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大学机要材料寄递工作流程

大学机要材料寄递工作是学校保密管理体系的重要组成部分，直接关系到教育教学、科研管理、人事档案等核心信息的安全传递。其工作流程需严格遵循《中华人民共和国保守国家秘密法》《党政机关公文处理工作条例》等法律法规，结合高校实际管理需求，形成覆盖材料整理、审核、封装、交接、运输、签收、归档全周期的标准化操作体系，确保机要材料在传递过程中“全程可追溯、环节无遗漏、责任能倒查”。

一、材料整理与审核阶段

机要材料的界定需严格区分于普通文件，主要包括但不限于：招生录取过程中形成的考生个人敏感信息（如高考档案、研究生复试记录）、学籍学历管理中的学历证书注册数据、学位授予评审材料；科研领域的涉密项目申报书、阶段性成果报告、专利未公开核心技术资料；人事管理中的教职工档案（含工资、考核、奖惩等信息）、干部任免文件；财务管理中的年度预决算草案、重大项目资金分配方案；国际交流中的涉外合作协议（未公开版）等。材料产生部门需在文件形成时同步标注“机要”属性，避免与普通文件混存。

整理环节需由材料产生部门指定的专职机要员（需通过学校保密办组织的岗前培训并持证上岗）负责。首先按密级（绝密、机密、秘密）和紧急程度（特急：24小时内送达、加急：3个工作日内送达、平急：7个工作日内送达）进行分类。密级判定依据《国家秘密及其密级具体范围的规定》，无明确规定但涉及学校核心利益、一旦泄露可能造成重大损失的材料，由材料产生部门负责人会同保密办联合认定。紧急程度由材料产生部门根据业务需求提出，经分管校领导审批后确定。

整理过程中需完成三项核心工作：一是剔除无关材料，确保仅包含必要内容。例如，人事档案转递时需去除重复的考核表（仅保留近三年关键考核结果），科研材料需删除非核心实验数据（如预实验记录）；二是核查材料完整性，通过核对文件目录清单（需经材料形成人签字确认），确保“清单列示内容与实际材料一一对应”，重点检查签字、盖章是否齐全（如涉密科研报告需课题负责人、学院科研秘书、保密办三方签字，缺任一环节需退回补正）；三是完成初步登记，使用学校统一印制的《机要材料整理登记表》，记录材料名称、密级、紧急程度、页数、形成日期、拟接收单位（需具体到部门或负责人）、整理人姓名及联系方式，登记表需经材料产生部门负责人签字确认后，与材料同步流转。

审核环节实行三级把关制度：第一级为材料产生部门初审，由部门机要员对照《机要材料整理登记表》核对材料内容，重点检查密级标注是否准确、紧急程度是否合理、签字盖章是否完备，初审通过后在登记表“初审意见”栏签署姓名及日期；第二级为学校保密办复核，保密办专职人员需通过“材料内容敏感性分析+密级标准对照”双重验证，例如对标注“机密”的科研材料，需核查是否涉及“影响学校核心竞争力的技术突破”或“可能被竞争对手利用的关键参数”，复核通过后在登记表“复核意见”栏加盖保密专用章；第三级为分管校领导终审，仅针对密级为“绝密”或涉及全校性重大事项（如校级领导班子调整方案、年度招生计划草案）的材料，终审需通过书面审批或OA系统电子签批，确认材料符合寄递要求后，在登记表“终审意见”栏签署审批意见。三级审核中任一环节未通过，材料需退回原部门整改，整改完成后重新启动审核流程。

二、封装与标记阶段

经审核通过的机要材料需在专用保密室（需配备监控设备、门禁系统、密码保险柜，监控录像保存至少90天）内完成封装。封装工具严格使用学校统一采购的机要专用封装袋（分A4、A3两种规格，外层印有“机要文件严禁私拆”红色字样及学校LOGO），其中绝密级材料需使用铅封封装袋（封口处需嵌入铅制封条，铅封上标注封装日期及封装人编号），机密、秘密级材料使用防拆封条（撕开后显示“已拆封”字样）。

封装前需再次清点材料数量，由封装人（需为保密办或材料产生部门专职机要员）与监封人（由保密办指定，与封装人无直接隶属关系）共同核对《机要材料整理登记表》中“页数”“份数”等信息，确认无误后填写《机要材料内件清单》（一式两份，一份放入封装袋，一份留存备查）。清单需列明材料名称、页码范围（如“1-15页”）、是否有附件（如“附件1：科研数据统计表”），封装人及监封人需在清单上签字。

封装过程中需注意：一是材料需平整放入封装袋，避免折叠导致字迹模糊（如涉及手写签名的材料需单独固定，防止摩擦脱落）；二是封口处需均匀涂抹专用胶水（禁用普通胶水，防止潮湿环境下开胶），确保密封牢固；三是铅封或防拆封条需覆盖整个封口边缘（铅封需完全包裹袋口，防拆封条需超出袋口边缘1厘米以上），并在封条上标注封装日期（如“2023.11.05”）及封装人编号（由保密办统一编排，如“BJ-03”）。

封装完成后需进行四项检查：一是外观检查，确认封装袋无破损、无污渍，铅封无变形（绝密级）、防拆封条