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标准化会议记录与决议执行模板

一、适用场景与对象

企业内部项目启动会、周/月度工作例会、专题研讨会、跨部门协调会；

社区、社团或非营利组织的管理会议、活动策划会；

临时性任务部署会、问题整改推进会等。

尤其适用于参会人员较多、讨论议题复杂、需明确分工与时间节点的会议，保证会议成果可追溯、可落实。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确会议目标与框架

确定会议核心要素

会议组织者提前明确会议主题（如“2024年Q3产品迭代规划会”）、目标（如“确定Q3产品功能优先级及责任人”）、时间、地点（线上需注明会议及工具）、参会人员（必参会人、列席人）及预计时长。

提前3个工作日将会议议程、相关材料（如项目背景文档、数据报表）通过内部通讯工具发送给参会人员，要求提前熟悉内容。

指定记录人

会议组织者指定1名记录人（建议为熟悉议题内容的人员），明确其职责：记录会议关键信息、整理决议事项、跟踪执行进度。

记录人提前准备会议记录模板（电子版/纸质版），熟悉表格结构，保证记录高效。

（二）会中记录：聚焦关键信息与共识

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因（如“*（市场部）因客户拜访请假”）。

跟踪议程讨论过程

按议程顺序逐项记录：每项议题的讨论要点（如“针对用户反馈的登录卡顿问题，技术部建议优化数据库查询逻辑”）、不同意见（如“运营部建议优先优化界面交互，而非底层代码”）、最终共识（如“优先解决登录卡顿问题，技术部负责方案设计，3日内提交评估报告”）。

对关键数据、决策依据（如“根据Q2用户留存率下降15%的数据”）进行准确记录，避免主观臆断。

明确决议事项与执行要素

对会议达成的每项决议，重点记录以下内容（详见“决议事项与执行跟踪表”）：

决议内容（具体任务描述，如“完成用户登录功能优化”）；

责任人（具体到个人+部门，如“（技术部-后端组）”）；

协助人（如“前端组*”）；

完成时间（明确日期/阶段，如“2024年7月15日前完成开发”）；

所需资源（如“申请服务器资源2台”）；

验收标准（如“登录响应时间≤2秒，用户测试满意度≥90%”）。

对未达成一致的议题，记录遗留问题及下一步计划（如“需收集更多竞品数据，下次会议再讨论”）。

（三）会后整理：核对与分发纪要

记录人整理初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记整理会议纪要初稿，重点核对：

决议事项的完整性（无遗漏）；

责任人、时间节点的准确性（无模糊表述，如“下周完成”需改为“7月10日前完成”）；

讨论内容与决议的一致性（避免“议而不决”或“决而不记”）。

审核与修订

纪要初稿提交主持人审核，重点确认决议内容的准确性及执行可行性；

涉及多个部门的决议，可征求相关部门负责人意见，避免责任不清或资源冲突。

正式分发与归档

审核通过后，1个工作日内将会议纪要（PDF/Word格式）发送给所有参会人员及相关部门抄送人；

要求参会人员在收到后1个工作日内反馈“已阅”，如有异议需在2个工作日内提出，逾期视为无异议；

会议纪要原件（含审核意见、反馈记录）由行政/综合管理部统一归档，保存期限不少于2年（重要项目会议可长期保存）。

（四）决议执行：跟踪与反馈闭环

责任人启动执行

责任人收到会议纪要后，立即分解任务至具体执行人，制定详细工作计划（如日/周任务清单），明确关键节点。

进度跟踪与反馈

责任人通过“决议事项与执行跟踪表”每周/每两周向记录人及主持人反馈执行进度（如“已完成数据库查询逻辑优化，正在进行联调，暂无风险”）；

遇到问题需及时上报（如“开发周期需延长3天，因第三方接口调试延迟”），并说明原因及解决方案建议。

结果验收与闭环

责任人在完成时间节点前提交验收申请（附成果材料，如测试报告、上线文档）；

主持人组织相关人员（如技术部负责人、用户代表）进行验收，对照“验收标准”确认结果；

验收通过后，记录人在“决议事项与执行跟踪表”中更新状态为“已完成”，并归档验收材料；

验收不通过的，明确整改要求及时限，重新启动执行跟踪流程。

三、核心模板表格设计

（一）会议基本信息表

会议名称

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

（线上请注明会议及工具）

主持人

记录人

参会人员（含部门/职务）

（销售部-经理）、（产品部-专员）、*（技术部-主管）等

缺席人员及原因

*（运营部）因出差请假

会议时长

小时分钟

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题名称

发言人（部门/职务）

讨论要点（含关键数据、不同意见）

最终共识/结论

1

Q3产品功能优先级确定

*（产品部）

用户反馈TOP3需求：登录优化（占比45%）、界面改版（30%）、新增报表功能（25%）；技术部建议优先处理技术债务

优先级排序：