商业合同审查与管理模板.docVIP

商业合同审查与管理模板工具指南

一、适用场景与业务覆盖范围

本模板工具适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）在商业活动全流程中的合同管理需求，覆盖采购、销售、服务、合作开发、租赁、知识产权转让等多类型合同场景。具体包括：企业对外签约前的合同拟定与内部评审、签约中的条款谈判与修订、签约后的履行跟踪与风险监控，以及合同到期后的归档与复盘管理。无论是法务部门、业务部门还是行政管理部门，均可通过本模板系统化规范合同操作，降低法律风险，提升管理效率。

二、合同审查与管理的标准化操作流程

（一）合同前期准备：明确需求与基础资料收集

需求对接：业务部门与合同相对方沟通，明确合作标的（如产品、服务、技术等）、核心权利义务（如交付标准、付款周期、保密要求等），并填写《业务需求确认单》（附件1），经部门负责人*审核确认。

资料收集：收集合同相对方主体资格证明材料（如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证），核实其经营范围、资质许可（如特种设备生产许可证、食品经营许可证等）是否匹配合作内容。

模板选择：根据合同类型（如买卖合同、服务合同），从企业标准合同模板库中选取基础模板，无模板时参照行业通用范本或由法务部门拟定初稿。

（二）合同核心审查：逐项把控风险与合规性

主体资格审查

核对相对方名称、统一社会信用代码与营业执照是否一致，避免与分公司、分支机构（无独立签约资格）签约（除非有总公司授权）。

查询“国家企业信用信息公示系统”或“信用中国”，确认相对方未被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单，且无未决重大诉讼（可通过裁判文书网核实）。

核心条款完整性审查

标的条款：明确产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定标准），避免模糊描述（如“优质产品”“合格服务”）。

价款与支付条款：约定含税/不含税价格、计价货币、支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）。

履行期限与地点：明确起始/截止时间、交付/服务地点（如“买方仓库现场”“甲方指定办公地”），涉及跨境业务的需注明国际贸易术语（如FOB、CIF）。

违约责任：按“对等原则”约定违约金计算方式（如逾期付款按日万分之五支付违约金）、违约情形（如逾期交付、质量不符）及补救措施（如退货、维修）。

争议解决：优先约定“企业所在地有管辖权的人民法院诉讼”或明确的仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）。

法律合规性审查

审查条款是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规，如格式条款是否排除对方主要权利、是否侵犯知识产权（如技术合同需核实专利权属）。

涉及特殊行业（如金融、医疗、建筑）的，需确认合同内容符合行业监管规定（如建筑工程合同需具备相应资质）。

（三）谈判与修订：外部沟通与内部审批

外部谈判：业务部门与相对方就审查中发觉的不利条款（如过高违约金、模糊履行标准）进行协商，修订内容需形成《合同谈判修订记录》（附件2），由双方授权代表签字确认。

内部审批：修订后的合同按企业审批流程流转（如业务部门→法务部→财务部→分管领导→总经理），重大合同（如金额超500万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会审议，审批意见需书面记录。

（四）合同签署与生效：规范文本与分发留痕

文本最终确认：审批通过后，打印合同文本（保证与电子版一致），由双方法定代表人或授权签字人签字，加盖合同专用章或公章（骑缝章），避免仅盖部门章或财务章。

生效条件确认：明确合同生效时间（如“自双方法定代表人签字并盖章之日起生效”“需办理备案登记后生效”），附生效条件的合同（如审批、登记）需待条件成就后履行。

文本分发与归档：签署后至少留存3份原件（企业存档2份，相对方1份），同步将扫描件录入合同管理系统，标注“已生效”状态，并向业务部门、财务部门分发副本（明确分发范围与责任人）。

（五）履行与监控：动态跟踪与风险预警

履行台账管理：财务部门根据合同付款条款建立《合同履行跟踪表》（附件3），记录预付款、进度款、到货款、质保金的支付时间与金额；业务部门记录交付/服务进度、验收结果（如《验收确认单》需双方签字）。

风险预警：对可能违约的情形（如相对方逾期超15天、质量验收不合格）及时发出《合同风险预警函》（附件4），启动协商机制（如延期履行、违约赔偿），必要时通过法律途径维权。

变更与解除：合同履行中需变更的，双方签订《补充协议》（明确变更内容、生效条件）；单方解除合同的，需符合法定或约定情形，并保存解除通知、送达凭证等证据。

（六）归档与复盘：资料整理与经验沉淀

归档资料清单：合同履行完毕或终止后，1个月内完成归档，资料包括：合同原件（含附件、修订记录）、审批文件、付款凭证、验收单、沟通函件、诉讼