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行政事务处理流程梳理与执行手册

前言

本手册旨在规范企业行政事务处理标准，明确各环节职责分工与操作要求，提升行政工作效率与服务质量，保证行政事务有序、合规开展。手册适用于企业各部门日常行政事务的处理，涵盖会议管理、文件流转、办公物资管理、印章使用、访客接待等核心场景，供行政人员及相关业务岗位参考使用。

一、会议组织管理流程

（一）典型应用场景

适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、年度总结会等各类内部会议的组织与实施，保证会议目标明确、流程顺畅、成果有效。

（二）操作流程详解

1.会议发起与审批

发起人：根据工作需要，确定会议主题、目的、初步时间（建议避开工作高峰时段，如上午9:00-10:30或下午14:00-15:30）、地点（优先使用内部会议室，外部需提前说明）、参会人员（明确必要参会人，避免无关人员参与）。

提交申请：填写《会议申请表》（模板见1.1），注明会议议题、预计时长、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、特殊需求（如茶歇、翻译等），经部门负责人*审批后，至少提前2个工作日提交至行政部。

2.会议准备

行政部协调：收到申请后1个工作日内确认会议室availability，若冲突需及时与发起人沟通调整；提前1天布置会议室，调试设备，摆放席卡、会议资料、饮用水等。

发起人准备：提前1天将会议议程、相关材料通过内部系统发送至参会人，提醒准时参会。

3.会议召开

签到入场：参会人员提前10分钟到场，在《会议签到表》（模板见1.2）上签字，由行政部人员引导入座。

会议主持：主持人准时宣布会议开始，明确议程与时间分配，控制会议节奏，避免偏离主题。

记录要点：指定专人（通常为发起人或指定人员）记录会议关键内容，包括讨论决议、待办事项、责任人和完成时限。

4.会议后续

纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》（模板见1.3），经主持人审核确认后，1个工作日内分发至所有参会人及相关部门，并抄送行政部备案。

决议跟踪：发起人负责跟踪会议决议落实情况，每周更新《会议待办事项跟踪表》（模板见1.4），直至事项闭环。

资料归档：会议签到表、纪要、相关材料等由行政部整理归档，保存期限不少于1年。

（三）配套模板

模板1.1：《会议申请表》

会议名称

会议类型（例会/专项/其他）

申请部门

申请人

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□内部会议室□外部地点

参会人员（名单）

会议议题

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：

特殊需求

部门负责人审批

签字：日期：

行政部意见

签字：日期：

模板1.2：《会议签到表》

会议名称

日期

地点

序号

姓名

部门

1

2

模板1.3：《会议纪要》

会议名称

会议时间

地点

主持人

记录人

参会人

一、会议议题

二、讨论内容

三、决议事项

序号

决议内容

责任人

1

四、其他事项

分送：

抄送：

模板1.4：《会议待办事项跟踪表》

序号

事项描述

责任人

计划完成时间

实际完成时间

状态（进行中/已完成/延期）

备注

1

（四）执行要点

会议需提前明确目标，避免无主题、无准备的“空谈会”；

参会人员应准时到场，原则上不得请假，特殊情况需提前1天向部门负责人*及主持人报备；

会议纪要需准确反映决议内容，待办事项需责任到人、时限明确；

会议室使用后，参会人员需清理个人物品，行政部负责检查设备复位。

二、文件收发与流转管理流程

（一）典型应用场景

适用于企业内外部各类正式文件（如通知、函件、报告、制度文件等）的接收、登记、分发、传阅、归档管理，保证文件传递及时、准确、可追溯。

（二）操作流程详解

1.文件接收

签收登记：行政部人员每日定时收取外部邮件（快递、挂号信等）及内部文件，核对文件名称、份数、发送单位，无误后在《文件收发登记表》（模板见2.1）上登记，注明收文日期、编号。

分类处理：根据文件类型（如行政类、人事类、财务类）和紧急程度（特急、紧急、一般）进行分类，特急文件立即呈报相关负责人*。

2.文件流转

拟办意见：行政部对收文提出初步拟办意见（如“呈总经理阅示”“转发至部门办理”），填写在《文件传阅单》（模板见2.2）上，呈报分管领导*审批。

分发传阅：领导审批后，行政部根据意见分发至相关部门或人员，传阅人需在《文件传阅单》上签字确认，并注明传阅时间，传阅完毕后及时收回，避免文件滞留。

办理反馈：需办理的文件，接收部门应在规定时限内（一般文件3个工作日，特急文件1个工作日）办理完毕，将结果反馈至行政部，由行政部跟踪闭环。

3.文件归档

定期整理：每月末，行政部对当月已办结文件进行整理，按照“一事一档”原则，检查文件完整性（含原件、审批单、办理结果等），剔除无关材料。

归档存储：整理后的文件按类别、时间顺序编号，存入文件柜或档案系统，电子版