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文档撰写与格式标准手册
一、手册概述
本手册旨在规范各类文档的撰写流程、内容结构与格式排版，保证文档的专业性、一致性与可读性，适用于企业内部管理文件、项目技术文档、产品说明书、培训材料等正式场景。通过标准化模板与操作指引，帮助撰写者高效产出符合要求的文档，减少沟通成本与反复修改，同时保障文档信息的准确传递与长期归档价值。
二、应用范围与适用对象
（一）适用场景
项目管理类：项目计划书、立项报告、进度汇报、结项总结等；
技术规范类：系统架构文档、接口说明、操作手册、测试报告等；
企业管理类：制度文件、流程说明、岗位职责、会议纪要等；
产品服务类：产品需求文档（PRD）、用户手册、功能介绍、市场分析报告等；
培训支持类：新员工入职指南、技能培训课件、操作演示视频脚本等。
（二）适用对象
文档撰写者：包括项目经理、产品经理、技术工程师、市场专员、行政人员等需产出正式文档的岗位；
审核与审批人：部门负责人、技术专家、法务合规人员等需对文档内容与格式把关的角色；
文档归档管理者：档案管理员、知识库运营人员等负责文档存储与调阅的人员。
三、文档撰写核心步骤
（一）前期准备：明确需求与框架
需求梳理
与需求方（如上级、客户、项目组）沟通，明确文档的核心目标（如“指导操作”“汇报进度”“规范流程”）、受众（如技术人员、管理层、普通用户）及核心内容要点；
确认文档类型（如“技术文档”“管理文件”）与交付时间节点。
资料收集与整理
收集与文档主题相关的背景资料、数据、图表、政策文件等，保证信息来源可靠；
对资料进行分类标记，剔除冗余信息，提炼关键数据与结论。
框架设计
根据文档类型设计逻辑例如：技术类文档建议采用“背景-目标-范围-内容-附录”结构，管理类文档建议采用“目的-适用范围-职责-流程-奖惩-附则”结构；
列出章节大纲，明确各章节的核心内容与字数分配，保证框架完整、逻辑清晰。
（二）内容撰写：规范结构与表述
基础信息规范
文档标题需简洁明确，包含主题与类型（如“XX系统V2.0用户操作手册”“2024年Q3项目进度汇报”）；
文档开头需包含“版本号”“撰写人”“审核人”“批准人”“发布日期”“生效日期”等基础信息（具体格式参考模板表格一）。
章节内容规范
引言/前言：说明文档目的、背景、适用范围及阅读对象（可选）；
主体章节：按框架大纲逐章撰写，每章设置小标题（层级建议为“1→1.1→1.1.1”），内容需聚焦主题，避免冗余；
数据与图表：数据需标注来源（如“数据来源：XX部门2024年Q3统计”），图表需有编号（如图1、表1）与标题（如图1：XX系统用户增长趋势），图表下方需注明数据来源与备注（如“注：统计周期为2024年7月-9月”）；
专业术语：首次出现时需标注解释（如“API（应用程序接口）：……”），全文术语需统一，避免混用（如“用户端”与“客户端”）。
结尾与附录
结论/总结：概括核心观点或成果（技术类文档可说明后续优化方向，管理类文档可强调执行要求）；
附录：包含补充资料（如政策原文、详细数据表、缩略词表等），附录编号建议用“附录A”“附录B”等。
（三）格式排版：统一视觉规范
页面设置
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm；
页眉页脚：页眉居中显示文档标题（可简化为“XX手册”），页脚居中显示页码（如“-1-”），首页不显示页码；
行间距：1.5倍行距，标题段前段后各0.5行，图表说明文字单倍行距。
字体与字号
一级标题（如“1引言”）用黑体三号，二级标题（如“1.1背景说明”）用黑体四号，三级标题（如“1.1.1数据来源”）用黑体小四；
宋体小四，英文与数字用TimesNewRoman小四；
图表宋体五号，加居中。
特殊格式
列表：有序列表用“1.→1.1→1.1.1”，无序列表用“●→○”，列表文字首行缩进2字符；
重点内容：可使用加粗（如“重要提示：……”）或下划线（需统一标准，避免过度使用）；
超：仅限内部文档引用，格式为“详见《XX文档》第X章”，外部需经审批并注明有效期。
（四）审核与修订：保证质量与合规
自审
撰写完成后，对照需求与框架检查内容完整性、逻辑连贯性、数据准确性；
检查格式是否符合本手册排版规范（如字体、行距、图表编号等）。
交叉审核
技术类文档需提交技术负责人审核内容准确性；
管理类制度文件需提交法务/合规部门审核合规性；
涉及多部门协作的文档需征求相关部门负责人意见。
修订与定稿
根据审核意见逐条修订，保留修订痕迹（如使用Word“修订”模式），注明修订人及修订日期；
审核通过后，由批准人签字确认，正式版本（版本号升级，如从V1.0升级至V1.1），归档至指定系统（如企业知识库、档案管理平台）。
四、模板表格示例
表格一：文档基础信息表
项目
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