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公司采购审批及预算管控系统工具模板类内容

一、系统适用场景与业务背景

本系统适用于各类企业采购业务的规范化管理，覆盖日常运营物资采购、固定资产购置、服务外包、项目采购等多场景需求。通过系统实现采购申请、预算校验、分级审批、执行跟踪、财务支付的全流程线上管控，解决传统采购中流程不透明、预算超支、审批滞后等问题，保证采购行为合规、高效，同时实现预算动态监控与成本优化。具体场景包括：

常规采购：如办公用品、劳保用品等日常消耗品采购；

资产采购：如生产设备、办公设备、IT系统等固定资产购置；

服务采购：如咨询、维修、外包服务等第三方服务采购；

紧急采购：因生产经营急需或突发情况导致的临时性采购；

预算调整：因市场变化、项目需求变更等导致的预算追加或调整申请。

二、采购审批全流程操作指引

（一）需求发起与申请

操作人：采购需求部门经办人（张三）；

操作内容：

登录系统，进入“采购申请”模块，选择采购类型（常规/资产/服务等）；

填写申请信息：包括申请人所属部门（如“行政部”）、采购事由（如“补充2024年Q3办公用纸”）、采购明细（品名、规格、数量、预估单价、总价）、预算科目（如“行政费用-办公耗材”）、附件（如需求说明、比价单等）；

确认预算余额：系统自动关联该预算科目剩余额度，若不足需同步发起预算调整申请；

提交申请后唯一“采购申请编号”（如CG-202409-001）。

（二）部门初审

操作人：需求部门负责人（李四）；

操作内容：

接收系统待办通知，查看采购申请详情及附件；

审核采购需求的合理性、必要性及明细准确性；

审核通过后，“同意”并流转至下一环节；若不通过，填写驳回理由（如“规格不符标准”“数量超出实际需求”）并退回申请人修改。

（三）预算校验

操作人：系统自动校验/财务部预算专员（王五）；

操作内容：

系统自动校验申请预算科目是否存在、余额是否充足；

若预算充足，直接流转至审批环节；若预算不足，触发“预算调整”流程，需提交预算调整申请（说明调整原因、调整金额、资金来源等），经财务负责人及分管领导审批后，返回原采购申请流程；

预算调整申请通过后，系统更新预算余额，采购申请继续流转。

（四）分级审批

根据采购金额划分审批权限，系统自动路由至对应审批人：

小额采购（≤5万元）：需求部门负责人→采购部负责人（赵六）→财务部负责人（王五）；

大额采购（5万-20万元）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人→分管副总（周七）；

重大采购（＞20万元）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人→分管副总→总经理（吴八）。

操作内容：各审批人需在2个工作日内完成审批，重点审核采购必要性、预算匹配性、价格合理性（可参考历史采购价或市场均价），审批意见需在系统中留痕。

（五）采购执行

操作人：采购部经办人（郑九）；

操作内容：

接到审批通过的采购申请后，根据采购类型选择采购方式（如招标、询比价、单一来源采购等）；

实施采购：通过系统发起供应商询价、招标流程，或从合格供应商库中选择供应商；

确定供应商后，在系统中录入供应商信息（名称、联系人、合同号等）、采购合同（扫描件），并“采购订单”；

将采购订单及合同同步给需求部门确认，确认无误后发送至供应商。

（六）交付验收与入库

操作人：需求部门验收人（冯十）、仓库管理员（陈十一）；

操作内容：

需求部门收到货物/服务后，对照采购订单进行验收，填写《验收单》（在系统中验收报告、照片等）；

若为固定资产，需同步录入资产信息（编号、使用部门、保管人等）；

仓库管理员根据验收单办理入库手续，在系统中更新库存信息；

验收不合格的，需在系统中注明原因，发起退货或换货流程，重新启动采购审批（若涉及补采）。

（七）财务复核与支付

操作人：财务部应付会计（褚十二）；

操作内容：

接收系统推送的“支付申请”（关联采购订单、验收单、合同、发票等）；

复核单据完整性（发票抬头、税号、金额与合同是否一致）、验收合规性；

复核通过后，提交至出纳付款；若不通过，注明退回原因（如“发票信息错误”“验收未完成”）。

（八）资料归档

操作人：采购部档案管理员（卫十三）；

操作内容：

系统自动归档采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票等）；

定期导出纸质档案，按“采购编号+年份”分类整理，保存期限不少于5年。

三、核心业务模板与填写规范

（一）采购申请表（模板）

字段名称

填写要求

示例

采购申请编号

系统自动，格式：CG-年份-序号

CG-202409-001

申请人

需求部门经办人姓名（*号代替）

*张三

所属部门

需求部门全称

行政部

采购类型

常规采购/资产采购/服务采购/紧急采购

常规采购

采购事由

简明说明采购目的（50字内）

补充Q3办公用纸

采购明细

品名、规格、单位、数量、预估单价、总价（可分多