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行政后勤管理日常工作流程手册（提高行政效率版）

前言

为规范行政后勤日常工作流程，明确各环节职责与操作标准，提升工作效率与服务质量，特制定本手册。手册涵盖办公环境维护、物资管理、会议服务、车辆调度、固定资产管理等核心模块，为行政后勤人员提供标准化操作指引，保证工作有序开展。

一、办公环境维护管理

（一）日常清洁管理规范

适用情境：日常办公区域（工位、走廊、茶水间等）、会议室、公共区域（前台、楼梯间）的清洁监督与管理。

操作流程详解：

制定清洁计划：每月末根据办公区域面积、人流量，制定下月清洁排班表，明确清洁频次（如每日地面清洁2次、每周玻璃擦拭1次）、责任区域及清洁标准（如地面无污渍、桌面无灰尘）。

清洁人员派工：每日下班前1天，将次日清洁任务（区域、时间、重点内容）通过工作群传达至保洁人员，确认其知晓并按时到岗。

日常巡检：行政专员每日上午9:00、下午16:00对各区域清洁情况进行巡检，重点检查卫生间卫生、垃圾清运情况、公共区域物品摆放整齐度。

问题反馈与整改：发觉清洁不达标时（如地面有污渍、垃圾桶未清理），立即通过拍照记录并反馈至保洁负责人，要求30分钟内整改到位；整改后再次巡检确认。

清洁质量验收：每周五下午由行政主管组织抽查，对照清洁标准评分（满分100分，85分以下视为不合格），评分结果与保洁服务费结算挂钩。

常用表单示例：

日常清洁巡检表

日期

巡检区域

巡检项目（地面/桌面/卫生间等）

完成情况（达标/不达标）

问题记录

整改时限

负责人

2024-03-01

开放办公区

地面清洁、桌面整理

达标

-

-

2024-03-01

一楼卫生间

垃圾清运、镜面清洁

不达标

垃圾未满桶

30分钟

（二）办公设施报修处理流程

适用情境：办公设备（空调、打印机、灯具）、家具（办公椅、文件柜）等设施故障报修。

操作流程详解：

接收报修信息：通过企业/钉钉报修群、电话、现场登记三种方式接收报修需求，记录报修时间、地点、故障描述（如“3号会议室空调不制冷”“财务部打印机卡纸”）、报修人联系方式。

故障核实：行政专员接到报修后15分钟内到达现场，确认故障类型（如人为损坏/自然老化）及紧急程度（紧急：影响办公；一般：轻微故障）。

维修派单：

紧急故障（如停电、空调故障）：立即联系维修人员，要求30分钟内到场；

一般故障：24小时内安排维修，并在企业告知报修人预计维修时间。

跟进维修：维修过程中，行政专员全程跟进，保证维修质量（如更换配件为原厂正品、故障彻底排除）。

结果反馈：维修完成后，请报修人现场确认签字，并在1个工作日内将维修结果（维修内容、更换配件、费用）录入行政管理系统。

记录归档：每月汇总报修记录，按“日期-报修部门-故障类型-维修结果”分类归档，形成设施维护台账。

执行要点提示：

建立“常用维修服务商名录”，明确各服务商响应时间、收费标准；

每月对高频故障设施（如打印机、空调）进行预防性检查，降低故障发生率。

二、日常物资管理

（一）办公用品申领与发放流程

适用情境：部门及员工日常办公所需文具（笔、本子）、耗材（打印纸、墨盒）、劳保用品（口罩、消毒液）等物资申领。

操作流程详解：

月度需求收集：每月25日前，各部门通过行政管理系统提交《办公用品月度需求表》，注明物品名称、规格、预估数量、用途（如“行政部：A4纸10包，用于日常打印”）。

汇总与审核：行政专员汇总各部门需求，核对库存量（避免重复采购），编制《月度采购计划》，报行政主管审批（单次采购金额超500元需财务部会签）。

采购执行：审批通过后，从合格供应商处采购（优先选择协议供应商），保证物资质量（如打印纸克数≥70g）、到货时间（不晚于次月5日）。

入库登记：物资到货后，行政专员与采购员共同验收，核对数量、规格、质量，合格后在《物资入库登记表》签字确认，同步更新库存台账（系统+纸质）。

发放登记：

部门申领：员工凭部门负责人签字的《办公用品申领单》领取，行政专员核对申领数量与库存，发放后在申领单上签字；

个人零星申领：员工通过行政自助申领系统提交申请（每月限2次），经部门审批后至前台领取。

余量统计：每月末对库存物资进行盘点，《库存月报表》，分析消耗规律（如某部门打印纸用量激增需核实是否合理），优化下月采购计划。

常用表单示例：

办公用品申领单

申领日期

申领部门

申请人

物品名称

规格

申领数量

用途

审批人

发放人

领取人

2024-03-10

市场部

签字笔

0.5mm

5支

客户会议使用

赵六

（二）库存物资管理规范

适用情境：办公用品、低值易耗品（如硒鼓、U盘）、应急物资（如防疫物资、雨伞）等库存物资的日常管理。

操作流程详解：

分类存放：按物资属性划分区域（如文具区、耗材区、应急区），粘贴醒目标签（标注名称、规格、入库日期），保证“先进先出”（先入库的