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会议管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司会议行为，提高会议效率与质量，确保各项决策高效落实，保障公司运营与发展的有序进行，特制定本制度。本制度旨在明确会议管理的责任、流程与规范，减少不必要的会议，提升会议产出，充分发挥会议在信息传递、问题解决、决策支持等方面的积极作用。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各部门、各项目组组织的各类正式会议。非正式的、临时性的沟通交流，如简短碰头、即时通讯讨论等，可参照本制度精神执行，但不纳入本制度的强制管理范畴。公司全体员工均应遵守本制度的相关规定。

第三条基本原则

1.必要性原则：召开会议应确有必要，对于可通过文件、邮件、即时通讯工具或个别沟通等方式解决问题的，不应召开会议。

2.效率原则：会议应主题明确、议程清晰、时长可控，避免议而不决、决而不行，力求在最短时间内达成预期目标。

3.成果导向原则：会议应以解决问题、形成共识、做出决策或明确行动方案为目标，确保会议有明确的产出。

4.权责对等原则：会议组织者、主持人、记录人和参会人员应明确各自职责，并对会议的效果和决议的执行承担相应责任。

第二章会议的组织与筹备

第四条会议发起

1.会议发起者应首先评估会议的必要性与可行性，明确会议议题、预期成果、建议参会人员范围、建议召开时间及预估时长。

2.对于常规性会议（如例会），应按既定周期组织；对于临时性会议，发起者需提前与关键参会人沟通，初步确认时间安排。

3.重要或涉及跨部门的会议，发起者在正式发起前，宜与相关部门负责人进行预沟通，确保议题的准确性和会议的顺利推进。

第五条会议审批

1.根据会议的性质、级别及涉及范围，可能需要履行相应的审批程序。一般而言，部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议或公司级会议，需由相关分管领导或公司主要领导审批。

2.审批内容主要包括：会议的必要性、议题设置、参会人员范围、时间安排等。未经审批的会议，原则上不得组织。

第六条会议通知

2.会议通知应提前发出，给参会人员预留充足的准备时间。常规会议一般提前一个工作日，重要或复杂会议应提前更多时间，并可辅以口头提醒。

3.通知方式可采用公司内部通讯工具、邮件或公告等，确保每位参会人员均能及时收到并确认。

第七条会议材料准备

1.对于需要讨论或决策的议题，会议组织者或议题提出人应提前准备相关会议材料。材料应简明扼要、事实清晰、数据准确、观点明确。

2.会议材料应在会议通知发出后或至少在会议开始前一段时间分发给参会人员，以便参会人员提前审阅，做好发言准备，提高会议讨论效率。

3.主持人应提前熟悉会议材料，把握会议重点和讨论方向。

第八条会议场地与设备

1.会议组织者负责预订或准备合适的会议场地，并确保场地整洁、安静、通风。

2.如需使用投影、音响、视频会议系统等设备，组织者应提前检查调试，确保设备正常运行，并准备好备用方案（如备用投影设备、网络保障等）。

3.必要时，可准备会议签到表、白板、马克笔、饮用水等物品。

第三章会议的召开与进行

第九条会议签到

1.参会人员应按时到达会议地点，进行会议签到。签到方式可采用纸质签到、电子签到或由记录人点名确认。

2.对于迟到、早退或因故无法参会者，应提前向会议组织者或主持人说明原因。未请假缺席者，组织者应记录在案，并按公司相关规定处理。

第十条会议主持

1.会议应由指定的主持人主持。主持人通常为会议发起者、议题负责人或其指定人员，重要会议可由公司领导主持。

2.主持人职责：

*宣布会议开始，明确会议议程、时长及纪律要求。

*引导参会人员围绕议题进行讨论，确保发言有序、高效。

*控制会议节奏，避免跑题或个别人员发言过长，确保在预定时间内完成所有议题。

*组织对议题进行表决（如需要），并及时总结讨论结果，形成会议决议或共识。

*协调解决会议过程中出现的分歧或冲突，推动达成一致。

*宣布会议结束，并简要总结会议成果及后续行动。

第十一条会议发言

1.参会人员应围绕会议议题积极发言，畅所欲言，同时注意言简意赅，突出重点。

2.发言应尊重他人，文明表达，不打断他人发言，不进行人身攻击或无关讨论。

3.对于争议性问题，应理性探讨，以事实为依据，寻求共识；若短时间内无法达成一致，主持人可决定暂缓讨论，另行安排或提交更高层级决策。

第十二条会议纪律

1.参会人员应将手机调至静音或震动状态，非紧急情况不随意接听电话或查阅手机信息。

2.会议期间应专注于议题讨论，不做与会议无关的事情（如处理私人工作、长时间离开会场等）。

3.禁止在会议室内吸烟、喧哗或进行其他干扰会议秩序的行为。

4.会议内容如需保密，参会人员应严