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采购需求与供应商管理标准化流程手册

本手册旨在规范企业采购需求提报、审核及供应商全生命周期管理流程，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低采购风险，提升供应链整体效能。手册适用于企业各部门采购需求发起、采购部门日常管理及相关部门协同工作场景，是开展采购业务的标准化指导文件。

第一章采购需求管理标准化流程

第一节需求提报与初审

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格参数、数量、预算金额、交付时间等关键信息，并附相关技术规格书、图纸或需求说明作为附件。

部门审核：需求部门负责人对申请表的合理性、必要性及预算准确性进行审核，重点确认需求是否符合部门年度工作计划，是否存在重复采购或可替代方案。审核通过后签字确认，提交至采购部。

需求初步接收：采购部收到申请表后，1个工作日内检查表单完整性及附件齐全性，对信息不全或描述模糊的需求，退回需求部门补充完善；对符合基本要求的需求，录入采购需求管理系统，分配唯一需求编号。

关键说明：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品类、规格、数量）；预算金额需符合企业财务预算规定，超预算需求需同步提交《预算调整申请表》。

第二节需求汇总与合规性审查

操作步骤：

需求分类汇总：采购部每月5日前汇总上月各部门通过初审的采购需求，按物料类别（如原材料、设备、服务）、采购方式（如集中采购、分散采购）进行分类整理，形成《月度采购需求汇总表》。

合规性审查：采购部会同财务部、法务部对汇总需求进行合规性审查，重点检查：

是否符合企业《采购管理办法》及相关内控规定；

是否存在规避招标、化整为零等违规情形；

预算是否与财务预算匹配，资金来源是否落实。

形成采购清单：审查通过的需求，由采购部编制《采购执行清单》，明确采购项目、需求部门、预算金额、采购方式、计划完成时间等，提交分管领导审批。

关键说明：集中采购目录内的项目必须纳入集中采购流程；紧急采购需求（如生产突发故障急需备件）需由需求部门提交《紧急采购申请说明》，经总经理审批后方可启动特殊流程。

第三节需求审批与立项

操作步骤：

分级审批：根据采购金额及项目重要性，按权限分级审批：

金额≤5万元：由采购部负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总审批；

金额＞20万元：提交总经理办公会审批。

立项通知：审批通过后，采购部向需求部门及相关部门（如仓库、财务）发出《采购项目立项通知》，明确项目编号、采购内容、负责人及时间节点，同步在系统中更新需求状态为“已立项，待采购”。

预算冻结：财务部根据立项通知冻结对应预算，保证资金专款专用，避免超预算支出。

关键说明：审批意见需明确“同意”“驳回”或“补充后重报”，驳回需说明具体原因；立项后原则上不得变更采购需求，确需变更的需重新履行审批流程。

第二章供应商管理标准化流程

第一节供应商准入与资质审核

操作步骤：

供应商信息收集：采购部通过供应商自荐、行业推荐、公开招募等渠道收集潜在供应商信息，要求供应商提交《供应商信息登记表》及以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证（三证合一的只需营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购项目要求确定）；

法定代表人证件号码明及授权委托书；

近三年主要业绩合同（至少3份）。

资质初审：采购部对供应商提交的文件进行真实性、有效性审核，重点核查营业执照经营范围是否涵盖采购内容，资质证书是否在有效期内，业绩合同是否真实可查。初审通过后进入实地考察环节。

实地考察：对关键物料或金额较大的采购项目，采购部会同需求部门、技术部门组成考察小组，对供应商的生产场地、生产能力、质量管控体系、财务状况及履约能力进行现场考察，填写《供应商实地考察记录表》。

准入审批：综合资质审核及考察结果，采购部编制《供应商准入评估报告》，提交采购部负责人及分管领导审批。审批通过后，录入《合格供应商名录》，分配供应商编码，纳入供应商管理系统。

关键说明：资质文件需在有效期内，临近到期（如剩余3个月）的需要求供应商及时更新；实地考察需留存照片、视频等影像资料，保证考察过程可追溯。

第二节供应商选择与评估

操作步骤：

采购方式确定：根据采购需求特点及金额，选择合适采购方式：

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目（如设备采购、大宗原材料）；

邀请招标：适用于供应商资源有限、专业性强的项目，邀请不少于3家合格供应商参与；

竞争性谈判：适用于需求紧急或技术复杂的非标项目，与多家供应商分别谈判后确定最优方案；

单一来源：适用于只能从唯一供应商处采购的情形（如专利产品），需提供《单一来源采购申请说明》并经总经理审批。

供应商响应：采购部发布采购公告或发出邀请，供应商在规定时间内提交响应文