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会议与展览服务规范

会议与展览服务需贯穿前期筹备、现场执行及后期跟进全流程，各环节需建立标准化操作规范，确保服务质量可量化、可追溯，同时兼顾客户需求与突发情况应对。以下从服务全周期关键环节展开具体规范：

一、前期筹备阶段操作规范

1.需求确认与方案设计

（1）需求对接：服务提供方应在首次接触客户后3个工作日内组建专项服务小组（含项目负责人、策划、执行、客服各1名），通过现场访谈或线上会议完成需求采集。需明确记录以下信息：

-活动类型（例会/研讨会/发布会/展览等）、核心目标（品牌推广/产品发布/学术交流等）；

-参与规模（总人数、分场次人数、VIP数量及级别）；

-时间要求（起止日期、每日具体时段、布撤展时间）；

-场地要求（室内/室外、面积、层高、承重、特殊设施需求）；

-预算范围（总预算及分项预算占比，如场地/设备/餐饮/物料等）；

-特殊需求（国际嘉宾语言支持、宗教饮食禁忌、无障碍设施、保密要求等）。

（2）方案编制：需求确认后5个工作日内完成《服务方案书》，内容需包含：

-场地规划图（标注主会场、分会场、签到区、茶歇区、卫生间、安全通道位置，动线设计需满足“主流程无交叉、紧急疏散3分钟内完成”原则，主通道宽度不小于1.8米，安全通道宽度不小于1.2米）；

-流程时间表（精确至分钟，含布展/签到/开场/环节过渡/茶歇/结束/撤展时间节点，预留15%弹性时间应对突发状况）；

-物料清单（列明主背景板尺寸及材质、指示牌内容及位置、桌牌样式、证件类型及设计元素，重要物料需提供2套备选方案）；

-人员配置表（标注各岗位职责及联系方式，如签到组3人/茶歇组2人/设备组2人/机动组2人，VIP接待需安排1对1专属人员）；

-预算明细（分项列明费用及计价依据，如场地租赁按“元/天/㎡”、设备租赁按“元/台/天”、餐饮按“元/人/餐”，含税费及增值服务说明）。

（3）方案确认：方案需经客户书面签字确认，若客户提出修改，服务方应在2个工作日内提供修订版，最多允许3次修订（超出次数需双方协商增补费用）。

2.合同签订与资源协调

（1）合同条款：需明确以下内容：

-服务范围（含隐性服务，如“免费提供20个移动电源租赁”需注明）；

-费用支付节点（签约后支付30%预付款，现场执行前3日支付50%进度款，服务结束后7日内完成结算）；

-权责划分（客户需提供准确嘉宾名单及特殊需求，服务方需对场地安全、设备正常运行负责）；

-违约条款（客户取消活动需按“距活动日期30日外扣10%、15-30日扣30%、7-15日扣50%、7日内扣100%”支付违约金；服务方未达约定标准需按“单项服务价值的20%”赔偿）。

（2）供应商管理：涉及第三方供应商（如场地、设备、餐饮、物流）需执行准入制度：

-资质审核：查验营业执照、行业许可证（如餐饮需食品经营许可证）、近3年服务案例；

-合同约束：与供应商签订《服务分包协议》，明确交付标准（如音响设备需达到“100人场无回声、300人场覆盖无死角”）、违约责任（如设备故障导致活动中断超10分钟，供应商需承担当次租赁费用50%的罚金）；

-进度监控：建立供应商进度表，提前15日确认场地可用状态，提前7日测试设备性能（音响测试频率范围20Hz-20kHz、投影仪亮度不低于3000流明），提前3日确认餐饮菜单及备餐量（按实际人数110%备餐）。

3.风险评估与预案制定

（1）风险识别：通过历史数据统计（近3年同类活动问题占比）及现场勘查，重点关注以下风险点：

-场地风险（消防设施不足、电路负载超限、户外场地排水不畅）；

-设备风险（投影仪灯泡寿命不足、音响线材老化、网络带宽低于100Mbps）；

-人员风险（嘉宾迟到、观众冲突、工作人员临时缺勤）；

-环境风险（暴雨、高温、疫情导致的人流限制）。

（2）应急预案：针对每项风险制定具体应对措施：

-场地风险：提前3日联合消防部门检查，电路负载不足时增配移动发电车（功率不低于50kW），户外场地铺设防水地垫并设置排水泵（流量≥50m3/h）；

-设备风险：关键设备（投影仪、麦克风、网络路由器）配备1:1备用机，提前2小时完成全流程测试（含断电重启测试）；

-人员风险：建立嘉宾提醒机制（活动前1日短信+电话确认），观众冲突由机动组2分钟内介入调解（配备便携扩音器及隔离带），工作人员缺勤时启用储备人员库（提前招募2名兼职人员待命）；

-环境风险：关注天气预报，暴雨预警时提前搭建防雨棚（覆盖主通道及签到区），高温时增加冷风机（每50人配置1台）及免费冰水供应，疫情期间配合健康码查验（设置