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企业员工健康档案创建与管理工具

一、工具概述与适用价值

企业员工健康档案是记录员工身体状况、健康历程及管理干预的重要载体，旨在通过系统化档案建立，实现员工健康状况动态跟踪、健康风险早期预警及个性化健康服务支持。本工具适用于企业人力资源部门、行政部门及医疗机构（如有）开展员工健康管理全流程，助力企业提升员工健康保障水平、降低健康相关风险，同时为员工提供便捷的健康信息查询与干预服务。

二、标准化操作流程

（一）档案创建前期准备

明确管理范围：确定纳入档案管理的员工范围（如全体正式员工、试用期员工等），避免遗漏或重复。

制定信息采集标准：根据企业健康管理需求，确定档案必含信息项（如基本信息、体检数据、病史记录等），避免信息冗余或关键数据缺失。

准备采集工具：设计信息采集表（电子或纸质），准备体检机构对接清单、健康评估问卷等材料，保证信息采集规范高效。

（二）员工健康信息采集

基本信息采集：

通过员工入职登记表或健康信息采集表，收集员工姓名（号代替，如某某）、工号、部门、入职日期、出生日期、性别、民族、婚姻状况、紧急联系人及联系方式（虚拟示例：联系人*某，关系配偶，电话）。

确认员工是否有既往病史（如高血压、糖尿病等慢性病）、过敏史（药物、食物等）、家族遗传病史（如心脑血管疾病、癌症等），由员工本人如实填写并签字确认。

体检数据采集：

联合合作医疗机构，按年度（或入职时、岗位需求周期）组织员工体检，明确体检项目（常规项目必选，岗位加选项目如粉尘作业岗增加肺功能检查）。

体检后获取机构出具的正式体检报告，将关键指标（如血压、血糖、血脂、肝肾功能、影像学检查结果等）录入档案，保证数据与原始报告一致。

健康动态信息补充：

员工在职期间如发生健康异常（如突发疾病、受伤、住院等），需及时提交相关病历资料（诊断证明、出院小结等），由行政部门更新至档案。

企业开展健康活动（如健康讲座、义诊、心理咨询）后，记录员工参与情况及反馈结果，作为健康干预依据。

（三）健康档案建立与存储

档案编号规则：采用“入职年份+部门代码+工号”方式编号（如2023-RD-001），保证每个档案唯一可追溯。

档案内容分类归档：将采集到的信息按“基本信息类”“体检记录类”“健康异常类”“干预记录类”分类整理，每类下设子目录（如体检记录类按年份分年度体检报告）。

存储方式管理：

电子档案：使用企业内部HR系统或健康管理系统存储，设置访问权限（仅HR、部门负责人（需授权）及员工本人可查看），定期备份数据，防止信息丢失或泄露。

纸质档案：重要原始资料（如员工签字的病史确认书、体检报告复印件）存入档案袋，标注档案编号及员工姓名（*号），存放于带锁档案柜，由专人保管。

（四）档案更新与维护

定期更新机制：

年度体检后1周内完成体检数据更新；

员工健康信息变更（如新增病史、手术记录）后3个工作日内完成补充录入；

健康干预活动结束后2个工作日内记录干预结果。

信息校对流程：每次更新后由档案管理员与原始资料核对，保证数据准确无误，员工可通过系统或申请查阅本人档案，发觉错误可申请修正。

（五）档案查询与使用

内部查询权限：

HR部门：查询全体员工档案，用于健康管理决策、员工关怀计划制定；

部门负责人：经授权后查询本部门员工健康概况（如体检异常指标汇总），不涉及具体隐私细节；

医疗机构合作方：仅获取与健康管理相关的必要数据，签订保密协议。

员工个人查询：员工可通过企业内部系统登录个人健康门户，查看本人档案摘要（如历年体检关键指标、健康干预记录），如需完整纸质档案，可向行政部门申请，由管理员协助复印并加盖公章。

（六）档案归档与销毁

归档范围：员工离职后，其健康档案转为离职员工档案，单独存储，保存期限不少于离职后2年（符合《企业职工档案管理规定》要求）。

销毁流程：超过保存期限的档案，由行政部门提出销毁申请，经法务部门审核、企业负责人批准后，由2人以上监督销毁（电子档案彻底删除，纸质档案粉碎处理），并记录销毁清单（档案编号、销毁日期、监督人）备查。

三、健康档案模板参考

（一）员工基本信息表

序号

信息项

内容示例（虚拟）

填写说明

1

姓名

*某某

员工本人，用*号代替

2

工号

HR2023001

企业统一工号

3

部门

人力资源部

所在部门全称

4

入职日期

2023-01-15

劳动合同签订日期

5

出生日期

1990-05-20

公历日期

6

性别

女

男/女

7

紧急联系人

*某

员工指定联系人

8

紧急联系人电话

1395678

虚拟联系方式

9

既往病史

无（或：2018年阑尾炎手术）

如无填写“无”，有则注明疾病名称及治疗情况

10

过敏史

无（或：青霉素过敏）

包括药物、食物等

11

家族病史

父亲：高血压（10年病史）

直系亲属主要疾病及患病时长

（二）年度健康体检记录表