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文档信息管理制度

第一章总则

1.1目的与依据

为规范组织内部文档信息的管理，确保信息的准确性、完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障组织运营活动的有序开展，依据国家相关法律法规及组织实际情况，特制定本制度。本制度旨在为组织内所有文档信息的创建、流转、使用、保管和销毁等环节提供明确指引，促进知识共享与风险防范的平衡。

1.2适用范围

本制度适用于组织内所有部门及全体员工在执行职务过程中产生、获取、使用和保管的各类文档信息，无论其载体形式（如纸质、电子文档、音频、视频等）或存储介质如何。外部获取的、对组织具有参考价值或法律意义的文档信息，亦纳入本制度管理范畴。

1.3基本原则

文档信息管理遵循以下基本原则：

*统一管理原则：组织文档信息管理工作应在统一的制度框架下进行，确保标准一致、责任明确。

*全程受控原则：对文档信息的生成、流转、使用、保管、销毁等全生命周期进行有效控制。

*分级负责原则：根据文档信息的重要性、敏感性及保密级别，实行分级管理、分级负责。

*安全保密原则：严格遵守保密规定，防止文档信息泄露、丢失、篡改或损坏。

*便捷高效原则：在确保安全的前提下，优化文档信息的管理流程，便于查询、利用和共享，提升工作效率。

第二章管理职责

2.1组织层面

组织应明确文档信息管理的牵头部门（可根据实际情况指定，如综合管理部、办公室或信息技术部等），该部门主要职责包括：

*组织制定和修订文档信息管理相关制度及操作规范。

*监督、检查本制度在各部门的执行情况。

*协调处理文档信息管理中出现的重大问题。

*组织开展文档信息管理相关的培训与宣传工作。

*负责组织级核心文档、档案的集中保管与利用（如适用）。

2.2部门层面

各部门负责人是本部门文档信息管理的第一责任人，对本部门文档信息的规范管理负总责。各部门应指定专人（可兼职）担任文档管理员，协助部门负责人开展工作，其主要职责包括：

*指导本部门员工按照制度要求进行文档信息的创建、命名、分类、存储和流转。

*负责本部门文档信息的日常整理、归档和保管。

*监督本部门员工文档信息安全保密规定的执行。

*协助组织层面文档管理牵头部门开展相关工作。

2.3员工层面

全体员工在文档信息管理中应履行以下职责：

*严格遵守本制度及相关操作规范，规范自身文档信息行为。

*对个人在工作中产生或获取的文档信息负责，确保其真实、准确、完整。

*主动学习文档信息安全知识，增强保密意识，妥善保管所接触的文档信息。

*发现文档信息管理中存在的问题或安全隐患，及时向部门负责人或文档管理牵头部门报告。

第三章文档信息的生命周期管理

3.1文档信息的创建与形成

文档信息的创建应符合组织相关业务规范和质量要求。创建时应注意：

*命名规范：采用清晰、统一的命名规则，包含必要的信息（如项目名称、文档类型、版本号、日期等），便于识别和检索。命名规则可由各部门根据业务特点制定，报文档管理牵头部门备案。

*格式规范：重要文档应采用组织推荐或通用的标准格式，确保兼容性和可读性。对于需要长期保存的文档，应选择稳定性好、不易失真的格式。

*内容质量：文档内容应真实、准确、完整、清晰，语言规范，逻辑严谨。涉及数据、图表的，应核对无误。

3.2文档信息的分类与编码

为便于管理和检索，应对文档信息进行科学分类。分类可依据业务领域、项目阶段、文档性质等维度进行。必要时，可对文档进行统一编码，编码规则应具有唯一性和可扩展性。各部门的分类与编码方案应保持相对稳定，并确保部门内员工理解和遵循。

3.3文档信息的流转与分发

文档信息的流转应在授权范围内进行，并遵循必要的审批程序。

*内部流转应通过组织认可的安全渠道进行。

*对外分发（包括向客户、合作伙伴等）必须履行审批手续，明确分发范围、方式和保密要求，必要时签订保密协议。

*分发过程中应做好记录，确保可追溯。

3.4文档信息的使用与保管

文档信息的使用应遵循“按需获取、用毕归还”的原则。

*员工应在授权范围内使用文档信息，不得擅自扩大使用范围或向无关人员泄露。

*纸质文档应妥善保管，防止丢失、损坏、涂改。重要纸质文档应存放在安全的柜具中。

*电子文档应存储在指定的服务器、共享驱动器或经授权的云存储空间内，个人终端仅存放必要的工作文档，并做好备份。禁止将涉密或敏感文档存储在未经授权的外部存储介质或公共云空间。

*定期对存储的文档信息进行整理、清理，删除无用或过期的冗余信息，保持存储环境的整洁有序。

3.5文档信息的版本控制

对于需要多次修改、迭代的文档，应建立版本控制机制。

*明确版本号的编制规则（如