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适用工作场景
在日常工作协作中，无论是部门周会、项目推进会、跨部门协调会，还是客户需求研讨会、阶段性复盘会等，均可通过本模板规范会议流程，保证目标明确、讨论聚焦、记录清晰，避免会议冗长低效或决策落地困难，尤其适合需要多人协作、明确分工、跟踪结果的会议场景。
会议全流程操作指南
一、会前准备：奠定高效基础
明确会议目标
根据会议类型（决策型、沟通型、执行型等）确定核心目标，例如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目A进度滞后问题”“明确跨部门协作分工”。
目标需具体可衡量，避免“讨论工作”等模糊表述。
确定参会人员与分工
必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人）；
可选人员：需提供信息或旁听知晓进展的人员；
明确角色：主持人（控场引导）、记录人（记录要点与行动项）、材料准备人（提前分发资料）。
制定会议议程
按逻辑顺序排列议题，优先级从高到低，每个议题分配具体时间（如“项目进度汇报（20分钟）”“争议问题讨论（30分钟）”）；
议程需提前1-2天发送给参会人员，附会议目标与预读材料（如项目文档、数据报表）。
准备会议工具与环境
线上会议：提前测试视频/音频软件，共享屏幕、会议及密码；
线下会议：预定安静会议室，保证投影、白板、录音设备（需提前告知记录人）可用；
物料准备：议程打印稿、签到表、白板笔、便签纸（用于收集意见）。
二、会中执行：聚焦核心任务
开场（5-10分钟）
主持人重申会议目标、议程及时限，提醒参会人员专注主题；
记录人确认参会人员签到（可提前线上签到，节省时间）；
简要说明会议规则（如“每人发言不超过3分钟”“争议问题先记录不争执”）。
议题讨论（按议程推进）
每个议题由负责人简要汇报背景（1-2分钟），再引导参会人员围绕目标讨论；
主持人需控制节奏，避免偏题：对无关讨论及时打断，引导至核心问题（如“这个话题与当前目标关联度不高，我们先聚焦问题”）；
关键讨论点需记录人实时记录：包括不同观点、共识、待解决问题（可使用白板或共享文档同步展示）。
决策与行动项确认
对需决策的议题，主持人引导达成共识（如“大家对方案A是否有异议？无异议则通过”）；
明确行动项：每项任务需包含“具体内容、负责人、截止时间、交付成果”，例如“7月20日前完成用户调研报告（*负责），提交至项目组群”；
行动项需经负责人确认，避免“模糊分工”（如“跟进一下进度”改为“负责联系客户获取反馈，7月18日前反馈结果”）。
总结（5分钟）
主持人总结会议成果：已达成共识的决议、明确的行动项（含负责人与截止时间）；
记录人复述关键信息，保证无遗漏；
确认下次会议时间（如有）或后续跟进方式（如“行动项完成情况将在周五群内同步”）。
三、会后跟进：保证落地见效
整理会议记录
会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：
会议基本信息（名称、时间、地点/、参会人、缺席人及原因）；
讨论要点（按议题梳理，突出关键观点与分歧）；
决议事项（明确结论）；
行动项列表（表格形式，含任务、负责人、截止时间、状态）。
纪要需简洁清晰，避免冗长描述，重点标注行动项。
分发与确认
会议纪要通过邮件或即时通讯工具发送给所有参会人员及相关方，附“如有遗漏或修改，请于2小时内反馈”；
保证每位行动项负责人明确自身任务，可单独发送提醒。
跟踪与复盘
行动项负责人按截止时间推进，提前1天提醒记录人或主持人；
记录人每周汇总行动项完成情况，在团队会议中同步；
对未按时完成的任务，分析原因（如资源不足、目标不明确），及时调整计划；
重要会议可进行效果复盘：是否达成目标？哪些环节可优化？（如“下次会议需提前准备数据，避免现场讨论耗时”）
配套模板工具
表1：会议基本信息表（会前填写）
项目
内容示例
会议名称
2024年Q3产品规划会
会议时间
2024年7月15日14:00-16:00
会议地点/
线下：3楼会议室A；线上：腾讯会议（会议号：*）
主持人
张经理
记录人
李秘书
必邀参会人
产品部经理、研发部主管、市场部*专员
可选参会人
设计部*助理
会议目标
确定Q3产品3个核心迭代功能，明确各功能负责人与时间节点
预读材料
《Q2产品复盘报告》《用户需求调研数据》
表2：会议议程表（会前制定，会后附纪要）
序号
议题
负责人
时间分配
讨论要点/目标
1
Q2产品复盘
产品部*经理
20分钟
总结Q2功能上线效果，分析用户反馈数据
2
Q3用户需求优先级排序
市场部*专员
30分钟
根据用户需求评分，确定3个核心功能
3
技术实现可行性评估
研发部*主管
25分钟
评估3个功能的开发周期与资源需求
4
分工与时间节点确认
全体
15分钟
明确各功能负责人及上线时间
5
总结与下一步行动
张经理
10分钟
复盘会议成果，明确行动项
表3：会议纪
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