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会议会务服务规范

会议会务服务需贯穿会前筹备、会中执行、会后收尾全流程，各环节需严格遵循标准化操作规范，确保会议安全、高效、有序开展。以下为具体服务规范：

一、会前筹备阶段

（一）需求确认与信息核对

1.基础信息采集：服务团队需在会议召开前15个工作日与主办方对接，明确会议核心信息：会议类型（研讨会/培训会/发布会等）、规模（预计参会人数，分主会场与分会场）、时间（具体日期及时段，含签到、休会、茶歇安排）、地点（主会场及备用场地地址、楼层、房间号）、议程（详细流程，含领导致辞、发言顺序、互动环节时长）、参会人员名单（区分正式代表、嘉宾、工作人员，标注VIP及特殊需求人员）。

2.特殊需求确认：针对老弱病残参会者，需提前确认无障碍需求（轮椅通道、盲文标识、座位预留）；国际会议需明确多语言服务（同声传译设备、双语标识、外语引导员）；宗教或饮食禁忌（清真餐、素食、无麸质食品）需在会前72小时收集并标注；VIP嘉宾需确认接送安排（车辆类型、车牌、司机联系方式）、住宿需求（房间朝向、房型、特殊用品）。

（二）场地布置与设备调试

1.场地类型与布局标准：

-课桌式：适用于培训类会议，桌椅按排摆放，前后排间距≥80cm，左右间距≥60cm，确保人员通行；桌面统一放置纸笔（笔需提前测试墨水）、水杯（杯口朝上，距桌沿5cm）、议程单（正面朝上，与桌沿平行）。

-U型/回型：适用于研讨类会议，主桌与侧桌呈U型环绕，主桌距投影屏≥2m，侧桌与主桌夹角≤120°；桌签统一使用200g铜版纸，字体为方正黑体小二号，摆放于桌面中轴线上，距桌沿10cm。

-剧院式：适用于大型宣讲类会议，座椅排距≥90cm，每排座椅数≤20个（避免中间无通道）；舞台前沿距第一排座椅≥3m，确保视线无遮挡。

2.灯光与音响标准：主会场照明采用暖白光（色温3000-4000K），投影区域灯光需可独立调节（避免强光直射屏幕）；音响设备需覆盖全场无死角，测试时以后排能清晰听见正常说话音量（60分贝）为准；麦克风需提前调试防啸叫功能，无线麦克风备用电池（同型号）需放置于设备台，每50人配置1支备用麦克风。

3.技术设备保障：投影仪分辨率≥1920×1080，亮度≥3500流明，投影布尺寸根据会场面积调整（100人以下用120寸，100-300人用150寸）；视频会议设备需提前测试摄像头角度（覆盖主席台及第一排）、声音传输（远端参会者无延迟）、画面同步（延迟≤0.5秒）；网络设备需保障每100人≥100Mbps带宽，Wi-Fi密码提前打印在桌签右下角（字体小四号），备用4G路由器放置于设备间。

（三）物资与资料准备

1.基础物资：按参会人数1:1.2比例备足纸笔（笔需提前试写，避免断墨）、水杯（玻璃杯需消毒，一次性杯需检查包装完整性）、茶歇用品（餐盘、纸巾、牙签，按每桌2套配置）；桌签按名单顺序排列，VIP桌签需用烫金工艺区分。

2.特殊物资：同声传译设备需提前测试频道清晰度（每通道杂音≤30分贝），耳机按参会人数1:1配置，备用耳机≥10%；投票器需提前录入参会人员信息，测试响应时间（≤2秒），备用投票器≥5%；医疗物资需配备急救箱（含创可贴、退烧药、血压计），放置于签到处显眼位置。

3.会议资料：主资料（议程、讲稿、背景材料）需在会前3天印刷，按座位号分装至文件袋（文件袋统一为A4尺寸，颜色与会议主题匹配）；保密资料需单独密封，由专人发放并回收（发放时登记领取人，回收时核对数量）；电子资料需提前上传至会议专用云盘，链接发送至参会人员邮箱（会前1天确认接收情况）。

（四）人员分工与培训

1.岗位设置与职责：

-接待组：每50人配置1名引导员（含1名组长），负责签到、引领入座、解答临时问题；引导员需熟悉会场布局（含卫生间、吸烟区、急救点位置），掌握基础礼仪（微笑服务、手势指引规范）。

-设备组：配置2名专职技术员（1名主岗，1名备岗），负责设备调试、实时监控（每30分钟检查一次运行状态并记录）、故障处理（故障响应时间≤5分钟）。

-后勤组：配置3-5人（按会议规模调整），负责茶歇摆放、物资补充、场地临时清洁（茶歇后10分钟内清理完毕，垃圾按可回收/不可回收分类）。

-安保组：每200人配置1名安保人员，负责出入口管控（核对参会证件）、消防巡查（每小时检查消防通道是否畅通）、紧急疏散引导（提前熟悉疏散路线并标注）。

2.会前培训：所有工作人员需在会前3天参加统一培训，内容包括：服务流程演练（模拟签到、设备故障、突发医疗事件处理）、礼仪规范（着装统一深色正装，女性淡妆，男性剃须）、保密要求（不泄露参会人员信息，不拍摄会