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会务服务作业规范

会务服务作业需围绕会前筹备、会中执行、会后收尾三个阶段展开，各环节需严格遵循标准化流程，确保服务精准、高效、专业。以下为具体作业规范：

一、会前筹备阶段

（一）需求确认与信息收集

1.接收会议委托后，需在24小时内与委托方对接人完成首轮需求确认，明确会议基本信息：会议名称、类型（如研讨会、培训会、发布会等）、时间（含报到、正式会议、茶歇、休会等具体时段）、地点（主会场、分会场、签到区、茶歇区等功能分区）、规模（参会人数、嘉宾名单及级别）、主题及核心议程（含领导致辞、发言顺序、互动环节等）。

2.记录特殊需求：包括但不限于设备要求（如同声传译、视频直播、多屏切换）、物料规格（如背景板尺寸、桌签字体及材质）、餐饮标准（茶歇品类、清真/素食需求）、接待细节（嘉宾接送车辆、住宿安排）、安全要求（保密级别、安保措施）等，形成《会议需求确认单》，经双方签字确认后存档。

（二）场地规划与布置

1.场地勘测：提前3个工作日实地勘察场地，测量主会场、分会场、签到区、茶歇区等区域的空间尺寸，确认电源接口位置、消防通道、紧急出口、音响设备线路走向，标注障碍物（如立柱、台阶）并制定规避方案。

2.布局设计：根据会议类型确定座位形式（如课桌式、U型、围桌式、剧院式），遵循“主宾居中、层级分明”原则。主会场第一排与讲台间距不小于2米，座位排距不小于80厘米，列距不小于60厘米；分会场座位需预留10%-15%的机动空间应对临时参会人员。

3.物料布置标准：

-背景板：使用高清喷绘或LED屏，文字内容需与委托方确认无误，字体大小需保证最后一排观众可清晰辨识（通常主标题字体不小于80pt，副标题不小于48pt）；背景板安装需水平垂直，与墙面/舞台固定牢固，两侧延伸部分与舞台边缘齐平。

-桌签：采用硬质亚克力或铜制材质，字体为宋体或黑体，正文字号18pt，姓名排列方向与座位朝向一致（左侧嘉宾为尊时，桌签左高右低倾斜15°）；桌签与桌沿间距5厘米，相邻桌签间距不小于10厘米。

-投影与屏幕：投影幕布需完全展开，无褶皱；屏幕中心与观众席中心视线夹角不超过30°，高度以第一排观众视线仰角不超过15°为宜；调试时需播放全白/全黑测试图，确认无坏点、色差。

-灯光：主会场采用暖白光（色温3000K-4000K），重点区域（讲台、嘉宾席）照度不低于500lux，背景板区域照度不低于300lux；避免灯光直射观众席，可通过柔光罩或角度调整减少眩光。

（三）物资准备与设备调试

1.基础物资：按参会人数110%配备文具（铅笔、中性笔、便签纸、回形针），放置于座位右侧；会议资料（议程、讲稿、调研数据等）需提前3天印刷，按嘉宾级别分类装袋（普通参会者为纸质文件袋，贵宾为绒布文件袋），袋面印制会议LOGO及名称，资料顺序需与议程一致。

2.设备调试：

-音响系统：提前48小时调试，测试内容包括麦克风拾音（距离嘴部2-3厘米时无啸叫）、功放输出（各声道音量均衡）、录音设备（存储介质剩余空间≥50%，格式为WAV或MP3）；无线麦克风需更换新电池，频率与场地其他设备无干扰。

-视频设备：投影分辨率需与电脑输出匹配（1080P及以上），测试PPT、视频文件播放流畅度；视频会议设备需与分会场/远程端进行联调，确认画面无卡顿、音频无延迟。

-网络保障：主会场需布置双线路Wi-Fi（2.4G+5G频段），带宽不低于100Mbps，密码牌放置于座位左上角；重要环节（如直播、数据传输）使用有线网络，预留3-5个网口备用。

3.茶歇准备：根据会议时长（2小时以内不配茶歇，2-4小时配一次，4小时以上配两次）确定茶歇时间（通常在上午10:30、下午15:30），品类需兼顾中西式（如蛋糕、饼干、水果、咖啡、茶包），标注过敏原信息（如坚果、乳制品）；茶歇台布置于签到区或会场入口，台面铺白色桌布，餐食分类摆放（热饮区、冷食区、水果区），间距不小于20厘米，设置“请取适量”提示牌。

（四）人员分工与培训

1.组建5-8人服务团队（1名总协调，2名接待员，2名设备专员，1-2名机动人员），总协调负责整体流程把控，接待员负责签到、引导，设备专员负责设备值守，机动人员处理突发情况。

2.会前2天召开培训会，内容包括：

-流程培训：熟悉《会议日程表》（精确到分钟级），明确各环节衔接时间（如休会至茶歇间隔5分钟，茶歇至复会间隔10分钟）；

-礼仪培训：接待员需着正装（深色西装/套裙），化淡妆，站立时双脚并拢、双手交叠于小腹前，引导时手掌自然张开45°，距离嘉宾1-1.5米；

-应急培训：模拟设备故障（如