人（对接人）核对采购订单金额与预算的一致性，确认付款条件是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票要求等）。

关键控制点：订单条款需与供应商沟通确认，避免歧义；合同文本需使用企业标准模板，非标合同需经法务专项审批。

步骤4：分级审批与权限确认

责任人：财务经理（经理）、分管副总（副总）、总经理（总，如需）

操作说明：

根据采购金额与物料类型，执行分级审批（示例）：

低值采购（金额≤X元）：采购部门经理（经理）+财务经理（经理）审批；

常规采购（X元＜金额≤Y元）：采购部门经理（经理）+财务经理（经理）+分管副总（副总）审批；

重大采购（金额＞Y元/战略物资）：需总经理（总）审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

审批人需在审批系统中确认订单信息，重点审核预算合规性、供应商资质、价格合理性等，审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明具体原因。

关键控制点：审批权限不得越级或委托；审批需在规定时限内完成（如常规采购不超过3个工作日），避免影响采购进度。

步骤5：订单确认与供应商下达

责任人：采购专员（专员）、供应商对接人

操作说明：

采购订单完成全部审批流程后，采购专员（专员）加盖企业采购专用章，通过书面邮件、系统或双方确认的方式将正式订单发送至供应商。

要求供应商在收到订单后2个工作日内书面确认（如盖章回传），明确是否接受订单条款；如供应商对条款有异议，需及时沟通调整，重新履行审批流程。

关键控制点：订单需经完整审批流程后方可盖章生效；供应商回传确认件需作为档案留存。

步骤6：订单执行与交付验收

责任人：需求部门验收人（验收人）、采购专员（专员）、仓储部门（如需）

操作说明：

供应商按订单约定交付货物/服务，需求部门组织验收：

货物采购：核对物料名称、规格、数量、外观质量，必要时进行试用或检测，填写《物料验收单》；

服务采购：对照服务标准（如交付成果、完成时间、服务质量）进行验收，填写《服务验收确认单》。

验收合格后，需求部门负责人（负责人）、验收人（验收人）签字确认；不合格的，需及时反馈至采购部门，由采购专员（专员）与供应商协商退换货或索赔事宜。

涉及入库的物料，需同步办理入库手续，仓储部门确认数量与质量后签字。

关键控制点：验收需严格按订单标准执行，禁止“先收后验”或“验收走过场”；不合格物料需隔离存放，避免混用。

步骤7：付款申请与财务结算

责任人：采购专员（专