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会议室管理制度

为规范公司会议室使用管理，提高资源利用效率，保障会议秩序与环境安全，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司总部及各分支机构所有公共会议室（含小型讨论室、视频会议室、大型报告厅等不同类型场地）的日常管理与使用。

一、管理职责划分

1.行政部：作为会议室统筹管理部门，负责以下工作：

（1）建立会议室信息台账，记录各会议室位置、容量、设备配置（如投影仪、音响、白板、视频会议终端等）、开放时段等基础信息，并通过公司内部办公系统（以下简称“OA系统”）实时更新；

（2）制定并维护《会议室使用申请表》《设备检查记录表》《卫生清洁验收单》等标准化表单，统一管理预约审批流程；

（3）每周五17:00前统计下周会议室使用需求，对冲突预约进行协调；每月5日前汇总上月使用数据（包括使用频率、空置时段、设备故障率等），形成分析报告提交管理层；

（4）定期组织会议室设备维护（每季度至少1次全面检修）、环境升级（如墙面翻新、座椅更换等）及安全检查（含消防设施、电路安全等），确保场地符合使用标准。

2.使用部门/人员：

（1）会议发起部门需指定1名负责人（以下简称“会议责任人”），全程负责会议期间的场地管理、设备操作及离场清场；

（2）会议参与人员需遵守本制度中关于行为规范、设备使用、卫生维护等要求，配合会议责任人和行政部管理；

（3）跨部门会议由主办部门担任会议责任人，协办部门需在会前24小时内向主办部门确认参与人数及特殊需求（如设备调试、资料摆放等）。

3.值班人员：

行政部每日安排1名值班人员（工作日8:30-18:00，非工作日9:00-17:00），负责：

（1）现场处理未预约临时会议（仅限紧急情况，需填写《临时会议登记表》并经值班人员确认后使用，单次时长不超过2小时）；

（2）检查已预约会议室的设备状态（会前30分钟），发现故障立即通知行政部维修并协调更换备用会议室；

（3）监督会议结束后场地清场情况，对未达标项（如设备未关闭、垃圾未清理等）进行记录并反馈至会议责任人。

二、预约与审批流程

1.预约渠道：所有会议（含临时会议）需通过OA系统提交预约申请，特殊情况（如系统故障）可通过邮件（需抄送行政部备案）申请，禁止口头预约或直接占用。

2.预约时效：

（1）常规会议：需提前2个工作日提交申请（如周一使用需在上周五17:00前提交）；

（2）跨部门/涉及外部嘉宾的会议：需提前3个工作日提交申请，以便行政部协调设备调试及场地布置；

（3）节假日/非工作时间使用（如周末、晚间18:00后）：需提前5个工作日提交申请，经行政部安全评估（含消防、门禁等）通过后方可使用。

3.预约内容：

申请需填写以下信息（缺一不可）：

（1）会议主题、类型（内部讨论/外部接待/培训等）；

（2）会议时间（精确到分钟，如9:30-11:00）、参与人数（含外部人员需注明姓名及单位）；

（3）设备需求（如是否需要投影仪调试、视频会议连线、录音设备等）；

（4）特殊要求（如摆放茶歇、调整桌椅布局、预留资料摆放区等）；

（5）会议责任人姓名及联系方式（手机号需为公司短号或常用工作号码）。

4.审批规则：

（1）行政部收到申请后2个工作日内完成审批（紧急会议1个工作日内），通过OA系统反馈结果；

（2）若申请时段与其他会议冲突，行政部将优先保障以下类型会议：公司级重要会议（如董事会、战略会）、外部客户接待会议、跨部门紧急协调会；

（3）单次会议时长原则上不超过4小时，需延长使用的，会议责任人需在原结束时间前1小时通过OA系统提交《延时申请单》，经行政部确认无后续预约后生效（最多延长2小时）；

（4）未通过审批的申请，行政部需在反馈中说明原因（如设备故障、时段冲突等），并提供可替代的会议室或时段建议。

三、使用规范与行为准则

1.时间管理：

（1）会议责任人需提前15分钟到达会议室完成准备（设备调试、资料摆放、人员引导等），未按时到场且未提前告知的，行政部有权取消该次预约并释放场地；

（2）会议结束后需在10分钟内完成清场（含设备关闭、垃圾清理、桌椅归位等），超时未清场的，行政部将记录为违规并按本制度“违规处理”条款执行。

2.人数与空间限制：

（1）各会议室最大容量以行政部公示为准（如小型讨论室≤8人，中型会议室≤20人，大型报告厅≤100人），严禁超员使用；

（2）会议期间禁止占用走廊、楼梯间等公共区域增设座