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跨部门协作流程标准化模板
一、适用情境
新产品/服务开发：如市场部提出产品需求，需研发部、设计部、测试部协同完成开发与上市；
大型市场活动落地：如品牌推广活动需市场部、销售部、客服部、运营部共同策划与执行；
跨部门流程优化：如财务报销流程优化需财务部、业务部门、IT部共同梳理节点与规则；
资源调配与项目支援：如临时项目组需从各部门抽调人员，明确分工与协作机制；
客户问题联合解决：如涉及多部门职责的客户投诉，需客服部、产品部、技术部协同处理。
二、协作流程详解
步骤1：需求发起与提报
责任主体：协作需求发起部门（如市场部、业务部等）
明确协作目标、背景及预期成果，梳理需配合的部门、关键任务及时限要求；
填写《跨部门协作申请表》（见第三部分），清晰描述需求细节，避免模糊表述（如“尽快完成”“大概需求”）；
将申请表提交至发起部门负责人审批，保证需求合理性与内部资源匹配。
输出成果：《跨部门协作申请表》（含发起部门负责人签字）。
步骤2：需求接收与可行性评估
责任主体：协作接收部门（如研发部、设计部等）
收到《跨部门协作申请表》后，2个工作日内组织部门内部评估，重点确认：
（1）本部门资源（人力、时间、预算等）是否可满足需求；
（2）需求是否存在技术/流程瓶颈，是否需调整目标或方案；
评估结果反馈至发起部门：若可行，明确初步配合意向与时间节点；若不可行，说明具体原因并提出替代建议（如分阶段实施、调整需求范围）。
输出成果：接收部门《协作可行性评估反馈》（书面/邮件形式）。
步骤3：协作方案确认与分工
责任主体：发起部门、接收部门负责人，必要时邀请上级或协调人参与
发起部门组织召开协作启动会（线上/线下），参会人员包括各部门负责人、具体执行对接人（如市场部对接人、研发部技术负责人）；
会议议程：
（1）发起部门重申需求目标与核心交付成果；
（2）接收部门反馈评估结果，讨论并确认协作方案（含任务拆解、时间节点、责任人、资源支持）；
（3）明确跨部门沟通机制（如例会频率、对接人、信息同步渠道）；
会议结束后2个工作日内，整理《协作会议纪要》，由各部门负责人签字确认，作为后续执行依据。
输出成果：《协作会议纪要》（含各部门负责人签字、任务分工表）。
步骤4：协作执行与进度同步
责任主体：各部门具体执行人、部门负责人
各执行人按《协作会议纪要》分工推进任务，每日/每周通过协作工具（如企业钉钉群）同步进度，遇到问题及时反馈；
部门负责人每周检查本部门任务进展，对延迟风险提前预警（如资源不足、需求变更），并协调解决；
若需调整协作方案（如时间节点、任务范围），由发起部门发起《协作变更申请》，经接收部门确认后更新《协作会议纪要》。
输出成果：进度同步记录、风险预警表、协作变更申请（若有）。
步骤5：成果交付与验收
责任主体：任务接收部门、发起部门
接收部门按约定时间、质量标准完成交付成果（如产品设计稿、测试报告、活动总结），提交至发起部门；
发起部门组织成果验收，对照《协作会议纪要》中的交付标准进行核查，确认成果完整性、有效性；
若验收不通过，接收部门需在3个工作日内整改并重新提交，直至验收通过。
输出成果：交付成果文档、验收确认单（双方签字）。
步骤6：复盘归档与反馈
责任主体：发起部门、各部门参与人员
协作事项完成后5个工作日内，发起部门组织复盘会，总结经验教训（如沟通效率、资源协调、流程痛点）；
填写《跨部门协作复盘表》，记录协作中的优点、待改进点及优化建议；
整理归档所有协作文档（申请表、会议纪要、进度记录、验收单、复盘表），按企业文档管理规定存档，供后续参考。
输出成果：《跨部门协作复盘表》、协作文档归档记录。
三、标准化协作记录表
《跨部门协作申请表》
项目
填写说明
示例
协作事项名称
简明扼要概括协作主题
“2024年Q3新品上市推广活动”
发起部门
提出协作需求的部门
市场部
接收部门
需配合的部门（可多选）
研发部、设计部、销售部、客服部
协作负责人
发起部门对接人（姓名*）
（市场部经理）
需求背景与目标
说明为什么发起协作、需达成的具体目标（可量化）
“为提升新品上市首月销量目标至10万件，需研发部提供产品功能说明，设计部制作宣传物料，销售部制定铺货计划”
协作任务与交付要求
分任务列明接收部门需完成的具体工作、交付成果及时限（表格形式）
资源支持需求
发起部门可提供的资源（如预算、数据、人力等）
“提供市场部历史推广数据参考，协调设计部预算2万元用于物料制作”
附件
需同步提供的补充材料（如需求文档、参考资料）
《新品产品需求说明书》《竞品推广案例分析》
发起部门负责人签字
确认需求合理性
（市场部总监）
提交日期
申请表提交至接收部门的日期
2024-07-01
《协作会议纪要》（模板节选）
会议信息
内容
会议主题
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