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会议策划与执行记录标准化流程表

适用范围与核心价值

本流程表适用于企业内部各类会议（如项目推进会、部门协调会、季度总结会、专题研讨会等）的全生命周期管理，旨在通过标准化策划、执行与记录环节，提升会议效率、明确责任分工、保证成果落地，同时为后续复盘与决策提供可追溯依据。通过规范流程，可有效避免“会前准备不足、会中讨论低效、会后跟进缺失”等问题，实现“会前有目标、会中有秩序、会后有行动”的管理闭环。

标准化操作流程

一、会前筹备：精准定位，充分准备

明确会议目标与核心议题

根据业务需求或待解决问题，确定会议的核心目标（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”等），避免目标模糊导致会议偏离方向。

围绕目标拆解具体议题，按优先级排序（如紧急议题前置、需决策议题前置），保证每个议题有明确讨论目标和预期产出。

确定会议类型与形式

根据议题性质选择会议类型：决策类（需明确结论）、研讨类（需充分讨论）、通报类（需信息同步）、部署类（需明确行动）。

确定会议形式：线下会议（需场地支持）、线上会议（需提前测试会议软件，如腾讯会议、Zoom等）、混合会议（兼顾线上线下参会体验）。

拟定参会人员与分工

必邀人员：议题直接负责人、决策层（如需）、关键执行人；可选人员：相关支持部门代表。

明确分工：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（记录关键内容、决议与待办）、材料准备人（提前整理议题背景资料、数据支撑等）。

制定详细议程与时间安排

议程模板：

序号

环节名称

内容概要

负责人

预计时长

1

开场

主持人说明目标、议程

*经理

5分钟

2

议题1：项目排期

汇报当前进度、风险点

*主管

20分钟

3

议题2：资源协调

跨部门需求讨论

*专员

30分钟

4

总结与决议

确认结论、明确待办

*经理

10分钟

时间分配：总时长控制在1-1.5小时内（避免疲劳），每个议题预留10%缓冲时间应对超时。

准备会议材料与场地/设备

材料清单：议题背景资料、数据报表、PPT演示文稿（提前精简至核心页，避免文字堆砌）、待讨论问题的预提案。

材料分发：会前1个工作日通过企业内部系统（如钉钉、飞书）发送，附“请提前阅读”提示，保证参会人员有备而来。

场地/设备：线下会议需提前预订会议室（确认容纳人数、桌型布局），测试投影仪、麦克风、白板等设备；线上会议需提前发送会议、ID及密码，并提醒参会人员测试音视频。

发送会议通知

通知内容：会议名称、时间、地点/、目标、议程、参会人员、需提前阅读的材料、联系人（如遇问题对接*助理）。

发送时间：会前2-3个工作日，通过邮件+即时通讯工具双渠道发送，保证信息触达。

二、会中执行：聚焦目标，高效推进

签到与暖场（会议开始前5-10分钟）

线下会议：设置签到表（含姓名、部门、联系方式），播放会议主题PPT或背景音乐，营造正式氛围。

线上会议：提前开启等候室，主持人引导参会人员测试音视频，提醒关闭麦克风（非发言时）。

主持人开场（会议开始后3分钟内）

重申会议目标与核心议题，明确议程及时长要求（如“本次会议聚焦2个议题，总时长60分钟，请大家围绕问题发言，避免跑题”）。

介绍参会人员（如有新成员），强调会议纪律（如手机静音、发言举手、不随意打断他人）。

按议程推进，把控节奏

各议题负责人按汇报要点发言，记录人同步记录关键数据、观点分歧、共识点。

主持人需时刻关注时间：若某议题讨论超时，及时提醒“该议题剩余5分钟，请聚焦结论”，或引导“是否需另约专题会深入讨论，本次会议先明确初步方向”。

鼓励参与：对沉默人员适时提问（如“*部门对这个方案有什么补充？”），避免少数人主导讨论。

会议记录：客观全面，突出重点

记录内容需包含：

关键发言：核心观点、数据支撑、反对意见（需注明发言人）；

决议事项：明确结论（如“同意采用A方案，预算控制在10万元以内”）；

待办事项：任务描述、责任人、完成时限（如“*专员负责协调技术部资源，8月10日前反馈进度”）。

禁止记录主观评价（如“*经理发言冗余”），仅记录客观事实。

突发情况应对

设备故障：立即切换备用设备（如备用投影仪、手机热点），或暂停会议5分钟排查问题。

人员迟到：主持人灵活调整议程（如将需其参与的议题后置），或安排同事同步简要说明已讨论内容。

讨论偏离：及时拉回主题（如“这个话题与当前议题关联度不高，可会后单独沟通，我们回到问题的讨论”）。

会议总结（会议结束前5分钟）

主持人总结：重申会议成果（共识点、决议项），明确待办事项的责任人及时限，强调“会后24小时内发送纪要，请相关人员确认待办内容”。

征询反馈：简要询问参会人员对本次会议的意见（如“议程安排是否合理？讨论是否充分？”），为后续优化提供参考。

三、会后跟进：闭环管理，保证落地

整理会议纪要（会议结束后24小时内）

纪要结构：会议基本信息