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活动方案之校友会筹备工作方案

为系统推进校友联络工作，增强校友与母校、校友之间的情感联结，现围绕“青春记忆·未来同行”主题，制定校友会筹备工作方案如下：

一、前期筹备阶段（启动后1-4周）

（一）需求调研与目标设定

1.校友需求收集：通过线上问卷（设计15-20题，涵盖参与意愿、期望活动形式、关注话题、可提供资源等维度，示例问题：“您更希望校友会设置行业交流、校园怀旧还是公益合作类活动？”“您可提供的资源类型（职业指导/场地支持/物资赞助等）？”）、线下访谈（选取不同届别、行业的20-30名校友代表，重点了解对活动内容、时间、形式的具体建议）双渠道调研，形成《校友需求分析报告》，明确活动核心目标为“强化情感纽带、促进资源互通、服务校友发展”。

2.目标量化：设定参与规模（预计150-200人，覆盖毕业5-20年为主，兼顾近年毕业生及资深校友）、资源对接（促成至少3项校友间合作意向）、满意度（现场问卷评分≥85分）等可衡量指标。

（二）筹备组织架构搭建

成立筹备工作领导小组（由母校分管校友工作的副校长任组长，校友总会秘书长任副组长），下设4个专项工作组，明确职责与分工：

-联络组（5人）：负责校友信息核查、邀请通知、参与确认及特殊需求收集（如无障碍服务、饮食禁忌等）；建立“校友-联络人”1对1对接机制，按届别、行业划分联络小组。

-活动组（6人）：统筹活动流程设计、环节策划、嘉宾邀约（含校领导、知名校友、行业专家）及现场执行；对接母校相关部门（教务处、后勤处、团委等）协调场地、设备等资源。

-宣传组（4人）：负责活动品牌包装、宣传物料制作（含H5邀请函、校友故事集、短视频素材）及多平台传播（微信公众号、校友专属社群、抖音/视频号等）；挖掘校友典型故事，制作“我与母校”系列预热内容。

-后勤组（7人）：负责场地布置、物资采购（纪念徽章、文化衫、校友纪念册等）、餐饮安排（兼顾本地特色与健康需求）、住宿协调（与母校周边协议酒店合作，争取协议价）及应急预案制定（如雨天场地调整、设备故障备用方案）。

（三）校友资源梳理与整合

1.信息库完善：以母校现有校友系统为基础，联络各学院学工办补充更新校友姓名、联系方式、职业信息（精确到公司、职位、行业领域），重点标注担任企业高管、创业者、专业领域专家的校友信息，形成“资源型校友清单”。

2.母校资源对接：与校史馆、档案馆沟通，整理校友在校期间的老照片、成绩单、活动记录等素材，用于制作“青春记忆”主题展；协调图书馆、实验室、体育馆等标志性场所作为活动分会场。

3.外部资源拓展：联系本地知名餐饮企业、文创品牌，洽谈活动赞助（如提供茶歇、定制纪念品）；对接交通企业，协调活动当日从市区主要站点到母校的免费接驳车。

二、活动策划与细化阶段（第5-8周）

（一）活动主题与形式确定

结合调研结果，确定活动主题为“青春记忆·未来同行——XX大学校友共话成长”，采用“1+3”模式：1场主活动（开幕仪式+主题论坛）+3类特色活动（行业交流沙龙、校园怀旧打卡、校友公益工作坊），兼顾情感共鸣与实际价值。

（二）时间与地点安排

-时间：选择10月下旬（秋季气候宜人，避开毕业季与考试周）的周六、周日两天，具体为：

第一天（周六）：08:30-20:00（签到、开幕、主题论坛、冷餐会）；

第二天（周日）：09:00-16:00（校园打卡、公益工作坊、总结返程）。

-地点：主会场设在校大礼堂（可容纳200人）；行业沙龙分设3个教室（按“科技与创新”“教育与文化”“商业与管理”划分）；校园打卡路线为“校门→主楼→图书馆→实验室→操场→校史馆”；公益工作坊在学术交流中心举办。

（三）核心环节设计

1.开幕仪式（60分钟）：

-播放预热视频（内容含校友在校旧照、近年母校发展成果、校友祝福采访）；

-校领导致辞（重点介绍母校近年教学、科研成果及校友工作规划）；

-校友代表发言（选取1名资深校友毕业20年以上、1名青年校友毕业5年内，分享成长经历与母校影响）；

-启动“校友发展基金”（宣布基金用途为支持校友创业孵化、困难校友帮扶，现场邀请3-5名校友代表参与启动仪式）。

2.主题论坛（90分钟）：

以“时代变迁中的校友责任”为议题，邀请3位不同领域的知名校友（如科技企业创始人、非遗传承人、公益组织负责人）与母校教授组成圆桌，围绕“个人成长与时代机遇”“校友如何反哺母校”“跨代际校友合作可能性”展开讨论，设置观众提问环节。

3.行业交流沙龙（120分钟）：

按调研中校友关注度最高的3个行业分组，每组由1名行业资深校友担任