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会议服务规范

一、会前准备规范

（一）会议信息确认

1.基础信息核对：服务团队需在会议前3个工作日（紧急会议提前24小时）与会议主办方确认以下信息并形成书面记录：会议类型（研讨/培训/汇报/签约等）、具体时间（精确到分钟）、举办地点（主会场及分会场）、参会总人数（含嘉宾、代表、工作人员）、嘉宾级别（区分VIP、重要嘉宾、普通代表）、议程流程（含开场、发言、讨论、茶歇、合影等环节时间节点）、特殊需求（如同声传译、无障碍设施、宗教饮食禁忌等）。

2.关键需求确认：针对VIP嘉宾，需单独确认接送安排、座位偏好（如前排居中/靠墙）、发言设备要求（无线麦/手持麦）、个人禁忌（如对香氛敏感、不接受合影）；针对远程参会人员，需明确接入方式（视频会议平台/电话会议）、账号密码、测试时间（会前1小时完成联调）。

（二）场地布置标准

1.空间规划：根据会议类型调整桌椅布局：

-研讨型会议（20-50人）：采用U型或鱼骨型，主桌与客桌间距1.2米，单人座位宽度不小于0.6米，桌角包裹防撞条；

-汇报型会议（50-200人）：采用阶梯式排座，前排与讲台间距2米，排间距0.8米，座椅带书写板；

-签约仪式（10-30人）：设置主签桌（长2.4米×宽0.8米），两侧配嘉宾席（45°斜向摆放），桌面铺红色绒布，距背景板1.5米；

-培训会议（100-300人）：采用剧院式，每排10-12座，通道宽度1米，设置2个以上安全出口并标注清晰。

2.装饰细节：

-背景板：内容需经主办方审核，字体大小需满足最后排可见（主标题≥80pt，副标题≥48pt），材质选择高清喷绘（分辨率300dpi以上），安装后检查平整度（误差≤2cm）；

-横幅：悬挂高度距地面2.5-3米，内容居中对齐，长度超出会议桌两端各0.5米；

-绿植摆放：大型会议每10米放置1组（高度1.2-1.5米），小型会议桌面摆放单支鲜花（无刺、无强香味，如百合/康乃馨），花器直径≤15cm。

3.环境控制：

-温度：夏季24-26℃，冬季20-22℃，误差±1℃；

-湿度：40%-60%，配备加湿器/除湿器实时调节；

-光线：主照明（吊灯/筒灯）亮度500-700lux，发言区增设追光灯（1000lux以上），避免投影区反光（需调整窗帘或关闭部分照明）；

-噪音：会场周边5米内禁止施工或设备运行，关闭空调风口挡板（风速≤1m/s），门窗密封处理（隔音量≥30dB）。

（三）设备调试要求

1.基础设备：

-音响系统：测试主音箱、返听音箱、无线麦克风的覆盖范围，确保前排、中排、后排均无杂音或断频（测试内容：正常发言、音乐播放、突发高频音）；

-投影设备：调试亮度（≥3500流明）、对比度（≥10000:1）、分辨率（1920×1080），投影画面需覆盖背景板80%以上区域，边缘无虚化；

-灯光系统：检查聚光灯、氛围灯、应急灯（断电后持续照明≥30分钟）的开关状态，调试发言区与观众区的明暗对比（1:3）；

-话筒：有线麦需固定防滑，无线麦提前充电（电量≥80%），备用电池（同型号3节）放置设备台；领夹麦需测试拾音距离（0.3-0.5米最佳）。

2.智能设备：

-远程会议系统：会前1小时联调，测试画面清晰度（1080P）、声音延迟（≤0.5秒）、共享屏幕流畅度（帧率≥25fps），备用方案为电话会议（预存3个备用号码）；

-电子签到机：调试识别速度（≤2秒/人）、二维码扫描精度（支持1.5米内识别），备用纸质签到表（预填参会人姓名）放置签到台；

-投票系统：测试按键响应（≤1秒）、数据同步（实时上传至后台），备用人工统计员（2名）待命。

（四）材料与物资准备

1.会议资料：

-主材料（议程、讲话稿、数据报告）：按参会人数1:1准备，左侧装订（骑马钉），封面标注“内部资料，会后收回”（需保密会议）；摆放时文字方向统一朝右，距桌沿2cm；

-辅助材料（便签、铅笔、计算器）：便签带会议LOGO（尺寸5cm×8cm），铅笔为HB级（配橡皮擦），计算器需提前检查电量（备用电池2节）；

-证件与席卡：VIP嘉宾证件带烫金标识，普通代表为塑料挂绳（长度50cm）；席卡字体为黑体（36pt），摆放于桌面中上部（距桌沿10cm），嘉宾姓名需与确认信息完全一致（含职务）。

2.餐饮食水：

-茶歇：根据会议时长配置（2小时以内配咖啡/茶+饼干；3小时以上加水果拼盘），咖啡杯带杯垫（防烫），水果切