商务会议筹备清单及会议纪要表.docVIP

商务会议筹备清单及会议纪要表工具指南

一、适用情境

本工具适用于各类商务场景，包括但不限于：企业内部战略规划会、项目推进会、跨部门协调会、客户需求对接会、供应商洽谈会、季度/年度总结会等。无论是小型团队研讨还是大型多方会议，均可通过标准化流程保证筹备有序、会议高效、成果可追溯，避免遗漏关键环节，提升商务沟通的专业性与协作效率。

二、筹备全流程操作指南

（一）会议筹备前：明确核心要素

锁定会议目标与主题

根据业务需求明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品推广方案”“协调跨部门资源交付项目X”），提炼1-2个简洁主题，避免目标模糊导致讨论偏离。

示例：主题“2024年Q3新品上市策略研讨会”，目标“明确产品定位、推广渠道及预算分配”。

确定参会人员与分工

列出必需参会角色：决策层（如总）、负责人（如经理）、执行层（如专员）、外部嘉宾（如客户代表女士）。

明确分工：会议发起人统筹全局，记录员负责纪要，支持人员负责场地/设备，保证各环节责任到人。

拟定会议时间与地点

时间：选择多数人方便的时段（避开工作日早上9点前、傍晚5点后及周五下午），会议时长控制在1-2小时（复杂议题可分阶段召开），提前3-5天同步时间。

地点：优先公司会议室（确认容纳人数、设备配置），外部会议需提前踩点，明确交通指引。

（二）会议筹备中：细化执行事项

准备会议材料与设备

材料清单：议程表（含议题、时长分配）、背景资料（如项目报告、数据报表）、演示文稿（PPT）、签到表、纸笔/电子记录设备。

设备检查：投影仪、麦克风、视频会议软件（如腾讯会议）、网络、白板、马克笔，提前1天调试并备份材料（U盘+云端）。

发送会议通知与预沟通

通知内容：主题、时间、地点/、议程、参会人员、需提前阅读的材料（如“请提前查阅附件《市场调研报告》”），至少提前2天发送。

预沟通：与关键参会者确认议题准备情况，避免会上临时缺资料；对外部嘉宾发送温馨提示（如“停车位指引”“会议联系人*经理”）。

（三）会议当天：现场保障与流程把控

提前到场，布置会场

会议前30分钟到场：检查设备、摆放材料（议程表、签到表放入口处）、调试温度/灯光，准备茶水（如瓶装水、咖啡，标注无糖/含糖选项）。

引导签到与开场

签到：采用纸质签到表或线上工具（如腾讯文档），记录参会人员到岗情况（迟到/请假需备注原因）。

开场：会议发起人简述目标与规则（如“每议题讨论不超过30分钟，聚焦决策”），明确记录员与时间控制员。

三、会议纪要模板

（一）会议筹备清单

序号

筹备项目

负责人

完成时间

备注（如特殊需求）

1

确定会议目标与主题

*总监

会前5天

需与*副总对齐

2

拟定参会人员名单

*助理

会前4天

外部嘉宾*女士需确认行程

3

准备会议材料

*专员

会前2天

PPT需添加公司LOGO

4

调试设备

*行政

会前1天

备用麦克风1个

5

发送会议通知

*助理

会前2天

附材料

6

会场布置

*行政

会议当天30分钟前

主桌摆放姓名牌

（二）会议纪要表

会议基本信息

会议主题：________________________

时间：____年__月日:-:__

地点：________________________（或线上会议：________________）

主持人：__________记录人：__________

参会人员：________________________（注明内部/外部）

缺席人员：__________（原因：________________）

会议议程与讨论记录

序号

议题

发言人（核心观点摘要）

讨论结论/争议点

1

Q3新品定位

*经理：“用户调研显示，25-35岁群体更关注性价比，建议主打‘轻奢实用’。”

一致通过：定位“轻奢实用”，突出材质与设计感。

2

推广渠道选择

总监：“线上优先，抖音+小红书种草；线下同步快闪店体验。”主管：“预算有限，建议先聚焦线上。”

决议：线上占比70%（抖音40%、小红书30%），线下快闪店试点1个月，预算待后续确认。

3

跨部门资源协调

*经理：“研发部需在7月15日前完成样品，市场部需同步宣传素材。”

行动项：研发部经理负责样品进度，市场部专员7月10日前提交素材，同步周会跟进。

决议事项

序号

决议内容

责任人

完成时间

支持部门

1

确定新品定位“轻奢实用”

*总监

会当日确认

全体参会部门

2

制定线上推广方案初稿

*主管

7月5日前

市场部

3

7月15日前完成样品交付

*经理

7月15日

研发部

待办事项跟进

会议结束后2个工作日内，由记录员整理纪要邮件发送全体参会人员，抄送相关领导；

责任人需在完成时限前反馈进度，逾期未完成需说明原因，下次会议同步跟进。

其他说明

附件：《Q3用户调研数据》《推广预算初稿》

下次会议时间：___