会议管理会议纪要及后续跟进表.docVIP

会议管理工具：会议纪要及后续跟进表

一、适用场景说明

本工具适用于各类企业内部会议的规范化管理，包括但不限于：

项目例会：定期同步项目进度、协调资源、解决执行中的问题；

跨部门协调会：明确部门间协作分工、对接工作节点、消除流程壁垒；

决策评审会：对方案、预算、资源申请等进行讨论并形成明确决议；

问题复盘会：总结工作中的失误或经验，制定改进措施并落地跟进。

通过标准化记录会议内容及后续行动，保证会议成果有效转化，避免“议而不决、决而不行”的情况发生。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确会议目标与框架

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门数据对接延迟”），避免目标模糊导致讨论发散。

梳理会议议程：按“议题-讨论重点-预期成果”结构设计议程，每个议题分配合理时间（如“方案讨论（30分钟）”“决策确认（10分钟）”），提前1-2天将议程及背景材料发给参会人。

确认参会角色：明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（负责纪要撰写）、核心决策人（对关键议题拍板）及执行参与人（需明确具体任务的负责人），保证关键角色不缺席。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录讨论核心内容：围绕每个议题，记录不同参会人的主要观点、争议焦点及最终共识（如“市场部建议增加线上推广预算，技术部评估需额外2周开发时间，最终共识：优先保障核心功能，推广预算按原计划执行”）。

标记决议事项：对会议达成的明确决策（如“同意将项目截止日期延期至9月30日”“确定供应商A为合作方”）单独标注，注明决策依据（如“基于成本及交付周期评估”）。

明确待办任务：每个待办任务需包含“任务描述、负责人、计划完成时间、交付标准”四要素（如“完成用户调研报告汇总：*主管，8月20日前，包含3个核心用户需求优先级排序”），避免任务模糊。

（三）会后整理：形成规范纪要与分发

整理纪要初稿：会后2小时内完成初稿，按“会议基本信息-议程及讨论内容-决议事项-待办任务”结构梳理，语言简洁（避免口语化），重点突出（决议和任务加粗或单独列表）。

确认信息准确性：将初稿发给主持人及关键参会人核对，重点确认决议内容、任务负责人及完成时间是否有误，保证信息一致。

正式分发与存档：确认无误后24小时内分发至所有参会人及相关协作部门，同步抄送上级领导（如需）；电子版按“部门-日期-会议主题”命名存档，保存期限不少于1年。

（四）后续跟进：保证任务闭环

建立跟进机制：指定专人（通常为记录人或项目助理）作为跟进人，通过周报、例会或专项进度表跟踪任务完成情况，对逾期任务提前3天提醒负责人。

更新进度状态：负责人在完成时间前反馈结果，填写“实际完成时间”“完成情况（已完成/部分完成/延期）”“备注（如延期原因）”等字段，跟进人定期汇总进度。

闭环管理：任务完成后，跟进人需核对交付成果是否符合标准，确认无误后标记“已完成”；对未按时完成的任务，组织复盘分析原因（如资源不足、需求变更），并调整计划。

三、模板表格

会议纪要及后续跟进表

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

Q3产品上线方案评审会

会议时间

2023年8月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*经理（产品部）

记录人

*专员（行政部）

参会人员

主管（市场部）、工程师（技术部）、主管（运营部）、主管（设计部）

缺席人员

*总监（财务部）【已提前提交书面意见】

会议议程

1.产品功能优先级讨论（30分钟）2.技术开发周期评估（20分钟）3.推广资源分配（15分钟）4.决策确认（5分钟）

（二）议程及讨论内容

序号

议题

讨论要点

参与人观点

1

产品功能优先级

核心功能（用户登录、支付流程）与非核心功能（个性化推荐、社交分享）的优先级

工程师：核心功能开发周期需3周，若加入非核心功能将延期1周；主管：市场部建议优先上线个性化推荐，用户调研显示需求占比60%

2

技术开发周期

核心功能开发资源评估及风险点

*工程师：现有开发团队可按时完成，但需测试部配合，需提前1周介入

3

推广资源分配

线上广告与线下活动的预算比例

主管：市场部建议预算比例7:3，线上广告覆盖更精准；主管：运营部建议线下活动增加用户互动，预算比例6:4

（三）决议事项

序号

决议内容

决策依据

1

优先开发核心功能（用户登录、支付流程），个性化推荐功能纳入二期开发

保证产品按时上线，核心功能是用户刚需

2

技术开发周期为3周（8月16日-9月5日），测试部8月29日开始介入

核心功能开发周期评估，预留测试缓冲时间

3

推广资源预算比例调整为线上广告65%、线下活动35%，总预算50万元不变

平衡精准覆盖与用户互动需求

（四）后续跟进任务清单

序号

任务描述

负责人

计划完成时间

实际完成时间

完成