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企业行政文书归档及保管规范模板

一、规范适用的文书类型与业务场景

本规范适用于企业日常运营中产生的各类行政文书，涵盖但不限于以下场景：

会议管理类：各类会议（如董事会、办公会、专题研讨会）的会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议文件等；

人事管理类：员工入职登记表、劳动合同、岗位变动通知、培训记录、考勤统计、奖惩决定、离职手续等；

公文往来类：企业对外发出的函件、通知、通报、请示、批复，以及收到的上级单位、合作方的重要公文；

资产管理类：办公设备采购合同、资产验收单、领用登记表、报废申请单、盘点记录等；

制度规范类：企业内部管理制度（如考勤制度、财务报销制度）、流程文件、岗位职责说明等；

其他重要文件：企业资质证书、年检材料、审计报告、重要活动方案（如年会、团建）等。

通过规范归档，保证行政文书完整、可追溯，满足日常查阅、合规审计、历史追溯等业务需求。

二、行政文书归档全流程操作指引

（一）文书产生与分类

文书形成：各部门在开展工作时需同步形成纸质或电子文书，保证内容真实、格式规范（如公文需包含文号、标题、主送/抄送单位、发文单位、日期等要素）。

初步分类：文书形成后，经办人需根据内容按“会议管理、人事管理、公文往来、资产管理、制度规范”等类别进行初步分类，便于后续整理。

（二）收集与移交

收集责任：各部门负责人为本部门文书收集的第一责任人，需在每月最后一个工作日前，督促本部门人员完成当月形成文书的收集，保证无遗漏。

移交要求：

纸质文书：需整理整齐，无缺页、涂改，填写《行政文书移交清单》（见附件1），一式两份，移交人与接收人签字确认后，一份留存部门，一份交档案管理员。

电子文书：需存储在指定服务器或企业云盘的对应文件夹中，文件名格式统一为“部门-类别-文号-标题-日期”（如“行政部-会议管理-办字2023-001-2023年度第一次办公会纪要），并将电子文件清单同步提交档案管理员备案。

（三）整理与编目

排序与装订：

纸质文书：按形成时间顺序排序，同类文书按文号或重要程度排序；会议纪要、合同等需装订成册，加装封面（注明部门、类别、起止时间、页数），并在每页右上角标注页码。

电子文书：按文件夹层级分类存储（如“行政档案-2023年-会议管理”），避免重复存储或随意命名。

编目登记：档案管理员收到文书后，需在3个工作日内完成《行政文书归档目录表》（见附件2）的编制，内容包括文号、标题、类别、形成日期、页数（纸质）/文件大小（电子）、保管期限、存放位置（如档案柜编号/电子路径）、备注等，保证信息准确无误。

（四）归档存储

存储方式：

纸质文书：存放于企业档案室，档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；重要文书（如合同、资质证书）需放入档案盒并标注“机密”字样，单独存放。

电子文书：存储于企业指定的加密服务器或云盘，定期（每周）进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据需异地存储（如分支机构服务器），防止数据丢失。

标签管理：档案柜外侧需粘贴分类标签（如“2023年-会议管理”），档案盒正面需标注“部门-类别-起止时间”（如“行政部-人事管理-202301-202312”），便于快速查找。

（五）保管与维护

定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行一次检查，查看是否有受潮、虫蛀、破损等情况；每半年对电子档案进行一次备份有效性检测，保证数据可正常读取。

修复与更新：对破损、褪色的纸质文书，需及时联系专业机构进行修复；电子文书如内容变更，需在原文件中标注修订版本（如“V2.0”）并保留历史版本，避免覆盖原始数据。

（六）查阅与借阅

查阅权限：

内部员工：因工作需要查阅档案时，需经本部门负责人签字同意，档案管理员核对身份后提供查阅服务；机密级档案需经分管领导（如行政总监）审批。

外部单位：如需查阅档案，需持单位介绍信、经办人证件号码及授权委托书，经企业法务部门及分管领导审批后方可查阅。

借阅流程：

填写《行政文书借阅登记表》（见附件3），注明借阅人信息、部门、借阅文号/标题、借阅日期、归还日期、用途等。

纸质文书借阅期限不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请，续借期限不超过2天。

机密级档案原则上不得借出，确需借出的须经总经理审批，并由专人全程陪同使用。

（七）鉴定与销毁

到期鉴定：档案管理员在文书保管期限届满前1个月，组织行政部、法务部、相关业务部门成立鉴定小组，对到期文书进行鉴定，确认仍有保存价值的（如涉及企业核心权益的重要文件），需重新划定保管期限；无保存价值的，列入销毁清单。

销毁审批：《行政文书销毁审批表》（见附件4）需经鉴定小组负责人、分管领导、总经理签字审批，方可销毁。

销毁执行：

纸质文书：采用碎纸机销毁，并由2名以上监销人（行政部、法务部各