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会议后勤保障工作方案

会议后勤保障工作需贯穿会前筹备、会中服务、会后收尾全流程，以“细致、高效、安全、周到”为核心原则，通过标准化操作、动态化协调、应急化预案，确保会议各环节无缝衔接。具体实施方案如下：

一、会前筹备阶段（会前15日至会前1日）

（一）基础信息确认与需求收集

成立后勤保障专项工作组，由综合管理部牵头，成员包括行政、采购、物业、外部服务商代表（如酒店、车队、餐饮公司），明确分工与联络机制（每日17:00召开30分钟线上碰头会）。首先完成参会人员信息采集，通过电子问卷收集以下关键信息：

-人员维度：总人数（区分主会场/分会场）、性别比例、是否有行动不便人员（需无障碍设施）、民族（宗教饮食禁忌）、过敏史（如海鲜、坚果）。

-时间维度：抵达时间（分批次统计高铁/飞机/自驾）、离会时间、是否需要接送站（明确出发地与目的地）。

-特殊需求：是否需要房间午休（非住宿人员）、是否携带大件设备（需仓储空间）、是否需要翻译服务（小语种需求）。

（二）场地规划与布置

根据会议规模（预设500人主会场+3个50人分会场）与功能分区（主会场、分会场、茶歇区、签到处、休息区、设备调试间），完成场地勘踏与方案设计：

1.主会场布置：采用“U型+阶梯”混合布局，前排（1-5排）设领导席与嘉宾席，间距1.2米，配备桌签（亚克力材质，金色字体，姓名+单位竖排）、矿泉水（带品牌标签，瓶身贴参会人员姓名贴纸）、纸笔（中性笔+便签本，印会议LOGO）；中后排（6-20排）设固定座椅，间距0.9米，每排间隔1.5米通道；舞台设置3组追光灯（前中后）、2台120寸LED屏（左右对称）、中央升降演讲台（带麦克风、翻页笔、计时器）；音响系统采用4组环绕音箱+2组低音炮，会前3日完成声场测试（播放1000Hz纯音，确保各区域音量≥65dB且无回声）。

2.分会场布置：3间分会场均为小型会议室，采用“回型”桌布（深蓝色绒布），每桌6人，配备投影仪（1080P分辨率）、电子白板、无线麦克风（2支备用）；墙面悬挂会议主题海报（尺寸1.2m×0.8m，内容含议程与联络人）。

3.功能区配套：签到处设4个窗口（2个自助扫码签到+2个人工核验），配备打印机（备用2台）、签到表（按单位排序）、会议资料袋（含议程、通讯录、笔、口罩、消毒湿巾）；茶歇区设置于主会场入口处，面积80㎡，摆放长桌（间隔1.5米），铺白色餐布，配备保温餐车（4台，分别存放热饮、甜点、水果、冷食）；休息区设20个长沙发（带靠垫）、饮水机（3台，冷热双温）、手机充电站（10个接口）。

（三）物资采购与设备调试

制定《后勤物资清单》，分通用物资与专用物资两类：

-通用物资：文具（笔500支、便签本500本、回形针20盒）、清洁用品（垃圾袋300个、消毒液50瓶、湿巾100包）、标识物（指引牌20个、地贴50张、桌牌100个），会前7日完成采购，由专人（行政部王芳）验收并入库，会前3日按功能区分发到位。

-专用物资：音视频设备（投影仪3台、音响系统1套、麦克风20支、同传设备8套）、应急物资（急救箱5个、备用电源3个、便携扩音器2个），会前5日由技术服务商（XX科技公司）进场调试，重点测试：投影与电脑的HDMI/Type-C双接口兼容性、麦克风的防啸叫功能（距离音箱1米内无杂音）、同传设备的频道切换流畅度（切换间隔＜0.5秒），调试记录需双方签字确认。

（四）餐饮与住宿保障

1.餐饮安排：与定点酒店（XX酒店，距会场车程10分钟）签订供餐协议，明确早/中/晚餐标（早餐30元/人，正餐80元/人），菜单提前5日提交工作组审核（需含素食、清真餐、无辣餐选项）。会前3日通过问卷确认特殊餐需求（如gluten-free、低脂餐），单独标注并与酒店后厨对接（设置专用加工区）。供餐时间：早餐7:30-9:00（会场2楼餐厅）、午餐12:00-13:30（茶歇区+分会场同步供餐）、晚餐18:30-20:00（酒店餐厅），每时段安排2名后勤人员现场监督（检查餐温≥60℃、餐食卫生、剩余量预警）。

2.住宿协调：选择2家协议酒店（A酒店距会场5分钟，B酒店距会场15分钟），预订标准间200间（含20间大床房、5间无障碍房），会前7日完成房间分配（按单位集中楼层，领导单独安排高楼层安静房间），制作《住宿指南》（含房间号、早餐时间、洗衣服务、紧急联络人）放入房间。会前1日14:00开放入住，安排4名引导员在酒店大堂协助办理（提前3日将参会人员信息导入酒店系统，简化登记流程）。

（五）交通与防疫管理

1.交通调度：统计接送需求（预计高铁接站80人、机场接站40人、自驾停车120辆），租赁10台45座大巴（XX车队，资质齐全），制定《接送时间表》（每