企业行政文书与档案管理制度模板.docVIP

企业行政文书与档案管理制度模板

一、制度目的与适用范围

本制度旨在规范企业行政文书与档案的标准化管理，保证文书处理的及时性、规范性与档案的完整性、安全性，提高行政工作效率，为企业运营决策提供有效信息支持。本制度适用于企业各部门在行政文书起草、审核、印发、归档及档案收集、整理、保管、借阅等全流程管理活动。

二、管理职责分工

（一）行政部门

统筹负责行政文书与档案管理制度的建设、修订与监督执行；负责以企业名义发出的文书的审核、印发与归档管理；负责企业档案的统一保管、鉴定与销毁工作；组织开展文书与档案管理培训。

（二）各部门

负责本部门文书的起草、初审与及时提交行政部门；负责本部门业务档案的初步整理，并按规定移交行政部门；配合档案借阅与利用工作，保证档案安全。

（三）档案管理员

由行政部门指定专人担任，负责档案的日常接收、分类、编目、保管、借阅登记及安全检查工作；定期对档案进行清点与维护，保证档案无遗失、损坏。

三、行政文书管理全流程规范

（一）文书分类与适用范围

上行文书：请示、报告等，适用于向上级单位或企业领导层请求指示、汇报工作。

下行文书：通知、通报、决定、批复等，适用于向各部门传达指令、告知事项。

平行文书：函、会议纪要等，适用于部门间沟通协调或记录会议决议。

事务性文书：计划、总结、制度、预案等，适用于部门内部工作规划与规范。

（二）文书起草与审核步骤

明确发文事由：起草人需根据工作需求，确定文书核心内容与目的，收集相关背景资料（如政策文件、数据支撑等）。

按规范起草文书：

标题应简明扼要，包含“发文单位+事由+文种”（如“关于2024年办公用品采购计划的请示”）；

逻辑清晰，层次分明，语言简洁准确，避免歧义；

落款需注明发文部门、日期，并加盖部门或企业公章（根据文书性质确定）。

部门内部审核：起草完成后，提交部门负责人审核，重点审核文书内容是否符合部门职责、数据是否准确、表述是否规范。

行政部门复核：部门审核通过后，移交行政部门复核，重点审核格式是否标准、文种使用是否恰当、是否需会签其他部门。

领导签发：根据文书重要性，由相应层级领导签发（如部门内部文书由部门负责人签发，企业级文书由分管领导或总经理签发）。

（三）文书印发与归档

印发登记：签发后的文书由行政部门统一编号、登记（登记要素包括文号、标题、发文部门、签发人、印发日期、份数、接收部门等），并按需打印、盖章。

分发与传达：文书通过企业内部系统或纸质形式分发至相关部门，重要文书需签收确认；涉及全员的事项，可通过公告栏、企业内网同步发布。

及时归档：文书办理完毕后，由起草部门或行政部门在3个工作日内将原件（含电子版）移交档案管理员，纳入档案管理。

四、档案管理操作细则

（一）档案分类与归档范围

分类标准：按年度-问题-机构三级分类法，如“2024年度-行政类-办公用品采购档案”。

归档范围：

行政类：企业制度、会议纪要、工作计划与总结、请示批复等；

业务类：合同协议、项目方案、客户资料、财务凭证（需与财务部门对接）等；

人事类：员工档案、劳动合同、培训记录、奖惩文件等（需与人事部门对接）；

其他：具有保存价值的影像资料、荣誉证书、外部往来文件等。

（二）档案整理与保管步骤

收集与移交：各部门在每季度末对已办结的文书资料进行整理，填写《档案移交清单》（见附件1），与档案管理员核对后办理移交手续。

分类与编目：档案管理员接收档案后，按分类标准进行分类，检查资料完整性（如签字、盖章是否齐全），对缺失部分及时补充；编制档案目录，内容包括档号、题名、责任部门、日期、页数、保管期限等（见附件2）。

装订与入库：对纸质档案进行规范装订（去除金属夹、使用无酸纸），标注档号后存入专用档案柜；电子档案需存储于企业服务器，定期备份（每月1次），并设置访问权限。

保管要求：

库房保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防盗设施；

档案柜张贴存放位置索引，定期（每季度）检查档案状态，对破损档案及时修复；

涉密档案（如未公开合同、高管信息）需单独存放，由专人管理，借阅需经总经理批准。

（三）档案借阅与利用

借阅申请：因工作需要借阅档案的员工，填写《档案借阅申请表》（见附件3），经部门负责人签字后提交档案管理员。涉密档案需额外经分管领导审批。

借阅登记：档案管理员核对申请信息后，办理借阅登记手续，明确借阅期限（一般不超过5个工作日）、用途及保密要求。

归还与检查：借阅人需在到期前归还档案，档案管理员检查档案完整性无误后，注销借阅记录；如需续借，需提前1天重新申请。

利用规范：借阅人不得擅自复制、涂改、勾画档案，不得将档案带离指定场所；确需复制的，须经档案管理员批准并登记。

（四）档案鉴定与销毁

鉴定标准：对到期档案（保管期限参考《档案保管期限表》），由行政部门牵头，