某汽车租赁公司档案管理工作制度.docx

某汽车租赁公司档案管理工作制度

第一章总则

第一条为规范某汽车租赁公司（以下简称“公司”）档案管理工作，保障档案资料的完整性、安全性和可追溯性，提升运营管理效率，维护公司及客户合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际业务需求，制定本制度。

第二条本制度所称“档案”，是指公司在经营管理、业务开展、客户服务等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括但不限于客户信息、车辆资料、合同协议、财务凭证、行政文件及其他重要业务记录。

第三条本制度适用于公司总部及各分支机构（含直营门店、合作网点）的档案收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理工作。

第四条档案管理遵循“统一领导、分级负责、集中管理、安全保密、便于利用”原则，确保档案资源集中高效管理，服务于公司决策支持、风险防控及客户服务优化。

第二章管理机构与职责

第五条公司设立档案管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管行政的副总经理任组长，行政部负责人、法务部负责人、财务部负责人及各业务部门负责人为成员，统筹协调档案管理重大事项，包括制度修订、资源配置、风险评估等。

第六条行政部为公司档案管理的主责部门，下设档案管理岗（可兼任），具体履行以下职责：

（一）制定并完善公司档案管理细则及操作流程；

（二）指导、监督各部门及分支机构档案收集、整理与归档工作；

（三）负责公司总部综合档案（含行政、人事、财务等通用类档案）的集中保管与日常维护；

（四）建立电子档案管理系统，推进档案数字化与信息化建设；

（五）组织档案管理人员业务培训，提升专业能力；

（六）定期向领导小组汇报档案管理工作情况。

第七条各业务部门（含分支机构）设立兼职档案员（由部门行政或业务骨干兼任），负责本部门业务档案的收集、初步整理及移交工作，具体职责包括：

（一）按公司要求收集本部门业务活动中产生的各类档案资料；

（二）对档案资料进行分类、编号及初步审核，确保内容完整、格式规范；

（三）按规定时间将整理完毕的档案移交至行政部档案管理岗；

（四）配合行政部开展档案核查、利用及销毁等工作。

第八条公司全体员工须配合档案管理工作，在业务活动中及时形成并提交相关档案资料，不得隐瞒、损毁或擅自处置应归档文件。

第三章档案分类与归档

第九条公司档案按业务属性分为六大类，具体分类及归档范围如下：

第一节客户档案

（一）个人客户档案：包括客户身份证、驾驶证复印件，联系方式，信用评估报告（如有），租赁合同（含补充协议），押金/租金支付凭证，还车验车记录，客户反馈及投诉处理记录等；

（二）企业客户档案：包括企业营业执照、法人身份证明、授权委托书、信用评级报告，租赁合同（含框架协议），押金/租金支付凭证，车辆使用记录，合作评价及投诉处理记录等；

（三）归档要求：客户租赁合同终止或服务结束后30个工作日内，由业务部门兼职档案员整理归档，移交行政部；涉及客户隐私的敏感信息需单独封装并标注“保密”标识。

第二节车辆档案

（一）基础档案：车辆购置合同、发票、机动车登记证书、行驶证复印件、购置税完税证明；

（二）运营档案：车辆保险单（含交强险、商业险）、年度检测报告、维修保养记录（含维修合同、费用清单、零部件更换凭证）、事故处理记录（含责任认定书、定损报告、理赔凭证）；

（三）归档要求：车辆购置完成后15个工作日内移交基础档案；每笔维修保养、事故处理完成后10个工作日内补充运营档案；车辆报废或出售后，其档案单独归档并标注“已处置”。

第三节合同档案

（一）租赁合同：客户车辆租赁合同（含电子合同）、合作网点分成协议；

（二）采购合同：车辆采购合同、配件/耗材采购合同、保险合作协议；

（三）服务合同：车辆救援服务协议、技术服务协议、广告宣传合同；

（四）归档要求：合同签署生效后5个工作日内，由法务部或业务经办部门移交合同原件及副本至行政部；电子合同需同步上传至档案管理系统，留存PDF及原数据格式。

第四节财务档案

（一）凭证类：原始凭证（含发票、收据、银行回单）、记账凭证；

（二）报表类：月度/季度/年度财务报表、税务申报表、审计报告；

（三）其他类：财务管理制度、预算方案、资金审批记录；

（四）归档要求：月度财务凭证于次月15日前归档，年度财务档案于次年3月底前归档；财务档案需经财务部负责人审核后移交。

第五节行政档案

（一）制度文件：公司规章制度、管理办法、操作流程；

（二）会议记录：股东会、董事会、总经理办公会、部门例会记录；

（三）人事档案：员工入职登记表、劳动合同、薪酬记录、培训记录、绩效考核表、离职交接表；

（四）其他：荣誉证书、资质证明、外部来函、内部通知等；

（五）归档要求：制度文件发布后3个工作日内归档；会议记录于会议结束后5个工作日内归档；人事档案随员工入