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会议服务工作规范

会议服务工作需贯穿会前准备、会中执行、会后收尾全流程，以标准化操作保障会议质量，满足参会人员需求。具体规范如下：

一、会前准备阶段

（一）场地规划与布置

1.场地选择：根据会议类型（如研讨、培训、签约）、规模（20人以下小型/20-100人中型/100人以上大型）及功能需求（需投影/需分组讨论/需展示）选定场地。优先选择通风良好、隔音达标、无柱遮挡的空间，确保主讲台至最后一排座位视线无遮挡。

2.座位与桌型设计：

-研讨类会议（20-50人）采用U型或回型桌，主位居中，座位间距≥80cm，便于交流；

-报告类会议（50人以上）采用剧院式或鱼骨式，前排与讲台距离≥2m，后排与投影屏距离≤15m（确保文字清晰）；

-签约类会议（10-20人）设长条桌，主签方居中，两侧设助签席，桌布统一为深灰色或藏青色，无污渍；

-需分组讨论的会议（如工作坊）采用岛式桌型，每组4-6人，配白板或便签纸。

3.环境调控：

-温度：夏季24-26℃，冬季20-22℃，误差±1℃；

-湿度：40%-60%，使用加湿器或除湿器维持；

-灯光：主讲台照度≥500lux，座位区≥300lux，避免眩光（使用防眩射灯或柔光罩）；

-绿植摆放：入口处设中型观叶植物（如龟背竹），会场四角设小型绿植（如绿萝），避免遮挡消防通道或标识。

（二）设备调试与保障

1.基础设备：

-投影系统：会前2小时开机预热，调试分辨率（1920×1080）、亮度（≥3500流明）、对比度（10000:1），确保投影画面无偏色、无残影；投影幕布需完全展开，底边距地面≥1.2m；

-音响系统：测试主音箱、环绕音箱及无线麦克风（UHF频段，避免干扰），播放1kHz纯音检查失真度（≤0.5%），调整麦克风拾音距离（发言人口部距麦克风10-15cm）；

-视频会议设备：联调摄像头（1080P/30fps）、拾音范围（覆盖10m内声源）、网络带宽（上行/下行≥2Mbps），测试多端接入（电脑/手机/平板）兼容性；

-录音设备：使用专业录音笔（采样率48kHz，比特率24bit），会前30分钟插入新SD卡（容量≥32G），录制10秒测试音确认无杂音。

2.备用设备：

-备用投影仪（1台）、麦克风（2支）、电源插排（3个）提前放置于会场侧门应急柜；

-大型会议（200人以上）增设备用音响功放（1台）、500WUPS电源（1组），确保断电后设备持续运行15分钟。

（三）物料准备与摆放

1.会议资料：

-按参会名单分装，主桌资料（含议程、文件、笔、便签）用文件夹（深棕色，无logo）装袋，普通座位资料用A4信封封装；

-资料摆放：主桌资料左上角对齐桌沿，距边缘5cm；普通座位资料居中摆放，正面朝上；

-机密资料需标注“内部文件”，会前1小时发放，会后10分钟回收（由专人登记）。

2.辅助物品：

-席卡：采用2mm亚克力材质，字体为宋体小四号，姓名+职务（如“张建国技术总监”），主桌席卡高度10cm，普通座位5cm，统一朝内45°摆放；

-指示牌：入口处设“会议中心”指引牌（60×40cm，蓝底白字），楼层设“X楼XX会议室”导向牌（40×30cm），字体大小≥36号；

-文具：每桌配黑色中性笔（0.5mm）、便签本（100页，A5尺寸），笔帽朝上，便签本右侧对齐资料袋。

3.茶歇与饮品：

-饮品：绿茶（龙井/碧螺春）、红茶（正山小种）、咖啡（美式/拿铁），会前30分钟冲泡（茶水温度80-85℃，咖啡65-70℃），用带盖陶瓷杯（容量200ml）盛放；

-茶歇：小型会议（20人以下）提供曲奇、水果（苹果/葡萄，无核）；中型会议（50人）增加三明治、酸奶；大型会议（200人）设冷餐台（沙拉、寿司、小蛋糕），标注过敏源（如坚果、乳制品）；

-摆放：茶歇台距会场入口3-5m，饮品区与餐食区分隔，餐食使用透明保鲜膜覆盖，每30分钟补充一次。

（四）人员分工与培训

1.岗位设置：

-引导员（2-4名）：负责入口签到、引导入座，熟悉参会人员名单及座位图；

-设备操作员（1-2名）：全程监控设备状态，掌握投影切换、麦克风调试等操作；

-茶歇服务员（1-2名）：负责饮品续杯、茶歇补充，保持餐台整洁；

-应急专员（1名）：处理突发情况（如设备故障、人员不适），熟悉消防通道及急救箱位置（急救箱含创可贴、退烧药、