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房地产公司采购管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购物资及服务的质量，确保公司各项业务的顺利开展，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各项目公司、控股子公司（以下统称“公司”）所有生产经营及管理活动中所需物资、工程和服务的采购。除非另有特殊规定，公司一切采购行为均须遵循本制度。

第三条基本原则

采购活动应严格遵循以下原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明、平等，为所有合格供应商提供公平竞争的机会。

3.性价比最优原则：在满足质量、时效等前提下，力求以最合理的成本获取所需资源。

4.集中采购与分散采购相结合原则：对通用性强、金额较大的物资和服务实行集中采购，以发挥规模效应；对特殊、小额的采购可适度分散，以提高效率。

5.廉洁诚信原则：采购人员及相关人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持健康的合作关系。

第四条管理机构

公司采购管理实行统一领导、分级负责的管理体制。设立采购管理委员会（或类似决策机构，以下简称“采购委员会”），作为公司采购管理的最高决策机构；采购管理部门作为日常采购工作的归口管理和执行部门。

第二章采购管理机构与职责

第五条采购管理委员会

采购委员会由公司相关领导、采购、财务、审计、工程、成本、法务等部门负责人组成。其主要职责包括：

1.审定公司采购管理制度及相关细则；

2.审议并批准公司年度采购计划；

3.审议并确定重大采购项目的采购方式；

4.审批权限范围内的采购合同；

5.协调处理采购管理中的重大问题。

第六条采购管理部门

采购管理部门是公司采购工作的专职执行机构，其主要职责包括：

1.组织拟订和完善公司各项采购管理制度及操作流程；

2.汇总、审核各部门的采购需求，编制公司年度、季度及月度采购计划，并组织实施；

3.负责供应商的开发、考察、评估、建档及动态管理；

4.根据采购计划及规定的采购方式，组织实施具体的采购活动，包括但不限于招标、询价、谈判等；

5.负责采购合同的拟订、洽谈、报审及履约管理；

6.负责采购物资（服务）的接收、检验（验证）协调工作；

7.负责采购付款的申请与跟进，以及采购相关票据、档案的管理；

8.收集、分析市场信息，为公司采购决策提供支持；

9.配合相关部门进行采购专项审计及问题整改。

第七条需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

1.根据业务发展需要，提出合理、准确的采购需求，明确采购物资（服务）的规格、型号、数量、质量标准、技术参数、交付时间等要求；

2.参与相关采购项目的技术交流、方案评审及供应商考察；

3.负责或参与采购物资（服务）的到货检验、验收工作，并出具验收意见；

4.配合采购管理部门处理采购过程中出现的质量异议等问题。

第八条其他相关部门

1.财务管理部门：负责采购资金的预算管理、筹措与支付；参与采购合同的财务评审；负责采购相关的会计核算与财务监督。

2.审计部门：负责对公司采购管理制度的执行情况、采购活动的合规性、采购成本的控制效果等进行审计监督；参与重大采购项目的过程监督。

3.法务部门：负责采购合同的法律评审，提供法律意见；协助处理采购合同纠纷。

4.工程管理部门/成本控制部门：（针对工程类采购）参与工程类物资、服务的技术标准制定、供应商考察、招标评审、合同洽谈及现场验收等工作。

第三章采购方式与流程

第九条采购方式

公司采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。采购管理部门应根据采购项目的金额、性质、市场竞争状况及公司相关规定，选择适宜的采购方式。

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分、技术规格相对标准的采购项目。应按照国家及公司相关招标管理办法执行。

2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合公开招标条件但因特殊原因不适宜公开招标，或符合专业条件的潜在供应商数量有限的采购项目。邀请对象应不少于三家合格供应商。

3.竞争性谈判/磋商：适用于技术复杂或性质特殊，无法精确拟定技术规格；或时间紧急，不能进行充分招标程序；或招标后没有合格标的，或重新招标未能成立的采购项目。

4.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场价格透明且竞争充分的通用类物资或服务。询价对象应不少于三家合格供应商。

5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；或发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；或必须保证原有采购项目